Отчётность в ФНС: уведомления ЕНП и персонифицированные сведения

Каждый месяц заведение на едином налоговом счёте (ЕНС) должно сообщать налоговой, сколько денег списать и за что — иначе она просто не знает, как разнести уже уплаченные деньги. Это и есть уведомление об исчисленных суммах. Раздел Финансы → «Налоги» → «Отчётность» собирает такие уведомления и персонифицированные сведения о сотрудниках автоматически — из того же расчёта зарплаты, что и «Зарплата: оклады, НДФЛ и взносы», — и сохраняет как черновики для проверки бухгалтером.

Зачем нужно уведомление ЕНП

Единый налоговый счёт устроен так: заведение платит одной суммой, а налоговая списывает с него НДФЛ, взносы, УСН и прочее только на основании присланных уведомлений. Без уведомления деньги на счёте просто лежат «безымянными» — платёж не засчитается по назначению, и по факту он окажется просрочен, даже если деньги физически перечислены вовремя.

Два окна для НДФЛ и сроки

Налог с зарплаты сотрудников делится на два периода в месяце — это влияет на то, в какое уведомление попадёт сумма:

• 1–22 число — уведомление и уплата до 25-го числа этого же месяца.
• 23-е число — конец месяца — уведомление и уплата до 3-го числа следующего месяца (за декабрьские выплаты 23–31 декабря — до последнего рабочего дня года).

Если день выплаты попадает на выходной или праздник, по закону она переносится на предыдущий рабочий день — и это может сдвинуть выплату из одного окна в другое. Система учитывает перенос сама.

Взносы идут отдельным уведомлением за месяц начисления — со сроком до 25-го числа следующего месяца, но только за первый и второй месяц каждого квартала: за третий месяц взносы уже видны налоговой из расчёта по страховым взносам (РСВ), отдельное уведомление не требуется.

Если у заведения упрощённая система налогообложения — то же уведомление собирает и авансовый платёж по УСН за прошедший квартал (со сроком 25 апреля, 25 июля, 25 октября).

Откуда берутся суммы

Все суммы — оклад, НДФЛ, взносы — система берёт из утверждённого расчёта зарплаты («Финансы → Налоги → Зарплата»). Поэтому прежде чем формировать уведомление за месяц, этот месяц должен быть утверждён: черновик расчёта в уведомление не попадёт, а неутверждённая площадка просто будет пропущена с предупреждением.

Если у заведения несколько площадок с одним и тем же юридическим лицом, уведомление и персонифицированные сведения собираются сразу по всем площадкам этого юрлица — отдельно готовить документ на каждую точку не нужно.

Дни выплат и доля аванса

В настройках раздела задаются:

• день выплаты аванса и день выплаты зарплаты за месяц;
• доля аванса — какая часть месячной суммы выплачивается авансом, а какая — при окончательном расчёте.

Эти даты определяют, в какое из двух окон (1–22 или 23–конец месяца) попадёт удержанный с сотрудника налог — от них напрямую зависит, какое уведомление и с каким сроком нужно подать. Если заведение платит зарплату одной суммой без аванса, долю аванса можно оставить нулевой.

Что нужно подготовить заранее

Прежде чем отправлять документы, в настройках раздела должны быть заполнены:

• ИФНС, в которую сдаётся отчётность;
• ОКТМО — код территории заведения;
• подписант — ФИО и статус (руководитель или представитель);
• подключённый оператор электронной отчётности Saby с активным тарифом «Отчётность», а сертификат подписи — зарегистрирован в личном кабинете оператора.

Без любого из этих пунктов документ либо не соберётся, либо не сможет уйти в налоговую — система укажет, чего не хватает.

Персонифицированные сведения о физлицах

Ежемесячно, до 25-го числа следующего месяца, в налоговую отдельно уходят сведения о выплатах каждому сотруднику: ФИО, ИНН (если есть), СНИЛС и сумма выплаты за месяц.

• СНИЛС обязателен для каждого сотрудника — без него документ не соберётся, система укажет, у кого из сотрудников он не заполнен.
• Для руководителя, у которого начисление за месяц вышло нулевым, в сведения всё равно попадает сумма не меньше минимального размера оплаты труда (МРОТ) — это требование для директоров вне зависимости от факта начисления.
• За третий месяц квартала подавать персонифицированные сведения не обязательно, если вовремя сдан расчёт по страховым взносам — но система всё равно формирует документ на этот случай, с пометкой, что подача необязательна.

Как отправить и где посмотреть ответ

В разделе «Сформировать» выберите период и нажмите кнопку нужного документа — уведомления ЕНП (с окном 1–22 или 23–конец) или персонифицированных сведений. Система покажет предпросмотр: суммы, расшифровку по сотрудникам и площадкам, предупреждения — после этого документ можно сохранить как черновик и скачать XML. Отправка уведомлений и персонифицированных сведений пока недоступна: нужно подтвердить фактические выплаты и полноту расчётов по юрлицу.

Все документы, черновики и отправленные, видны в таблице ниже: вид, период, срок сдачи (с подсветкой, если он подходит или уже прошёл) и статус — от черновика до «принят» или «отклонён». Кнопка «Обновить состояния» подтягивает актуальный статус и ответ от налоговой.

Входящие требования и квитанции

В разделе «Входящие от ФНС» видны требования и другие документы, которые прислала налоговая в ответ. С 5 февраля 2025 года обязанность отправлять квитанцию о приёме электронных документов ФНС отменена. Не путайте квитанцию оператора со сроком ответа на само требование: его нужно проверить в документе. Разъяснение ФНС.

Что система делает сама

Черновики уведомления за 23-е — конец прошлого месяца и персонифицированных сведений за прошлый месяц готовятся автоматически 1-го числа, а черновик уведомления за 1–22 текущего месяца — 23-го числа. Это только черновики: уведомления ЕНП и персонифицированные сведения не отправляются ни по кнопке, ни автоматически до завершения сверки источников. Запрос сальдо ЕНС отправляется отдельно через Saby.

Дальше

• Зарплата: оклады, НДФЛ и взносы — расчёт, из которого берутся суммы для уведомлений и сведений.
• Налоги: расчёт и факт — общая картина по всем налогам заведения.

Квартальные формы

6-НДФЛ, РСВ, НДС (раздел 7) и ЕФС-1 (раздел 2) доступны как расчёты и черновики для сверки. Подробнее: квартальные формы.