Связь с поставщиками

Переписка с поставщиками обычно живёт в личных мессенджерах: кто-то договорился о поставке, кто-то отправил платёжку, и на вопрос «мы ему это присылали?» ответить нечем. Уходит сотрудник — уходит и переписка.

Связь с контрагентами переносит этот разговор в WellCa. Поставщик подключается к общему боту, пишет вам оттуда, получает платёжки и документы — а в системе остаётся след.

Как подключить поставщика

1. Откройте карточку контрагента: Финансы → Контрагенты, нужная компания.
2. Проверьте телефон контактного лица — по нему поставщик подтвердит, что это он.
3. Нажмите «Пригласить в WellCa».
4. Перешлите поставщику ссылку или продиктуйте код — подойдёт любое.

Поставщик открывает ссылку в Telegram, нажимает «Поделиться номером» — и подключён. Ничего устанавливать и регистрироваться ему не нужно.

Если номер не совпал

Поставщик мог прийти с другого телефона: сменился торговый представитель, ссылку переслали коллеге. Тогда внутрь его не пускают, а в карточке появляется строка «ждёт подтверждения» с этим номером. Нажмите «Подтвердить», если это действительно ваш человек, — доступ откроется, и он получит сообщение об этом.

Так же проходит и смена представителя: новый человек приходит по той же ссылке, вы подтверждаете его, а прежнему доступ снимаете кнопкой «Отозвать».

Где вести переписку

Разговор с поставщиком открывается двумя путями, но он один и тот же:

• CRM → Коммуникации → Чаты с поставщиками — список всех поставщиков и переписка с ними;
• из карточки контрагента — там же, где его долг, документы и оплаты.

Это отдельный контур от чата с гостями: гостей ведут администраторы зала, поставщиков — закупщик, управляющий и бухгалтер. Доступ даёт право «Переписка с контрагентами»; кому оно не выдано, тот переписку не увидит.

Отправленные платёжки появляются в той же ленте — поэтому «мы ему отправляли?» проверяется прямо в переписке.

Что видит поставщик

У поставщика есть кабинет: переписка с вами, свои реквизиты и — если он работает с несколькими заведениями WellCa — выбор, с кем сейчас разговаривает. Ничего постороннего он не видит: только те заведения, к которым его подключили.

Что ему открыть

Набор возможностей настраивается на заведение и одинаков для всех его контрагентов — кнопка «Что открыто поставщикам» на странице чатов.

• Переписка — включена по умолчанию.
• Уведомления от вас — включены по умолчанию: платёжки и сообщения доходят поставщику.
• Заявки, Прайсы и файлы, Документы и деньги — выключены; включайте, когда готовы показать поставщику соответствующее.

Если снять и переписку, и уведомления, связь с контрагентами перестаёт работать в этом заведении: приглашения не выпускаются, сообщения не принимаются.

Заявки

Если вы открыли поставщику раздел «Заявки», он видит в кабинете свои согласованные заявки и отвечает на них одним из трёх способов:

• «Везу как есть» — подтверждает заказ;
• «Изменить» — правит количество и цену по строкам, ставит дату поставки и комментарий;
• «Не везу» — отказывается и пишет причину.

Ответ не меняет вашу заявку. Он приходит предложением: в заявке появляется строка «поставщик ответил», а в переписке — карточка с тем, что именно он поменял. Решение остаётся за закупщиком — принять правки или созвониться. Так исходный заказ всегда виден целиком, и накладную есть с чем сверить.

Заявки по-прежнему уходят поставщику автоматически из раздела «Авто-заявки»; подключённый к WellCa получает их в бот, остальные — прежним способом.

Прайсы

Поставщик присылает свой прайс файлом — тем же, который и так рассылает по почте: Excel, CSV или PDF. Вводить цены руками не нужно ни ему, ни вам.

Что происходит дальше:

1. Файл сохраняется целиком — его всегда можно открыть.
2. Если это таблица, система разбирает позиции и цены.
3. Прайс сравнивается с предыдущим прайсом этого же поставщика.
4. В переписке появляется сводка: сколько позиций подорожало, сколько подешевело, что появилось и что пропало.

Полный разбор — на кнопке «Прайсы» в чатах с поставщиками: там видно, что именно подорожало и на сколько процентов.

Разобрать удаётся не всякий файл: PDF, скан или непривычная таблица сохранятся как документ, и система честно об этом скажет — вместо того чтобы показать пустой прайс.

Документы и долг

Самый закрытый раздел, поэтому он выключен по умолчанию. Когда вы его откроете, поставщик увидит в кабинете:

• сальдо: накладные минус возвраты минус оплаты;
• какие накладные и на какую сумму ещё не оплачены и когда у них срок;
• список проведённых оплат.

Цифры берутся из вашего же раздела расчётов с поставщиками — отдельного счёта для поставщика нет, поэтому спорить с системой не придётся: он видит ровно то же, что и вы.

Обещаний сроков оплаты кабинет не даёт: показывается срок из документа, а не «мы заплатим тогда-то». Каждый просмотр раздела записывается в журнал доступа — на вопрос «кто видел наш долг» есть ответ.

Если расчёты по этому контрагенту ещё не ведутся, поставщик увидит честное «расчёты пока не ведутся», а не ноль.

Если что-то пошло не так

• «Поставщик не подключён» при отправке платёжки — он ещё не открыл приглашение либо доступ отозвали. Отправьте приглашение заново.
• Поставщик написал, а сообщения нет — проверьте, что у вас есть право «Переписка с контрагентами» и что переписка не выключена в настройках заведения.
• Приглашение не выпускается — связь с контрагентами выключена в настройках заведения.
• Поставщик не видит заявки, прайсы или документы — эти разделы включаются отдельно, кнопкой «Что открыто поставщикам».
• Прайс пришёл, но без разбора — файл не таблица или у него непривычная шапка. Откройте файл вручную, он сохранён.

Дальше

Связанные темы: долги поставщикам и акт сверки, платёжные поручения.