Реестры: договоры, поставщики и оборудование, которые не протухают

Реестр — это база, которая знает три вещи, недоступные обычной таблице: откуда взялись данные, кто за них отвечает и когда их последний раз проверяли. Поэтому договор с истекающим сроком в реестре видно за месяц, а в таблице — постфактум.

Раздел: Персонал → Базы данных.

Карта источников

Над списком баз — сводка: сколько всего реестров, сколько из них подключено к источнику, сколько записей, что просрочено и что расходится с источником. Ниже — карточка на каждый реестр.

На карточке сразу видно:

• состояние — «в порядке», «нужно внимание», «ни разу не обновляли» или «пусто»;
• откуда данные — подпись вроде «Справочник iiko и накладные», «Личные дела сотрудников» или «Заполняется вручную»;
• записей и, если есть, просрочено / расхождений;
• когда обновляли в последний раз (у реестров с источником).

Клик по карточке открывает сам реестр.

Откуда реестр берёт данные

Три варианта, и разница между ними существенная:

1. Готовая связка — реестр наполняется из того, что уже есть в системе: поставщики приезжают из справочника iiko и накладных, медкнижки — из личных дел сотрудников, оборудование — из касс и машин кибер-зоны. Ничего настраивать не нужно.
2. Описание источника — вы объясняете ассистенту словами, что нужно вести, и он собирает реестр из ваших данных сам. Программист для этого не требуется.
3. Вручную — реестр, который вы ведёте сами: доступы и пароли, подрядчики, договоры.

Если реестр ведётся вручную, а данные для него в системе уже есть — попросите ассистента подключить источник. Внизу карты источников он сам подскажет, где это возможно.

Готовые заготовки при создании: поставщики 🚚, доступы и пароли 🔐, договоры и сроки 📄, медкнижки и допуски 🩺, подрядчики и сервис 🔧, оборудование 🖥️, функции и ответственные 🧭.

Срок годности записи

Реестр сам решает, что «протухло», одним из двух способов:

• по дате проверки — «контакт поставщика живёт 90 дней»: через 90 дней запись просит подтверждения;
• по дате из документа — «договор действует до 31 декабря»: предупреждение приходит за 30 дней до этой даты.

Второй способ и есть причина, по которой реестры заводят: «проверено 3 дня назад» ничего не значит, если лицензия истекает через неделю.

Состояния записи: свежее, скоро проверить, просрочено, не проверялась. Список отсортирован по риску, а не по алфавиту — сверху то, что горит.

Подтвердить запись

Откройте запись — если она не свежая, сверху появится вопрос «Данные ещё верны?» и две кнопки:

• «Всё верно» — подтверждение снимает запись из просрочки и из очереди ответственного;
• «Поправить» — исправить значение прямо в карточке; правка сохраняется и подтверждается одним действием.

В карточке у каждого поля видно, откуда оно взялось и спорит ли с ним источник.

Приёмка изменений

Если у реестра есть источник, над списком появляется блок «Приёмка изменений» с двумя вкладками:

• «приехало» — записи, которые источник добавил, а человек ещё не смотрел. Кнопка «Принять» подтверждает запись.
• «пропало из источника» — записи, которые источник перестал отдавать, с пометкой сколько дней их уже нет. Кнопка «Вести вручную» оставляет запись в реестре как обычную ручную.

Удалять пропавшие записи автоматически мы не будем: «нет в справочнике iiko» и «мы с ними больше не работаем» — разные утверждения, и второе может сделать только человек.

Показываются первые 20 — остальные появятся, когда разберёте эти.

Кто главнее при расхождении

У реестров с источником есть переключатель «Кто главнее при расхождении»:

• «Правка человека» (по умолчанию) — источник не перетирает то, что ввели руками. Расхождение показывается в карточке записи, решает человек.
• «Источник» — при обновлении значение из источника заменяет ручное. Подходит там, где источник — единственная правда: инвентарь, кассы. Там ручная правка означает не «я знаю лучше», а «данные устарели».

По умолчанию стоит осторожный вариант намеренно: молча затереть введённое руками — это потеря данных, а расхождение вы хотя бы увидите.

Обновить вручную

Кнопка «Обновить из источника» в шапке реестра перечитывает данные прямо сейчас. Рядом — поиск по записям и подсказка «кто видит этот реестр и почему».

Каждой записи можно назначить ответственного — тогда просрочка попадёт в его очередь, а не повиснет ничьей.

Дальше

Что ассистент знает о заведении — паспорт заведения. Заметки, отчёты и файлы из чата — Память ассистента.