Расчёты с поставщиками: сколько должны и когда платить

Раздел «Финансы → Расчёты с поставщиками» отвечает на два вопроса: сколько мы должны каждому поставщику и что нужно заплатить на этой неделе. Долг берётся из накладных, которые приходят из iiko, оплаты — из банковской выписки. Вручную ничего дублировать не нужно.

Рядом живёт «Платёжный календарь» — тот же долг, но разложенный по срокам оплаты.

Что настроить один раз

Счета учёта

В плане счетов из iiko обычно несколько счетов расчётов с поставщиками: «Задолженность перед поставщиками», «Авансы поставщиков», иногда «Расчёты с внутренними поставщиками». Система должна знать, какой из них какой:

• Счёт задолженности — сюда попадает накладная от поставщика. Это то, что мы должны.
• Счёт авансов — предоплата до поставки.

Если выбрать счёт авансов там, где нужен счёт долга, сальдо и акт сверки получатся с обратным знаком. Раздел предупредит об этом красной плашкой.

Отсрочка платежа

Срок оплаты считается как дата накладной плюс отсрочка. Если отсрочка нигде не задана, каждая накладная считается просроченной в день поступления — и календарь становится бесполезным.

Отсрочку можно задать двумя способами:

• По умолчанию для заведения — применяется ко всем, у кого нет своих условий;
• Персонально поставщику — в таблице реквизитов ниже.

Кнопка «Отсрочка всем» проставляет значение сразу всем поставщикам, у которых условия не заданы. Тех, у кого свои условия уже прописаны, она не трогает.

Реквизиты поставщиков

Таблица внизу — то, без чего не работает автоматическая привязка оплат. Когда приходит выписка, система ищет получателя платежа по ИНН. Если у поставщика ИНН не заполнен, платёж придётся привязывать к накладной руками.

По умолчанию показаны только незаполненные записи — те, у кого нет ИНН или условий оплаты. Незаполненные поля подсвечены жёлтым. Снимите галочку «Только незаполненные», чтобы увидеть весь справочник.

Поставщики подтягиваются из iiko, и ИНН там заполнен далеко не у всех. Это единственное место, где его имеет смысл дозаполнить: одна строка здесь экономит потом десятки ручных привязок.

Если ИНН нет и заполнить его неоткуда, включите настройку «Искать оплату по названию». Тогда система попробует сопоставить получателя по имени, отбросив «ООО», кавычки и регистр: банк пишет «ООО "СВИТ ЛАЙФ ФУДСЕРВИС"», а iiko — «Свит Лайф Фудсервис».

Справочник сверяется с iiko сам

Под таблицей написано, сколько поставщиков действующих и сколько скрыто как удалённые в iiko. Сверка идёт ночью вместе с загрузкой накладных, а кнопка «Сверить с iiko» запускает её прямо сейчас — она нужна, когда поставщика только что завели или, наоборот, убрали, и ждать ночи не хочется.

Без этой сверки справочник копит мусор: на КУБе к сентябрю в нём было 393 записи при 124 живых поставщиках в iiko, и «удалённых» среди них не числилось ни одного — поэтому список выглядел бесконечным.

Поставщик, удалённый в iiko, пропадает из справочника, но не пропадает из долга: пока по нему есть сальдо, он остаётся и в «Платежах», и в списке долгов. Деньги не должны исчезать вместе с карточкой.

Как вводить значения

Любое поле сохраняется, когда вы уходите из него или нажимаете Enter; Escape возвращает прежнее значение. После записи под таблицей появляется строка «сохранено» с именем поставщика — если её нет, значение не ушло.

Кнопка «Отсрочка всем» спрашивает число прямо на странице, в строке под кнопками.

Подсветка провисаний

Наверху раздела и в платёжном календаре появляются плашки — это не ошибки системы, а места, где данных не хватает, чтобы цифры были верными:

• Красная — цифры заведомо неправильные. Например, не выбран счёт учёта, не заведён расчётный счёт или долг перед поставщиками получился отрицательным.
• Жёлтая — считается частично. Например, у части поставщиков нет ИНН или операции выписки не разнесены по статьям.

У каждой плашки справа кнопка, которая ведёт туда, где это чинится.

Отрицательный долг почти всегда означает одно из двух: накладные разнесены не на тот счёт учёта либо входящие остатки заведены с перепутанными дебетом и кредитом. И то и другое видно в журнале проводок.

Кредиторка: список поставщиков

Раздел «Кредиторка» — список всех поставщиков строками: долг, просрочка, число открытых документов, последняя оплата и ближайший срок. Строка разворачивается нажатием, и под ней видно три колонки: открытый долг (накладные, которые ещё не закрыты), оплаты за 90 дней и поступления за 90 дней. Стрелка справа открывает полную карточку поставщика.

Откуда берётся сумма долга

Долг показывается по сальдо расчётов из iiko — это та же цифра, что в отчёте iiko «Баланс по поставщикам». Раньше система складывала остатки накладных, к которым удалось привязать оплату, и расходилась с iiko в разы: платежи с расчётного счёта, не привязанные к конкретной накладной, долг не уменьшали.

Сальдо обновляется ночью и по кнопке «Обновить из iiko». Дата снимка написана под заголовком раздела.

Наши документы никуда не делись — они остались расшифровкой. Если сумма по накладным отличается от сальдо iiko, в развёрнутой строке появится пометка о расхождении: обычно это значит, что часть оплат ещё не привязана к документам. Привязать их можно кнопкой «Сопоставить с выпиской» в платёжном календаре.

Сеть из нескольких юрлиц

Если у вас несколько заведений в одной системе, накладные поставщика могут проводиться на одно юрлицо, а оплаты уходить с другого. По отдельности цифра тогда выглядит странно: на одном заведении переплата, на другом долг. Поэтому по умолчанию долг считается по всей сети — как в отчёте iiko. Переключатель «Вся сеть / Это заведение» рядом с фильтрами показывает любой из двух срезов.

Отрицательный долг — это аванс

Если мы заплатили поставщику больше, чем он привёз, в строке вместо долга будет написано «аванс». В общий долг такие поставщики не попадают, а в фильтре «С движением» остаются видны.

Как это работает вместе

1. Накладная приходит из iiko — появляется долг перед поставщиком и строка в платёжном календаре со сроком оплаты.
2. Загружаете банковскую выписку — в системе появляются платежи с расчётного счёта.
3. Нажимаете «Сопоставить с выпиской» в платёжном календаре — система сама закрывает те накладные, где уверена: номер документа указан в назначении платежа, сумма совпадает точно или платёж закрывает несколько старых накладных подряд.
4. Всё, в чём система не уверена, попадает в список кандидатов — их подтверждаете вручную одним нажатием.

Оплату можно привязать частично и разбить один платёж на несколько накладных — так бывает, когда за неделю платят одной суммой.

Где искать поставщика как контрагента

Справочник поставщиков с контактами, условиями работы и прайс-листами живёт в разделе «Поставщики». Долг и оплаты туда не дублируются — из справочника есть кнопка «Взаиморасчёты и оплаты», которая ведёт сюда.

Откуда берутся оплаты и как выписка гасит долг: Банковская выписка: разносится сама и помнит ваши решения.

Оплатить долг поставщику можно прямо из системы: Платёжные поручения.

Как теперь выглядит горящий долг и оплата за несколько накладных одной кнопкой — Платежи: что заплатить сегодня, а что подождёт до поставки.