Личные расходы: не в P&L, но в налогах

Бывают расходы, которые оплачены с расчётного счёта организации, но к работе заведения не относятся — например, личные покупки владельца. Для налогового учёта это обычный расход, а вот в управленческом P&L он искажает картину прибыльности. WellCa разводит эти два учёта на уровне счетов.

Как это работает

У каждого счёта в плане счетов есть два переключателя:

• «в P&L» — выключите его, и счёт исчезнет из управленческого P&L. При этом в налоговом учёте (КУДиР, УСН) расходы по нему остаются как обычно.
• «Приватный» — проводки, отчётные строки и черновики чеков по этому счёту видят только допущенные пользователи (например, вы и бухгалтер). Даже другие администраторы их не увидят.

Обратная ситуация — расход, который нужен в P&L, но не должен попадать в налоговый расчёт — решается «серыми» проводками (они никогда не попадают в КУДиР) или классификацией счёта в настройках налогов.

Настройка за 3 шага

1. Откройте Финансы → Бухгалтерия → План счетов и нажмите «Ручной счёт». Назовите его, например, «Личные расходы владельца», тип — «Прочие расходы».
2. Отметьте «Не учитывать в P&L» и «Приватный». Вы автоматически попадёте в список доступа; бухгалтера можно добавить позже.
3. Синхронизация с iiko ручные счета не трогает — счёт останется вашим.

Чеки — без ручного ввода

Личные чеки удобно заводить автоматически:

• Личка с ботом. В разделе «Импорт накладных» → «Каналы TG» привяжите свой личный чат с ботом и укажите для него счёт учёта и флаг «личный». Фото чека боту — и черновик расхода уже помечен как личный; кнопка «В финансы» сама проведёт его на нужный счёт.
• «Мои чеки» ФНС. Там же, кнопка «Мои чеки»: подключите свой аккаунт сервиса ФНС (lkdr.nalog.ru) — электронные чеки, привязанные к вашему телефону, будут подтягиваться автоматически раз в час, с позициями и без всяких фото. В окне подключения есть пошаговая инструкция, где взять ключи.

Связь с банковской выпиской

Если оплата чека уже пришла в выписке, система сама свяжет чек с операцией (по сумме и дате) — на черновике появится значок 🔗. В этом случае «В финансы» не создаст вторую проводку: расход останется один, а проводка из выписки получит номер и дату чека — это важно для КУДиР.

Дальше

• Общая картина по деньгам — в статье аналитика и отчёты.
• Разрез фудкоста по кухне, бару и кальянам — фудкост по категориям.

Сколько налогов причитается и сколько ушло по факту — Налоги: расчёт и факт.

Связанная тема: план счетов: сальдо и обороты.