Платёжные поручения: собрать в системе, подписать в банке

Раздел Финансы → «Банк» → «Платёжные поручения» избавляет от двойной работы: не нужно заново набивать реквизиты поставщика в клиент-банке, если вы уже платили ему хоть раз.

Откуда берутся реквизиты

Из ваших же выписок. В каждом платеже банк передаёт полный набор реквизитов обеих сторон — включая корреспондентский счёт банка получателя, который обычно и приходится искать вручную. Поэтому в списке «Получатель» сразу видны все, кому вы платили, с датой и суммой последнего платежа.

Если напротив контрагента написано «нет реквизитов банка» — в истории не хватает данных, и банк такую платёжку не примет. Обычно это очень старые платежи.

Как создать платёжку

1. Нажмите «Новая платёжка».
2. Выберите, с какого счёта платите.
3. Выберите получателя из списка.
4. Укажите сумму, НДС и назначение платежа.
5. Нажмите «Создать платёжку».

Номер документа система проставит сама — сквозной по году, как это ведёт бухгалтерия.

Про НДС

Выберите вид НДС: без НДС, в том числе или сверху. Система посчитает сумму налога от суммы платежа и покажет её сразу.

Это не формальность. Банк не разбирает НДС из текста назначения платежа: если налог не указать отдельно, документ уйдёт помеченным «без НДС», даже когда в назначении написано «в т.ч. НДС 20%». Такое расхождение потом всплывает у бухгалтера.

Отправка и подпись

Платёжка живёт в двух состояниях:

• «Черновик у нас» — документ создан в системе, в банк ещё не ушёл. Его можно удалить.
• После кнопки «В банк» документ появляется в кабинете вашего банка (СберБизнес, Т-Бизнес) и ждёт вашей подписи.

Система не подписывает платёжки за вас — и не может. Подпись делается вашим ключом, и мы сознательно не берём его на хранение: это ваши деньги и ваша ответственность. Поэтому после отправки открывается страница банка, где вы подтверждаете платёж сами.

Кнопка «Подписать» рядом с платёжкой открывает ту же страницу в любой момент.

Пока платёжка не подписана, банк её не исполняет. Отправить в банк — это ещё не оплатить.

Статус система обновляет сама — как это устроено, описано ниже. Кнопка обновления рядом со строкой спрашивает банк немедленно, не дожидаясь очередной проверки.

Срочные платёжки

В списке у каждой платёжки есть пометка срочности: «Срочно», «Обычная» или «Может подождать». Меняется она в один клик прямо в строке — в том числе у уже отправленного документа, когда выяснилось, что подписать его нужно сегодня.

Срочные поднимаются в начало списка, а кнопка «Срочные» над таблицей оставляет на экране только их. Рядом такие же кнопки: «Черновики», «Ждут подписи», «Оплаченные» — чтобы не искать глазами по всему реестру.

Это наша пометка для работы. На банк она не влияет: очерёдность платежа в самом документе определяется правилами Банка России, а не этой отметкой.

Система сама следит за движением

Раньше статус в реестре менялся только после того, как вы нажмёте «Обновить» у конкретной платёжки. Подписали документ в СберБизнес — в системе он так и оставался «ждёт подписи».

Теперь система сама раз в несколько минут спрашивает банк обо всех платёжках, которые ещё в пути, и показывает под статусом, что с документом произошло:

• ждёт подписи N дней — документ в банке, но его никто не подписал;
• подписана 12.09 — подпись поставлена;
• оплачена 13.09 — банк исполнил платёж;
• оплачена 13.09 (по выписке) — деньги списаны, и это подтверждено вашей же банковской выпиской;
• удалён в банке — документ удалили в СберБизнес, ждать по нему нечего.

Последний случай раньше выглядел хуже всего: платёжку удаляли в банке, а в системе она годами оставалась «ждёт подписи». Теперь такая строка гаснет, не попадает в отбор «Ждут подписи» и её можно убрать из реестра кнопкой корзины — в банке её всё равно уже нет.

Последнее — отдельная проверка. Если платёжку подписали и провели в СберБизнес, а система об этом не узнала, оплату всё равно найдёт загруженная выписка: платёж сопоставляется по номеру документа, счёту получателя и сумме. Дата берётся из выписки — тот день, когда деньги действительно ушли.

Кнопка «Обновить статусы» наверху делает то же самое сразу по всему реестру, когда ответ нужен немедленно. Кнопка у отдельной строки тоже осталась.

Отправить платёжку ответственному или поставщику

Кнопка с колокольчиком в строке платёжки отправляет её в Telegram вместе с PDF-файлом документа — не нужно скачивать платёжку и пересылать вручную.

Сотруднику. Выберите, кому: в списке те, у кого в системе привязан Telegram. Он получит номер, сумму, получателя, текущий статус и ваш комментарий — например, «подпишите сегодня до 17:00». Пометка «срочно» в сообщении тоже видна.

Поставщику. Поставщик получает платёжку без внутренних подробностей: номер, дату, сумму, плательщика и назначение. Отправить ему можно, только если он подключён к нашему боту — в карточке поставщика для этого есть код подключения, который нужно ему передать. Пока поставщик не подключился, система так и скажет и покажет код, а не промолчит.

В строке платёжки видно, кому и когда её отправляли в последний раз.

Если банк не принял документ

Причина будет написана в строке платёжки словами банка — например, какого реквизита не хватило. Исправьте и создайте платёжку заново: отправить один и тот же документ дважды нельзя, банк различает их по внутреннему номеру.

Дальше

• Чтобы платёжки заработали, банк должен быть подключён — Подключение банка.
• Кому и сколько вы должны — Расчёты с поставщиками.
• Откуда берутся даты оплаты и как загружается выписка — Банковские выписки.

Остаток и движение по каждому счёту — Счета.

Оплатить сразу несколько накладных, в том числе разным поставщикам — Платежи: что заплатить сегодня, а что подождёт до поставки.

Очередь платёжек по умолчанию

При открытии списка выбрана вкладка «В очереди»: черновики и отправленные, ещё неоплаченные документы. Удалённые и отклонённые в очередь не входят. Сначала показываются срочные, затем обычные, затем «Может подождать»; внутри группы сохраняется порядок от новых к старым.

Вкладка «Срочные» показывает только срочные платёжки из очереди. После подтверждения оплаты банком или выпиской документ исчезает из очереди и из срочных, а выбор срочности в его строке заменяется на «—». История документа сохраняется. Оплаченные можно найти во вкладках «Оплаченные» и «Все».

О подтверждении оплаты: Банковские выписки.