Документы Google: ассистент отвечает по вашим файлам

У каждого заведения есть прайсы, регламенты и рабочие таблицы, которых нет внутри WellCa. Их можно отдать ассистенту: он будет отвечать по ним и следить за изменениями.

Как отдать папку

1. Откройте Настройки → Интеграции → Хранилище;
2. в разделе «Документы с Google Диска» скопируйте служебный адрес WellCa;
3. в Google Диске откройте нужную папку → «Поделиться» → вставьте этот адрес → доступ «Просмотр»;
4. скопируйте ссылку на папку из адресной строки браузера и вставьте её в поле «Подключить папку».

Система сразу покажет, сколько документов внутри увидела. Перекладывать файлы никуда не нужно — они остаются у вас.

Что попадает к ассистенту

Документы, таблицы и презентации Google, файлы Word и Excel (.docx, .xlsx, .xls), PDF, текстовые файлы и таблицы CSV.

Пропускаются картинки и видео — текста в них нет. По той же причине бесполезен PDF, который получился сканированием: для системы это фотография страницы. Не читаются и старые форматы .doc и .ppt/.pptx — если такой документ нужен ассистенту, откройте его в Google Документах и сохраните как документ Google.

Вложенные папки обходятся тоже. Новый документ, положенный в папку, ассистент подхватит сам в течение нескольких минут; правка существующего — так же. Файл, унесённый из папки, перестаёт участвовать в ответах.

Какую папку выбрать

Лучше подключать рабочие папки по отдельности — «Кухня», «Регламенты», «Обучение», — а не один общий корень, куда годами складывалось всё подряд.

Не отдавайте папки с личными данными сотрудников: трудовые договоры, заявления, согласия на обработку, реквизиты карт, сканы паспортов. Ассистент не отличает такой документ от регламента и будет отвечать по нему любому сотруднику, у которого есть доступ к ассистенту. Туда же — бухгалтерские сканы и фотографии чеков: пользы в ответах от них нет, а объём они занимают.

Что видит WellCa

Только те папки, которыми вы поделились. Остальной Google Диск закрыт: служебный адрес — обычный участник доступа, как коллега, которого вы добавили к папке. Убрать доступ можно там же, в Google, в любой момент.

Документы доступны всем заведениям вашей сети: Диск у вас один.

Как убрать папку или документ

Нажмите на корзину в строке папки. Её документы перестают участвовать в ответах и пропадают из списка — специально удалять их по одному не нужно. Отдельный документ убирается так же, своей корзиной. Сами файлы на вашем Диске остаются нетронутыми.

Можно и наоборот: убрать служебный адрес из доступа к папке в самом Google. Тогда мы перестаём её видеть, и система честно покажет, что документов больше нет.

Почему способ только один

Раньше на этом экране был второй путь — окно выбора файлов Google. Он выглядел удобнее, но папку целиком через него взять нельзя: Google выдаёт доступ только к тем файлам, которые отмечены поштучно, а содержимое папки остаётся закрытым. Чтобы забирать папку со всем, что внутри, пришлось бы просить доступ ко всему вашему Диску — этого мы делать не будем. Поэтому остался один способ, который работает предсказуемо.

Если вы добавляли документы старым способом, они продолжают работать и показаны на экране отдельным списком.

Если документов не видно

Проверьте в Google Диске, что у папки в списке доступа есть служебный адрес WellCa. Если его нет — доступ не выдан, и Google не покажет нам содержимое. Система в этом случае честно пишет «документов пока не видно», а не молчит.