Подарочные сертификаты ресторана: как продавать, оформлять и учитывать

Сертификат приводит в ресторан человека, который сам мог бы и не прийти. Но если его неудобно купить, легко потерять или сложно погасить на кассе, он работает против вас. Ниже решения, которые стоит принять до запуска, и как устроить продажу и погашение на практике.

Что решить до запуска

Подарочный сертификат — это предоплата за будущий визит. Покупает один человек, приходит другой, и у второго впечатление складывается с первой минуты: насколько легко воспользоваться подарком.

Договоритесь о правилах заранее и запишите их в инструкцию для гостя:

• Номиналы. Два-три фиксированных номинала продавать проще, чем свободную сумму. Ориентируйтесь на средний чек ужина вдвоём и на компанию.
• Именной или на предъявителя. Именной привязан к телефону получателя. Сертификат на предъявителя удобен как печатный подарок, но его легче потерять.
• Остаток и доплата. Можно ли тратить сертификат частями и что делать, если счёт больше номинала.
• Срок действия. Укажите его на самой карточке и в инструкции, чтобы гость не узнал о нём на кассе.
• Каналы продаж. Сайт с онлайн-оплатой, касса, мессенджер, корпоративные заказы.

Отдельно решите, кто отвечает за учёт. Проданный, но не погашенный сертификат — это деньги, которые заведение должно гостям. Эту сумму нужно видеть в любой момент, а не собирать по таблицам в конце года.

И последнее: научите кассиров. Самая обидная ситуация для получателя подарка — когда на кассе не знают, как принять сертификат, и зовут управляющего. Перед стартом продаж проведите хотя бы один тестовый сценарий с каждой сменой.

Как продавать сертификаты

Онлайн

Самый удобный для покупателя путь: страница с карточкой сертификата, выбором номинала и онлайн-оплатой. Ехать в ресторан не нужно, а получатель получает подарок в мессенджер или на почту. Спрос растёт перед праздниками, поэтому ссылку на покупку стоит заранее поставить на сайт, в соцсети и в рассылку постоянным гостям.

В WellCa оплату сертификатов, доставки и билетов принимает подключённый платёжный провайдер: YooKassa, T-Bank, PayKeeper или Точка Банк. Подключение описано в статье «Организация, оплата и доступы». Если покупатель указал email получателя, после оплаты письмо с номиналом, кодом, QR и поздравлением уходит автоматически. О каждой покупке персонал может получать уведомление в рабочий Telegram-чат. Если к WellCa подключён ваш домен, страница покупки открывается на вашем адресе.

На кассе и в подарок от заведения

Не все покупают онлайн. Сертификат, проданный на кассе, оформляется без онлайн-оплаты с отметкой «Оплачен». Тот же путь подходит, когда заведение дарит сертификат само: постоянному гостю, в извинение за долгое ожидание, как приз в конкурсе. С переключателем «Подарок от заведения» получатель видит, что подарок от вашего ресторана, а не безличное «вам подарили».

Дальше два варианта. Можно отправить сертификат получателю в Telegram, если он есть в вашем боте, иначе по SMS, плюс письмом, если указан email. Или распечатать с QR, штрихкодом и инструкцией. Пошагово это описано в статье «Сертификаты и купоны».

Как напомнить о сертификатах

Сертификаты покупают те, кто уже знает и любит ваше заведение, поэтому лучший канал продвижения — постоянные гости. За две-три недели до Нового года, 8 Марта и других праздников отправьте им рассылку со ссылкой на покупку. Поставьте плитку сертификатов в карту гостя, если она у вас есть: там гость видит свои подарки рядом с бонусами и бронью. Расскажите о сертификатах официантам: вопрос «а у вас есть подарочные карты?» часто звучит прямо за столом, и у сотрудника должна быть готовая ссылка или стопка печатных сертификатов у кассы.

Сертификат хорошо работает и как инструмент сервиса. Если гость долго ждал блюдо или остался недоволен, сертификат от заведения даёт ему повод прийти ещё раз, а скидка в тот же вечер такого повода не создаёт. Какой формат подарка выбрать в каждом случае, разобрано в статье «Как выдать подарок гостю».

Как оформить сертификат

Карточка сертификата — это упаковка подарка. Её видят дважды: покупатель на странице покупки и получатель, когда открывает подарок. Что на ней должно быть:

• фон: фото зала или фирменный фон вместо стоковой картинки;
• логотип и фирменные цвета;
• крупный номинал и понятная инструкция: где, как и до какого числа воспользоваться;
• коды для кассы: QR ведёт на страницу сертификата с балансом, штрихкод считывается сканером, а код крупно напечатан для ручного ввода.

В WellCa визуал собирается в настройках сертификатов: фоновая картинка, логотип, два цвета фона, цвет текста, шрифт и живое превью. Стандартную инструкцию можно заменить своим текстом до 1500 символов. Макет можно поменять и словами через AI-ассистента, например попросить тёмный стиль и QR справа. Номинал, код и срок остаются живыми данными, поэтому один макет подходит для всех номиналов.

Для печатного сертификата на предъявителя есть привязка по QR: получатель сканирует код, вводит телефон, и номинал закрепляется за его картой гостя. После этого на кассе достаточно назвать номер телефона.

Как гасить на кассе и вести учёт

Ошибки при погашении обходятся дороже всего: сертификат погасили дважды, остаток потерялся, кассир не знает, что делать, если счёт больше номинала. Проверьте сценарии до старта продаж:

1. Счёт меньше номинала: что происходит с остатком.
2. Счёт больше номинала: как оформить доплату.
3. Отмена или возврат заказа, оплаченного сертификатом.
4. На кассе пропал интернет.

В облачной кассе WellCa кассир вводит код, проверяет остаток и применяет сертификат, а недостающую сумму гость доплачивает выбранным способом. Например, из счёта 1200 ₽ сертификат закрывает 500 ₽, остальные 700 ₽ гость платит картой. Списание сертификата и закрытие заказа сохраняются вместе, а повторный запрос не спишет сертификат второй раз. Если счёт отменили, погашенный сертификат снова становится действующим. Без связи с облаком сертификат не принимается: иначе один код можно было бы погасить сразу на двух кассах. Подробности в статье «Подарочные сертификаты на кассе».

Если у вас касса iiko, схему погашения стоит обсудить при подключении: доплата сертификатом WellCa, описанная выше, работает в облачной кассе WellCa. Для iiko кошельку гостя можно назначить сертификатную роль и начислять на него из карточки гостя.

Учёт сводится к трём числам: сколько продано, сколько погашено и сколько заведение должно гостям по непогашенным сертификатам. В WellCa они собраны в разделе «Продажи», в блоке «Подарочные сертификаты». Смотрите на них раз в месяц и перед праздниками, когда продажи растут.

Если в списке много сертификатов, которые давно куплены и до сих пор не использованы, это повод напомнить о них получателям. Человек мог просто потерять сообщение или письмо. В WellCa сертификат можно отправить повторно из списка: в Telegram или по SMS либо письмом. Каждый погашенный подарок — это гость, который пришёл, а возможно, и вернётся уже без сертификата.

Коротко

• Решите заранее: номиналы, именной или на предъявителя, остаток, срок, каналы продаж.
• Дайте купить онлайн и доставьте подарок в мессенджер или на почту.
• Оформите карточку в фирменном стиле с понятной инструкцией и кодами для кассы.
• Проверьте на кассе остаток, доплату, отмену заказа и работу без интернета.
• Следите за суммой непогашенных сертификатов.

Частые вопросы

Какой номинал подарочного сертификата выбрать ресторану?

Удобнее всего два-три фиксированных номинала, рассчитанных от среднего чека: на ужин вдвоём и на компанию. Свободную сумму можно оставить для корпоративных заказов.

Можно ли продавать сертификаты ресторана онлайн?

Да. Нужна страница покупки с онлайн-оплатой через платёжного провайдера. После оплаты получатель получает сертификат в мессенджер, по SMS или на почту, если покупатель указал email.

Что делать, если счёт больше номинала сертификата?

Сертификат закрывает часть счёта, а остаток гость доплачивает обычным способом. В облачной кассе WellCa сертификат и доплата отражаются в чеке отдельно.

Как учитывать проданные, но не погашенные сертификаты?

Ведите три числа: сколько продано, сколько погашено и сколько заведение должно гостям по непогашенным. Последняя сумма — ваши обязательства перед гостями, её стоит проверять каждый месяц.