Как настроить импорт накладных и чеков

На странице импорта находятся только рабочие действия: загрузить документ, получить накладные из ЭДО или добавить чек. Все подключения открываются кнопкой «Настройки импорта».

В настройках три вкладки:

• ЭДО — СБИС и Диадок;
• Чеки — ФНС, Telegram и «Мои чеки»;
• Автоматизация — общие правила обработки документов независимо от источника.

Подключение СБИС

Подключение состоит из двух независимых частей:

• доступ к Saby — нужен, чтобы WellCa получала накладные;
• электронная подпись — нужна только если WellCa должна ещё и принимать документы в ЭДО.

1. Подготовьте приложение в Saby

Войдите в Saby под пользователем с правами администратора.

1. Откройте Настройки → Система → Безопасность.
2. Перейдите в «Подключения к Saby».
3. Создайте внешнее приложение для WellCa или откройте уже созданное.
4. Проверьте, что приложению разрешена работа с электронным документооборотом.

Официальная инструкция Saby со скриншотами

2. Скопируйте три значения

В карточке приложения возьмите:

1. ID подключения — вставьте в одноимённое поле WellCa.
2. Защищённый ключ — нажмите значок копирования рядом с ключом и вставьте значение целиком.
3. Сервисный ключ — в строке «с авторизацией по сервисному ключу» скачайте файл, откройте его обычным текстовым редактором и скопируйте ключ целиком.

В старых инструкциях и технических сообщениях сервисный ключ может называться secret_key. Это одно и то же поле. Не отправляйте ключи в чат, мессенджер или по почте.

Сохраните настройки и нажмите «Проверить». Если подключение успешно, можно импортировать накладные. Отпечаток сертификата для этого не нужен.

3. Настройте электронную подпись — при необходимости

Этот шаг нужен только для автоматической приёмки документов в СБИС.

На Windows откройте КриптоПро CSP → Сервис → Просмотреть сертификаты в контейнере → Обзор. Выберите сертификат организации, затем откройте Свойства → Состав → Отпечаток. Скопируйте значение целиком в WellCa. Пробелы можно оставить — система уберёт их сама.

Сам закрытый ключ, файл контейнера, Рутокен и PIN-код в WellCa передавать не нужно. Подписание выполняет локальный агент на компьютере, где доступен сертификат.

Если несколько заведений работают на одном юрлице и используют одну ЭП, в поле «ЭДО ведёт организация» выберите организацию, на компьютере которой установлен агент и подключён носитель с подписью.

Если накладная осталась «Ждёт подписи»

Подпись живёт не в облаке, а на вашем компьютере: WellCa обращается к агенту на том ПК, где вставлен ключ. Пока этот компьютер выключен или агент на нём не запущен, подписать нечем — в карточке накладной так и написано: ПК с ЭЦП сейчас не на связи.

Ничего при этом не теряется. Накладная остаётся в очереди подписи, и WellCa сама повторяет попытку — как только компьютер с ключом снова в сети, титул подписывается и уходит поставщику без вашего участия. Повторно нажимать «Принять в ЭДО» не нужно.

Что проверить, если ждать не хочется:

1. компьютер с ключом включён, ключ (Рутокен) вставлен;
2. агент WellCa на нём запущен — состояние видно в Настройки → Интеграции, там же дата последнего выхода на связь;
3. в агенте установлен модуль подписи: если его нет, карточка скажет об этом отдельно.

Та же очередь работает и для договоров с актами: документ ждёт, пока появится подпись. Складов iiko при выключенном ПК тоже не будет — за них отвечает тот же агент.

Подключение Диадока

1. На вкладке «ЭДО» выберите «Диадок».
2. Нажмите «Войти в Диадок».
3. Введите логин и пароль Kontur ID и нажмите «Войти и подключить».
4. Дождитесь статуса «Диадок подключён».

WellCa использует эти данные один раз, чтобы открыть защищённую браузерную сессию. Пароль не сохраняется. Если Контур запросит дополнительное подтверждение, выполните указание на экране и повторите проверку.

Импорт чеков

Фото или QR

Нажмите «Фото / QR чека», выберите организацию и загрузите чёткое фото чека целиком. QR-код должен быть резким и без бликов. Можно также вставить строку QR вручную.

WellCa получает позиции из ФНС. Если источник ФНС временно недоступен, фото обрабатывается через OCR и создаётся черновик для проверки.

Telegram

В «Настройки импорта → Чеки → Чеки из Telegram» выберите группу, при необходимости тему и организацию. Новые фотографии чеков из этой темы будут появляться в импорте автоматически.

Как отправлять фото, чтобы чек прочитался с первого раза. Telegram сжимает обычные фотографии, и мелкий QR-код на чеке при этом рассыпается — именно поэтому иногда приходит ответ «чек не распознан». Отправляйте фото файлом: в Telegram при выборе снимка снимите галочку «Сжать изображение» (на Android — меню «Отправить без сжатия»). Оригинал не теряет качество, и чек считывается сразу.

Если QR всё-таки не читается, WellCa попробует распознать реквизиты, напечатанные внизу чека текстом (ФН, ФД, ФП, дата и итог), и получить состав покупки из ФНС по ним. Поэтому следите, чтобы нижняя часть чека попадала в кадр целиком и была в фокусе.

Что означают ответы бота. 👍 — чек принят и появился в импорте (повторное фото того же чека второй раз не заводится). 👎 с пояснением — чек принять не удалось: в ответе написано, что именно не вышло. На одно фото приходит ровно один ответ.

«Мои чеки» ФНС

В «Настройки импорта → Чеки → Мои чеки» подключите аккаунт и выберите организацию. Электронные чеки будут загружаться автоматически без фотографий.

Общая автоматизация

Настройки на вкладке «Автоматизация» действуют и для СБИС, и для Диадока:

• автопилот отправляет уверенно сопоставленные накладные в iiko;
• ответственный получает спорные позиции в уведомлениях;
• дополнительный Telegram-чат можно указать для общей очереди склада.

В СБИС WellCa также может принять документ электронной подписью. В Диадоке автоматическое подписание пока не выполняется — накладная только импортируется и отправляется в iiko после сопоставления.

Что должно получиться

• статус подключения — «настроено»;
• проверка соединения проходит успешно;
• входящие накладные появляются после синхронизации;
• при настроенной ЭП документы можно принимать из WellCa.

Дальше

• Импорт накладных — загрузка и сопоставление позиций;
• Автопилот накладных — автоматическая приёмка уверенно сопоставленных документов.

Включить или остановить «Мои чеки»

Откройте «Настройки импорта → Чеки → Мои чеки → Управлять». В строке аккаунта переключатель «Добавлять» управляет автоматическим импортом:

• Да — новые электронные чеки добавляются в импорт автоматически;
• Нет — синхронизация остановлена, но телефон и подключение сохраняются.

После повторного включения нажмите «Синхр.», чтобы сразу проверить последние чеки. Повторные чеки не создаются: WellCa узнаёт их по фискальному ключу.

Уведомления и ответственные

Откройте «Настройки импорта → Автоматизация» и сначала выберите организацию. WellCa показывает только заведения текущего клиента, к которым у вас есть доступ.

Кто разбирает спорные позиции

• Один для всех складов — выберите сотрудника, который отвечает за все спорные позиции организации.
• Отдельно по складам — укажите сотрудника напротив каждого склада. Если ответственный не выбран, накладная останется в очереди согласования.

Сотрудник получает карточку в разделе «Уведомления». Если у него подключён Telegram, карточка также придёт в личные сообщения.

Общий чат Telegram

Раскройте «Дополнительно: общий чат Telegram» и выберите чат из списка. Показываются только активные чаты выбранной организации — вводить chat_id вручную не требуется. Нажмите «Сохранить общие правила», после чего выбранный чат загрузится в форме повторно.

Если нужного чата нет, сначала привяжите его к организации в настройках Telegram-каналов.

Установите модуль электронной подписи

Одного отпечатка сертификата недостаточно: на компьютере, где подключён Рутокен и установлен КриптоПро, должен работать локальный агент WellCa с модулем «Электронная подпись».

1. Откройте Настройки → Плагины.
2. В блоке «Касса» выберите уже установленный агент нужного компьютера.
3. Отметьте «Электронная подпись — накладные СБИС и Честный ЗНАК».
4. Скачайте установщик, распакуйте архив на выбранном компьютере и запустите «Установить.bat» от администратора.
5. Вернитесь к накладной. Когда агент будет на связи, серая кнопка «Настроить подпись» станет кнопкой «Принять в ЭДО».

Закрытый ключ, Рутокен и PIN не загружаются в WellCa. Документ приходит на компьютер, подписывается там через КриптоПро, а сервер получает только готовую подпись.

[Открыть установку электронной подписи]

Подробно об агенте: Плагины: скачать локальный агент заведения.

Договоры, счета и акты сверки из того же ящика ЭДО — Документы ЭДО.

Проводить накладные в iiko сразу

В том же блоке «Автоматизация» есть переключатель «Проводить накладные в iiko сразу». Включён — документ приезжает в кассу уже проведённым, остатки и себестоимость меняются без ручного шага. Выключен — накладная ждёт проведения черновиком.

Это отдельная настройка от автопилота: автопилот решает, заводить ли документ без человека, а эта — каким он окажется в кассе. Провести черновик вручную можно в Движении товара.