Зарплата: оклады, НДФЛ и взносы

До сих пор официальную часть зарплаты — ту, что идёт по трудовому договору, с НДФЛ и страховыми взносами — заведения считали в стороннем сервисе вроде Эльбы или у бухгалтера в Excel. Раздел Финансы → «Налоги» → «Зарплата» переносит этот расчёт в кабинет: оклады сотрудников, налог и взносы считаются по тем же данным, что и остальной учёт, и сразу видны в одном месте.

Это расчёт официальной части зарплаты по трудовым договорам — фиксированного оклада, а не сдельной или премиальной части. Обычная ведомость с часами, процентами и мотивацией продолжает жить в «Персонал → Зарплаты» — про источник оклада для этого расчёта ниже.

Экран состоит из двух вкладок.

Вкладка «Сотрудники»

Список всех, кто оформлен по трудовому договору. По каждому — оклад, ставка, даты и предупреждения, если чего-то не хватает для расчёта. Клик по строке открывает карточку для правки:

• Оклад и дата, с которой он действует — вводите новую сумму и число, с которого она вступает в силу; прежняя сумма остаётся в истории, расчёт за прошлые месяцы не меняется задним числом.
• Ставка — полная (1.00), полставки (0.50) или до двух ставок; начисление умножается на неё.
• Дети и ребёнок-инвалид — количество детей и отдельно — сколько из них с инвалидностью; от этого зависит вычет по НДФЛ.
• Резидент РФ — влияет на ставку налога (13–22 % у резидента, 30 % у нерезидента).
• Руководитель — для директора взносы в любом случае считаются не меньше чем с одного МРОТ, даже если начисление за месяц вышло нулевым.
• Даты приёма и увольнения — по ним считается, сколько дней в месяце сотрудник фактически числился в штате.

ИНН и СНИЛС в этом расчёте не редактируются — они заполняются в общей карточке сотрудника, а здесь только показывается галочкой, на месте ли оба номера. Без них отчётность в ФНС и СФР не пройдёт, поэтому предупреждение стоит закрыть заранее.

Откуда берётся оклад. Если для сотрудника задана личная официальная сумма в профиле оплаты (в ведомости «Персонал → Зарплаты»), расчёт возьмёт её. Если такой суммы нет — берётся оклад из карточки сотрудника. Это одна и та же цифра для ведомости и для налогового расчёта, менять её отдельно в двух местах не нужно.

Вкладка «Расчёт за месяц»

Выберите год и месяц, нажмите «Рассчитать» — система соберёт черновик по всем сотрудникам сразу. Сверху — четыре итоговые карточки: начислено, НДФЛ, взносы вместе с травматизмом и сумма к выплате. Ниже — таблица по каждому человеку с расшифровкой.

Рабочие дни и неполный месяц. Число рабочих дней в месяце берётся по производственному календарю (выходные, праздники и переносы уже учтены). Если сотрудник отработал не весь месяц — принят или уволен в течение него, часть дней пропущена по болезни — начисление считается пропорционально: оклад × ставка × отработанные дни / рабочие дни месяца.

НДФЛ. Налог считается по прогрессивной шкале нарастающим итогом с начала года: 13 % с дохода до 2,4 млн ₽, дальше ставка растёт до 22 % на самых высоких доходах, у нерезидента — всегда 30 %. Пока доход сотрудника с начала года не превысил 450 000 ₽, из базы налога вычитается сумма на детей: 1 400 ₽ на первого ребёнка, 2 800 ₽ на второго, по 6 000 ₽ на третьего и каждого следующего, плюс 12 000 ₽ за каждого ребёнка-инвалида.

Взносы. По умолчанию действует пониженный тариф для малого и среднего бизнеса общепита: 30 % с части начисления в пределах 1,5 МРОТ (в 2026 году это 40 639,50 ₽) и 15 % с суммы сверх этого порога. Если заведение не подпадает под льготу, в настройках можно переключить на общий тариф — 30 % без деления на части. Тариф и ставка травматизма настраиваются в шапке этой вкладки и общие для всех сотрудников заведения; травматизм считается по вашей ставке (по умолчанию 0,2 %) от той же суммы начисления.

К выплате. У каждого сотрудника это начисление за вычетом НДФЛ — взносы и травматизм платит заведение сверх зарплаты, из суммы к выплате сотруднику они не вычитаются.

По строке может стоять предупреждение — например, «не работал в этом месяце», «нет оклада», «нет ИНН» или «взносы начислены с МРОТ» (для директора с нулевым начислением). Их стоит разобрать до утверждения месяца.

Что значит «Утвердить»

Пока месяц не утверждён, это черновик: можно менять данные сотрудников и пересчитывать сколько угодно раз, ночные и ручные пересчёты просто перезапишут прежние цифры. Кнопка «Утвердить» фиксирует месяц — суммы больше не трогаются автоматически.

Утверждённый месяц нельзя пересчитать или вернуть в черновик («Открыть заново»), если следом уже утверждён более поздний месяц — иначе задним числом поехали бы цифры, на которые уже опирается следующий расчёт (в нём используется доход и удержанный налог нарастающим итогом с начала года). Сначала откройте заново более поздние месяцы, потом — нужный.

Отпускные

Отпуск в расчёт попадает автоматически — из одобренной заявки сотрудника на отпуск, отдельного «приказа» заводить не нужно. Праздничные дни (Новый год, майские и другие нерабочие даты) в отпуск не входят и не оплачиваются, даже если попали внутрь его периода.

Сумма считается по среднему заработку за последние 12 месяцев: полностью отработанный месяц принимается за 29,3 дня, неполный — пересчитывается пропорционально. Если заведение работает в WellCa совсем недавно и истории начислений за 12 месяцев ещё нет, заполните в карточке сотрудника блок «Заработок до WellCa» — сколько он получал по месяцам до перехода в систему; тогда средний заработок посчитается с учётом этих цифр. Если и такой истории нет вовсе — отпускные считаются по окладу.

Чтобы выплатить отпускные заранее (по закону — не позднее чем за три дня до начала отпуска), не дожидаясь общего расчёта за месяц, в карточке сотрудника есть кнопка «Посчитать отпускные»: укажите даты отпуска — система сразу покажет средний дневной заработок, число оплачиваемых дней (без праздников) и итоговую сумму. Отпускные облагаются НДФЛ и взносами так же, как обычная зарплата.

Средний заработок фиксируется на дату начала отпуска: переход в следующий месяц не меняет его. Дни до официальной даты приёма исключаются из расчётного периода.

Больничные

Первые три календарных дня каждого больничного оплачивает заведение, дальше — Социальный фонд России (СФР) напрямую сотруднику, эти дни в расчёт заведения уже не входят (только показываются справочно).

Сумма считается по среднему дневному заработку за два предыдущих календарных года. Доля выплаты зависит от страхового стажа сотрудника: меньше 5 лет — 60 % среднего заработка, от 5 до 8 лет — 80 %, от 8 лет — 100 %. Есть и нижняя граница: меньше, чем посчитано от МРОТ, заплатить нельзя.

Чтобы больничный посчитался верно, в карточке сотрудника нужно заполнить:

• страховой стаж — сколько лет сотрудник в целом работает официально (не только в этом заведении);
• заработок за два предыдущих года — если заведение работает в WellCa не так давно и полной истории по годам ещё нет, эти суммы указываются в том же блоке «Заработок до WellCa», что и для отпускных.

Если стаж не указан, расчёт возьмёт минимальную долю — 60 % — и отметит это предупреждением, чтобы поправить данные не откладывая. Больничный облагается НДФЛ, но, в отличие от зарплаты и отпускных, страховые взносы с него не платятся.

Увольнение

При увольнении сотруднику полагается компенсация за неиспользованные дни отпуска, и система считает её сама: по дате приёма и дате увольнения, из расчёта 28 дней отпуска за полный отработанный год. Из этого количества вычитаются дни отпуска, которые сотрудник уже брал (по тем же одобренным заявкам, что и в разделе «Отпускные»).

Если бухгалтер точно знает историю сотрудника и автоматический подсчёт нужно поправить — например, часть отпуска была оформлена ещё до перехода в WellCa — количество неиспользованных дней можно задать вручную в карточке сотрудника, тогда расчёт возьмёт указанное число вместо своего. Компенсация облагается НДФЛ и взносами наравне с обычной зарплатой.

Чего экран пока не умеет

• Отправка в ФНС и СФР — следующий шаг. Пока этот расчёт не отправляет ничего сам: уведомления по ЕНП, 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения продолжают собираться из прежнего источника — той же ведомости, что и раньше. Когда эти формы переключатся на новый расчёт, здесь появится прямая ссылка.

Дальше

• Налоги: расчёт и факт — общая картина по всем налогам заведения, куда со временем войдёт и этот расчёт.
• Зарплата: ставки сотрудников и расчётная ведомость — обычная ведомость с часами и мотивацией; официальная часть, которую считает этот экран, берётся из неё же.
• Профили оплаты: ставка и мотивация в одном месте — где задаётся личная официальная сумма сотрудника.

Уведомление ЕНП и персонифицированные сведения по этому расчёту готовятся для сверки в отдельном разделе: отчётность в ФНС.

Неофициальную часть, остаток по каждому сотруднику и выдачи смотрите в ведомости и счёте; фонд оплаты труда с динамикой — в аналитике ФОТ.