Учёт рабочего времени и графики смен персонала ресторана

Пока график висит в рабочем чате, а приход отмечают в тетрадке у бара, каждая выплата зарплаты заканчивается спором: «я был вовремя», «я остался до закрытия, просто не отметился». Разбираем, как устроить график и учёт времени так, чтобы часы сходились с деньгами без ручных сверок.

Что именно нужно считать

Учёт рабочего времени в ресторане нужен для трёх вещей: правильно начислить зарплату, видеть дисциплину и планировать фонд оплаты труда. Для этого по каждой смене достаточно пяти фактов:

• плановое время из графика: когда смена должна начаться и закончиться;
• фактический приход и уход с точным временем;
• отклонение: опоздание, ранний уход, прогул или выход вне графика;
• кто правил запись, если время меняли руками, и почему;
• отработанные часы, которые потом превращаются в деньги по ставке.

Если хотя бы одного факта нет, учёт держится на доверии. Например, без планового времени нельзя честно сказать, было ли опоздание. А если ручные правки никак не помечены, через месяц никто не отличит реальную отметку от «нарисованной».

Если у вас несколько заведений, учёт усложняется: один и тот же человек может стоять в графике двух точек одновременно. Держите график сети в одной системе, чтобы такие пересечения были видны при расстановке, а не в день смены. В WellCa сетка планирования подсвечивает сотрудника, который уже занят в другой точке, меткой «занят в …».

Как составить график смен, который не разваливается

Типы смен вместо ручных часов

Заведите заготовки: «Утро 09:00–17:00», «Вечер 16:00–00:00», «Закрытие бара». У каждой заготовки свои должности, тогда повару не предложат смену официанта. Если в конкретный день у человека нестандартные часы, лучше поставить индивидуальное время у этой смены, а не плодить новые типы. Опоздания при этом должны считаться от индивидуального времени.

Сначала пожелания, потом график

Большая часть переделок графика происходит из-за того, что «мне в среду к врачу» потерялось в переписке. Соберите пожелания до того, как садиться за расстановку: по каждому дню «могу», «не могу», «только с 16:00», плюс сколько смен человек хочет на неделе. Дайте срок ответа и напомните тем, кто не ответил.

Сколько людей нужно в каждый день

Опишите штатную потребность: сколько официантов, поваров и барменов нужно в понедельник, а сколько в субботу. Хорошая отправная точка — посмотреть, как вы фактически ставили людей последние несколько недель, и сверить это с количеством заказов по дням недели. Праздники и предпраздничные дни стоит планировать отдельно.

Черновик, публикация и изменения

Разделите два состояния графика: черновик, который видит только менеджер, и опубликованный график, который увидели сотрудники. После публикации любое изменение должно иметь причину: заболел, отпуск, ошибка при создании. Так через месяц можно восстановить, почему смена Ивана превратилась в смену Ольги.

Обмен сменами без переписки

Сотрудники всё равно будут меняться сменами. Пусть это происходит прозрачно: один выставляет смену, другой откликается, менеджер одобряет, и график обновляется сам. Иначе в графике стоит один человек, а на смену приходит другой, и учёт времени расходится с планом.

В WellCa график собирается в разделе «Планирование»: типы смен по должностям, статусы «Запланирована» и «Опубликована», запросы сотрудников прямо в ячейках сетки и история изменений с причинами. Пошагово это описано в статье о планировании расписания смен. Если расставлять неделю вручную долго, есть авто-расписание: система берёт штатку, пожелания из опроса и правила (часы в неделю, отдых между сменами, стажёр только рядом с опытным) и собирает черновик, который менеджер проверяет и публикует.

Как фиксировать приход и уход

Способов несколько, и выбор зависит от того, сколько у вас людей и насколько часто возникают споры:

• Бумажный журнал или таблица. Подходит для маленькой команды, но правки не видны, а часы приходится переносить в зарплату руками.
• Отметка в приложении или на рабочем месте. Удобнее, но отметиться за коллегу по-прежнему можно.
• Планшет с распознаванием лица у входа. Сотрудник смотрит в камеру, система создаёт приход, при повторной отметке уход. Отметить другого человека так не получится.

Какой бы способ вы ни выбрали, нужны четыре правила.

1. Ручные правки помечены. Добавленная вручную или исправленная запись должна отличаться от автоматической, а у правки должна быть причина.
2. Напоминания до проблемы. Сотруднику стоит напомнить отметиться, если смена началась, а прихода нет. Руководителю — сообщить, если человек так и не пришёл.
3. Забытый уход не превращается в 20 часов работы. Незакрытые смены нужно находить и исправлять сразу, пока все помнят, когда человек ушёл.
4. Прогул виден, даже если записи нет. Если по графику смена была, а отметки нет, это отсутствие, а не пустое место в таблице.

В разделе «Посещаемость» WellCa отметки появляются через Face ID, вручную (с метками «ручн.» и «ред.») или автоматически, если смену закрыла система. Каждая запись сравнивается с графиком и получает статус: «Вовремя», «Опоздание», «Значит. опоздание» (больше часа), «Ранний уход», «Вне графика». Если уход не отмечен, смена закроется сама через 20 часов, а менеджер получит список таких явок. Подробности в статье о посещаемости и отметках.

Какие цифры смотреть каждый месяц

Учёт времени окупается, когда по нему принимают решения. Вот что стоит открывать хотя бы раз в месяц.

Доля часов вне графика

Если много часов отработано не по плану, график живёт отдельно от реальной работы. Тогда вы не можете планировать фонд оплаты труда: люди выходят, когда договорились между собой.

Повторяющиеся опоздания и ранние уходы

Разовое опоздание не повод для разбора. Три опоздания за месяц у одного человека — уже повод поговорить, пока это не превратилось в прогулы. Смотрите по сотрудникам, а не только общую сумму.

Укомплектованность по должностям

Сравните, сколько людей нужно по штату и сколько есть на самом деле. Нехватка на одной должности оборачивается переработками у остальных, а переработки чаще всего ведут к увольнениям.

Удержание первых 90 дней

Если новички массово уходят в первые три месяца, проблема обычно в адаптации и стажировке, а не в найме. Это видно только тогда, когда даты найма и увольнения собраны в одном месте.

В WellCa эти показатели собраны на трёх экранах: «Статистика» (часы по графику и вне графика, опоздания, ранние уходы, прогулы, зарплата), «Аналитика труда» (укомплектованность штата и нарушения переработок) и «HR Аналитика» (текучесть и удержание). Как их читать, разобрано в статье про HR-аналитику. Часы из посещаемости дальше идут в зарплатную ведомость, поэтому сверять табель с выплатами отдельно не нужно.

Коротко

• По каждой смене нужны план, факт, отклонение, автор правки и часы.
• Правила опозданий и правок записывайте до первого спора.
• График собирайте из типов смен, пожеланий сотрудников и штатной потребности по дням.
• После публикации графика любое изменение должно иметь причину.
• Ручные отметки помечайте, забытые уходы исправляйте сразу.
• Каждый месяц смотрите часы вне графика, повторные опоздания, укомплектованность и удержание новичков.

Частые вопросы

С какого момента считать опоздание?

Задайте допуск, например 5 минут, и считайте от времени начала смены конкретного сотрудника. Если человеку в этот день поставили смену с 14:00, его приход в 13:50 не должен попадать в опоздания только потому, что типовая смена начинается в 11:00.

Что делать, если сотрудник забыл отметить уход?

Сначала напомнить ему после конца смены, а если отметки так и нет, закрыть смену и поправить время вручную с причиной. В WellCa незакрытая смена закрывается автоматически через 20 часов, менеджер получает список таких явок и правит их на реальное время.

Как быстрее составлять график на неделю?

Заведите типы смен по должностям, соберите пожелания сотрудников до составления графика и опишите, сколько людей каждой должности нужно по дням. Тогда график можно собрать черновиком автоматически и потратить время только на проверку.

Нужен ли Face ID для учёта времени?

Не обязателен, но он снимает споры о том, кто и когда пришёл: отметка привязана к лицу самого сотрудника. Если планшета нет, отметки можно вести вручную, главное, чтобы каждая ручная правка была видна и имела причину.