Платежи: что заплатить сегодня, а что подождёт до поставки

Раздел Деньги → «Платежи» (бывший «Платёжный календарь») отвечает на вопрос «кому и сколько нужно отдать прямо сейчас», а не просто показывает список накладных. Сверху — пять плиток: «Закрыть сегодня», «Просрочено», «Долг поставщикам всего», «В платёжках» и остаток на счёте списания.

Откуда берётся «Долг поставщикам всего»

Долг — это сальдо расчётов из iiko, а не сумма открытых накладных в нашем реестре. Разница принципиальная: накладная в реестре гасится, только если к ней удалось привязать оплату, а бухгалтер часто разносит платёж в iiko, не открывая WellCa. Поэтому в реестре накладная может годами числиться неоплаченной, хотя деньги давно ушли.

Под плитками появляется строка-расшифровка: «в наших документах столько-то, реальный долг по сальдо iiko — столько-то, разница уже оплачена, но не разнесена по накладным». Это не ошибка и не потеря денег — это накопленные оплаты без привязки к документам. Дата, на которую снято сальдо, написана прямо под цифрой долга.

Сальдо сводится по всем юрлицам сети: накладные поставщика могут проводиться на одно заведение, а оплаты уходить с другого. По одному заведению цифра обманывает — у одного и того же поставщика получается переплата в первой базе и долг во второй.

Из этого следует важное для оплаты правило: суммы к оплате ограничены реальным долгом поставщика. Если в реестре у него открыто накладных на два миллиона, а по сальдо мы должны двести тысяч, экран покажет двести тысяч — иначе он предлагал бы заплатить второй раз по документу, который в iiko уже закрыт. По той же причине обрезается и партия автосбора.

Отдельной строкой перечислены поставщики, у которых долг есть, а открытых документов у нас нет — выбрать к оплате нечего, такой платёж делается вручную. В общую цифру они входят, поэтому она совпадает с разделом «Расчёты с поставщиками».

Горизонты: почему «до понедельника» — это не «7 дней»

Над списком — четыре переключателя.

• До понедельника. Если сегодня пятница, а банк в субботу и воскресенье платежи не проводит, то всё, что должно было уйти в выходные, нужно закрыть сегодня — иначе в понедельник это уже просрочка. Система сама знает нерабочие дни банка, включая праздники: если 23 февраля выпадает на субботу, банк не работает и в перенесённый рабочий день. Дату следующего банковского дня всегда видно в подсказке под заголовком.
• До следующей поставки. У каждого поставщика свой срок: система смотрит график из автозаявок (дни привоза и время в пути). Если график не настроен, берётся средний интервал между последними накладными этого поставщика за полгода. Если и накладных для расчёта не хватает (меньше двух за полгода), срок для этого поставщика не считается вовсе — такой долг не потеряется, а попадёт в отдельное жёлтое предупреждение наверху «срок не рассчитан», и не будет молча пропадать ни из одного горизонта.
• 7 дней. Просто неделя вперёд от сегодня, без привязки к банковским или поставочным датам.
• Весь долг. Без ограничения по сроку — все открытые накладные.

Просроченные документы попадают в «горящее» при любом горизонте — прятать их не в чем смысла.

Список поставщиков и отсрочка

Долг сгруппирован по поставщикам. Строка разворачивается в накладные с чекбоксами. Рядом с именем поставщика — чип «отсрочка N дн.»: это и подсказка, и кнопка настройки. Нажмите на него, чтобы поменять отсрочку прямо здесь, не уходя со страницы.

• Поле пустое — отсрочка наследуется от настройки заведения по умолчанию.
• Указан ноль — не «не задано», а «платить в день поставки»: это осознанное решение, а не забытое поле.
• Своя отсрочка для поставщика перекрывает значение заведения.

То же самое можно настроить и в карточке контрагента — оба места ведут к одному значению.

Если у поставщика отсрочка нигде не задана — ни своя, ни как значение по умолчанию, — жёлтый чип предупреждает: «отсрочка не задана», а его долг выпадает из горизонтов «до понедельника» и «7 дней» (там нет даты, от которой считать срок), но остаётся виден в «Долге поставщикам всего» и в сводном предупреждении наверху экрана.

Название, юрлицо, назначение и НДС

В карточке поставщика можно хранить два имени:

• Название в WellCa — понятное команде имя, например «Ред Инн»;
• Юрлицо в платёжке — точное имя получателя, которое уйдёт в банк.

Ниже настраиваются назначение по умолчанию и НДС. В назначении можно использовать {documents} для списка накладных и {vat} для фразы об НДС.

Если юрлицо или НДС не заданы вручную, WellCa берёт их из последней исходящей операции с тем же ИНН. Кнопка «Подставить из выписки» покажет и перенесёт последние значения. Сохранённая вручную настройка всегда важнее истории.

Как работает самообучение выписок

Импорт счёта из PDF или фото

В реестре платёжек нажмите «Импорт счёта» и загрузите PDF, JPG, PNG или WEBP. WellCa попробует заполнить получателя, ИНН/КПП, расчётный счёт, БИК, коррсчёт, сумму, номер и дату счёта, назначение и НДС.

Импорт всегда создаёт только форму черновика. Он ничего не сохраняет и не отправляет в банк, пока вы не проверите поля и не нажмёте «Создать платёжку». Если часть полей не распознана, они перечислены в жёлтом предупреждении.

Если банк не принял платёжку

Статус «Ошибка проверки» больше не тупик: рядом есть кнопка «Исправить». После сохранения платёжка станет новым черновиком. Перед повторной отправкой WellCa проверяет полное имя ИП, банковские реквизиты и наличие фразы об НДС в назначении.

После кнопки «В банк» WellCa остаётся открытой. Переход в банк для подписи — только по отдельной кнопке «Подписать».

Платёж за несколько накладных одной кнопкой

Отметьте накладные чекбоксами — можно у одного поставщика, можно сразу у нескольких. Внизу экрана появляется панель: сколько документов выбрано, у скольких поставщиков и на какую сумму, плюс выбор счёта списания.

Кнопка «Создать платёж» сама режет выбранное на платёжки — по одной на поставщика, даже если вы отметили накладные пятерых сразу. Связь платёжки с накладными сохраняется сразу при создании: когда придёт банковская выписка, оплата сопоставится с накладными автоматически, без ручного подбора по сумме задним числом.

Что попадает в «пропущенные»

Часть выбранного может не попасть в платёжку — система честно покажет, что именно и почему:

• нет расчётного счёта — у поставщика не заполнены реквизиты банка (счёт, БИК, корр-счёт), без них Сбер документ не примет;
• уже в другой платёжке — по накладной уже есть живая (неотклонённая) платёжка, второй раз платить нечего;
• реквизиты расходятся с другим документом поставщика — в разных накладных одного поставщика записаны разные счета или БИК получателя; чтобы не отправить часть денег по старым реквизитам, такие документы система в общую платёжку не смешивает.

«В платёжках» — оплата уже запущена

Плитка «В платёжках» — это не часть долга, которая уменьшилась, а часть, для которой уже создана платёжка и она ждёт подписи или отправки в банке. Деньги с накладной списываются только после того, как банк её исполнит, поэтому долг остаётся прежним, но в строке документа видно «в платёжке: N ₽» — это и есть подтверждение, что оплата не забыта, а уже в работе.

Автосбор: раз в неделю в банк на подпись

В настройках расчётов с поставщиками можно включить автосбор: по расписанию (день недели и час) система сама:

1. Собирает всё, что наступает до следующего запуска автосбора, плюс всё просроченное — всегда, независимо от горизонта;
2. Режет это на платёжки так же, как ручная кнопка «Создать платёж» — по одной на поставщика;
3. Отправляет платёжки в банк на подпись.

Суммового лимита нет — это осознанное решение: подпись в банк-клиенте и есть точка контроля, а не ограничение суммы внутри системы. Подписывает платёжку человек — автосбор доводит документ только до банка, дальше решение за вами.

Отчёт о прогоне (сколько создано, отправлено, что пропущено и почему) приходит в Telegram тому, кто последним сохранял настройки автопилота. Если этот человек уволен или не привязал Telegram — автосбор останавливается и явно об этом предупреждает, а не работает молча от чужого имени.

Куда делась «Расчёты с поставщиками»

Отдельной вкладки больше нет. Настройки отсрочки, реквизитов и счетов учёта, а также акт сверки открываются кнопкой «Настройки» в правом верхнем углу экрана «Платежи» — тем же содержимым, что было на прежней странице.

Дальше

• Как настроить график поставок для расчёта «до следующей поставки» — Авто-заявки на закупку и справочник поставщиков.
• Как собрать платёжку вручную и что происходит после отправки в банк — Платёжные поручения.
• Откуда берётся сумма долга и что означают подсветки провисаний — Расчёты с поставщиками.
• Как оплата находит свою накладную по выписке — Банковская выписка.