Документы ЭДО: договоры, счета и акты сверки

В ЭДО приходят не только накладные. Договоры, счета, акты сверки, письма и транспортные накладные лежат в том же ящике — и часть из них ждёт вашего решения. Вкладка «Документы» показывает их рядом с накладными.

Раздел: Финансы → «Импорт накладных» → вкладка «Документы».

Что видно сразу

Список открывается тем, что требует действия: документы со статусом «Ждёт: Утвердить» стоят первыми, дальше — по дате. В строке видно тип (договор, счёт, акт сверки), номер, контрагента, дату и сумму, если оператор её передал. У договора суммы обычно нет — это нормально, в списке будет прочерк.

Счётчик на самой вкладке показывает, сколько документов ждёт решения. Если он пустой — непрочитанных решений нет.

Корректировки и отгрузки без УПД

Корректировка — это УКД: поставщик исправил уже принятую поставку (пересорт, недовоз, изменение цены). В накладные она не попадает, потому что это не новая поставка, а правка к прежней, — и ждёт отдельного решения. Проверяйте такие в первую очередь: пока корректировка не утверждена, расхождение с поставщиком остаётся открытым.

Отгрузка без УПД — поступление, приехавшее без формализованного документа: агентский отчёт, скан или печатная форма. Позиции из неё разобрать нельзя, поэтому в накладных её тоже нет — здесь её можно посмотреть и утвердить.

Карточка документа

Нажмите «Открыть» — увидите реквизиты, состояние документооборота и файлы.

Файлы скачиваются через WellCa: договор приходит PDF, акт сверки — файлом оператора, транспортная накладная — формализованным XML. Отдельная ссылка в кабинет оператора для этого не нужна.

Печатную форму документа оператор готовит в момент запроса, поэтому такой файл открывается на секунду-две дольше остальных — это нормально.

Утвердить или отклонить

«Утвердить» подписывает документ вашей электронной подписью и отправляет контрагенту — ровно тем же способом, что и приёмка накладной. Действие юридически значимое и необратимое, поэтому WellCa спросит подтверждение, а подпись возьмёт с того же компьютера с ключом, что подписывает накладные.

Если компьютер с ЭЦП выключен, WellCa так и скажет — документ останется ждать, ничего не потеряется.

«Отклонить» фиксирует ваше решение у вас: документ уходит из очереди, в карточке остаётся причина и автор. Контрагенту отказ при этом не отправляется — для этого зайдите в кабинет оператора.

Кому доступно утверждение

Утверждение открывается отдельным правом «Документы ЭДО — утверждение» (Настройки → Права). Оно намеренно не выдано никому по умолчанию: накладные принимает склад, а договор от лица юридического лица подписывает не он — выдайте право тем, кто отвечает за такие решения.

Смотреть и скачивать документы может любой, у кого есть доступ к импорту накладных.

Диадок: видим ожидание, подписываем у оператора

Документы Диадока попадают в тот же список и так же помечаются: если Диадок ждёт вашей подписи, в строке стоит «Требуется подпись». Файлы скачиваются из карточки, как и у СБИСа.

А вот сама подпись ставится в Диадоке — в карточке для этого есть переход «Открыть в Диадоке», он открывает ровно этот документ. Причина не в настройках: подпись ставится вашей электронной подписью, а её носитель находится у вас, а не на сервере WellCa. После того как вы подпишете документ у оператора, пометка «требуется подпись» снимется сама при ближайшей синхронизации — отмечать вручную ничего не нужно.

Как документы попадают в WellCa

Ночная синхронизация забирает документы обоих операторов за последнюю неделю. Вручную — кнопка «Получить из ЭДО» на той же странице: она тянет и накладные, и документы.

Если документы ждут решения, WellCa напомнит о них сообщением в рабочий чат заведения — тем же, куда приходят уведомления о новых накладных.

Заведение документа

У накладной заведение определяется по грузополучателю. У договора и акта сверки такого признака нет, поэтому документ попадает в заведение, на которое оформлен кабинет ЭДО. Если документ относится к другому заведению, переназначьте его в карточке.

Дальше

• Как настроить подключение к ЭДО — Как настроить импорт накладных и чеков.
• Что происходит с накладными — Импорт накладных и чеков.
• Приёмка накладных без ручной работы — Автопилот накладных.