Банкеты и предзаказы: смета, ссылка гостю, оплата и касса

Банкет в WellCa — это не отдельная сущность, которую нужно заводить руками. Это обычная бронь особого масштаба, и раздел «Банкеты» просто показывает такие брони отдельной лентой, со сметой и деньгами.

Что попадает в раздел

Раздел открывается на бронях с предзаказом — там, где есть что согласовывать, готовить и с чего брать деньги. Остальное лежит рядом, чипами «Вид»:

• С предзаказом — состав собран вами, гостем или ботом. Это то, что показывается по умолчанию.
• С депозитом — депозит нужен или уже внесён.
• Большие компании — брони на много человек, состав может быть не собран. Порог (6, 8, 10, 15, 20) появляется рядом, только когда выбран этот чип.
• Заведён вручную — карточка без брони, кнопкой «Новый банкет».
• Все — всё перечисленное одной лентой.

Раньше раздел открывался сразу на всём и тонул в больших компаниях. На боевом заведении в ленте лежало 11 «банкетов»: с предзаказом — ноль, с депозитом — ноль, а четыре были одной регулярной бронью по средам на 10 человек. Живые предзаказы при этом месяцами висели неподтверждёнными. Поэтому по умолчанию раздел показывает работу, а большая компания — отдельный вопрос и отдельный чип.

Ничего дублировать не нужно: приняли крупную бронь в обычном списке броней — она уже здесь. Сверху лента разложена по дням, с чипами стадии: ожидает, подтверждён, в зале, завершён, отменён.

Четыре периода, и «Не закрыто» — главный

Переключатель сверху: Предстоящие / Не закрыто / Прошедшие / Все.

• Предстоящие — сегодня и дальше. Только будущее, без исключений.
• Не закрыто — банкет уже прошёл, а предзаказ так и висит неподтверждённым. Это единственная лента, где работа накапливается сама, поэтому её счётчик виден с любого другого периода, а плитка «Требуют внимания» ведёт прямо сюда.
• Прошедшие — всё, что было, включая незакрытое.
• Все — без ограничения по дате.

Карточки в «Не закрыто» помечены «Состав не подтверждён». Разобрать хвост — значит подтвердить предзаказ (кнопка на карточке) или закрыть бронь: после этого она уходит из ленты.

Некоторое время незакрытые хвосты подмешивались прямо в «Предстоящие» — чтобы попадались на глаза. Идея не выжила: под «Предстоящими» оказывались банкеты позапрошлого месяца, и раздел читался как сломанный. Теперь период значит период, а работа зовёт к себе счётчиком.

Откуда берётся предзаказ

Смета банкета и предзаказ гостя — одно и то же: состав, который заведение готовит к приходу. Разница только в том, кто его собрал. Путей четыре, и все они ведут в одну карточку:

• Вы — кнопка «Смета и оплата» на карточке банкета;
• гость по вашей ссылке — страница банкета, о ней ниже;
• гость в переписке с ботом — попросил «добавьте к брони том ям и чизкейк», бот собрал состав и прислал ссылку на оплату;
• гость в QR-меню — оформил заказ, привязанный к своей брони.

Что бы ни было источником, состав виден в одном месте — карточке банкета, и оттуда же уезжает на кассу. Второй предзаказ к той же брони бот не создаст: изменения вносит администратор.

Разверните карточку — под ней четыре действия: «Смета и оплата», «На оплату» (если состав ещё не оплачен), «Открыть бронь» и «Подтвердить предзаказ». «Открыть бронь» показывает саму бронь целиком — историю, столы, гостя, — даже если банкет был в прошлом месяце.

Смета

Кнопка «Смета и оплата» на карточке открывает состав банкета.

• Позиции из меню — поиск по названию, цена подставляется ваша.
• Свободная строка — то, чего нет в меню: оформление зала, ведущий, торт гостя. Название и цена пишутся руками.
• Договорная цена. Администратор может поставить свою цену любой позиции — так и живут «киберпакет 2500, договаривалась Алёна». Гость такого сделать не может: у него цены берутся только из вашего меню.
• Комментарий гостю — строка, которую он увидит на своей странице («подтвердите состав до пятницы»).

Итог считает сервер, не браузер.

Ссылка для гостя

В той же карточке — «Ссылка для гостя». Это обычный адрес вида .../banquet/<код>: открывается в любом браузере, без Telegram и без входа. Отправьте её сами — или нажмите «Отправить гостю», и WellCa соберёт сообщение за вас: дата, число гостей, сумма состава, ваш комментарий и ссылка.

• Гость бронировал через Telegram — ссылка уйдёт ему ботом сразу.
• Гость пришёл звонком (а таких среди банкетов большинство) — откроется WhatsApp на его номер с уже набранным текстом. Останется нажать «отправить».

Пометка «отправлено гостю» ставится только тогда, когда ссылку доставил бот. За отправку руками WellCa не расписывается: отметка на неотправленном письме хуже её отсутствия.

Что гость видит и делает:

• свой банкет: дата, время, число гостей, состав, суммы;
• правит состав — добавляет и убирает позиции из вашего меню, меняет количество;
• вносит предоплату прямо оттуда.

Правка закрывается сама, как только состав согласован, оплачен или банкет прошёл. Закрыть её раньше можно кнопкой «Подтвердить предзаказ» — после этого гость видит состав, но менять уже не может.

Ссылку можно перевыпустить (иконка обновления рядом). Старая перестаёт работать сразу — это способ отобрать доступ, если ссылка ушла не тому.

Наружу отдаётся только то, что гость и так знает. Ваш внутренний комментарий и заметки по банкету на этой странице не показываются никогда.

Оплата: три способа взять деньги

Блок «Оплата» в смете (и кнопка «На оплату» прямо на карточке банкета) показывает, сколько всего, сколько уже внесено и сколько осталось.

Сначала выберите, что просите: предоплату (сумму пишете сами) или всю сумму. Дальше — один из трёх путей.

1. «Отправить на оплату». WellCa выставляет счёт и сама отправляет его гостю. Куда — выбираете рядом:

• сам выберет — бот заведения, если гость через него бронировал; иначе откроется WhatsApp на его номер с готовым текстом;
• Telegram — только ботом;
• WhatsApp — только перепиской;
• не отправлять — счёт создаётся, ссылка ложится вам в буфер.

В сообщении гость видит дату, число гостей, сумму заказа, сколько платить сейчас и обе ссылки — на оплату и на состав банкета.

2. «Ссылку в буфер» — то же самое одним нажатием, без отправки. Для случая, когда вы переписываетесь с гостем там, куда WellCa не дотягивается: ВКонтакте, почта, СМС.

Повторное нажатие не плодит счета: если счёт на эту же сумму уже выставлен, вернётся он же.

3. «Принять оплату» — деньги принесли на стойку или перевели на карту. Укажите сумму, способ (наличные / карта / перевод) и тип оплаты кассы — WellCa подставляет список прямо с вашей кассы, чтобы отчёт по смене сошёлся.

• Оплата фиксируется в брони: видно сумму, способ, кто принял и когда.
• Платёж уходит в заказ этой брони на кассе предоплатой — ровно так же, как его проводил бы кассир руками. Чек при этом не закрывается: гость ещё не пришёл.
• Внесли часть — это предоплата: смета остаётся открытой, к оплате показывается остаток. Внесли всё — смета закрывается, состав становится обязательством и гость его больше не правит.
• Больше суммы сметы принять нельзя.

Касса выключена или у брони ещё нет резерва — оплата всё равно записана у нас, но в интерфейсе честно появится «на кассу не ушла, проведите вручную». Молчаливого «провёл в iiko» тут не бывает: это самая дорогая ложь на этом экране.

Оплаченный предзаказ сразу становится подтверждённым — это уже не черновик, а обязательство заведения. Гость менять его больше не может, вы — можете.

Гость, который пришёл через Telegram, видит тот же банкет в разделе «Мои брони» — и попадает по кнопке на ту же самую страницу. Путь один, независимо от того, откуда гость пришёл.

Что видит кассир в iiko

Состав предзаказа ложится в заказ этой брони на кассе: блюда уходят кухне обычным путём, а уже внесённые гостем деньги встают в чек предоплатой. Кассиру остаётся закрыть счёт, когда гость поест.

Заказа у брони ещё нет — WellCa откроет его на столе брони и свяжет с ней. Бронь при этом не «садится»: гость числится ожидаемым, пока не придёт.

🔴 Не заводите на кассе вторую бронь под предзаказ. Если состав ещё не виден на кассе — он приедет сам (см. ниже). Бронь-пустышка перехватывает заказ гостя на себя, и настоящая бронь остаётся без чека: в отчётах два визита вместо одного, а предоплата висит не на той брони.

Когда состав уезжает: как только предзаказ оплачен, согласован или изменён. Если брони ещё нет на кассе (её не подтвердили) — WellCa подождёт и отправит состав сразу после подтверждения. Проверка идёт каждые 15 минут, пока не получится.

Повторно один и тот же предзаказ не отправляется никогда — ни блюда, ни деньги задвоиться не могут. Если состав по этой брони уже стоит на кассе (например, его успели ввести руками), WellCa второй раз его не пошлёт.

Блюдо не нашлось в меню кассы. На кассу уедут остальные позиции, а название пропущенного будет в истории брони — это обычно свободная строка сметы (оформление зала, торт гостя) или блюдо, которого нет в номенклатуре iiko. Такие позиции кассир добавляет сам.

Что нужно, чтобы это работало: касса с плагином WellCa версии 1.4.22 и выше и включённый пункт «Предзаказ к броне» в настройках интеграции. На старой кассе всё работает как раньше: состав уходит текстом в комментарий резерва — пожелания гостя, позиции с количеством, итог и внесённая сумма. Комментарий заполняется и в новой версии — как подстраховка.

Напоминания

Кнопка «Напоминания» в шапке — правила «что отправить, кому и за сколько часов до начала». Работают из коробки четыре:

• За 7 дней — гостю: «проверьте и подтвердите состав», со ссылкой на его страницу. Только если состав есть и ещё не согласован.
• За 3 дня — в чаты заведения: предоплата не внесена.
• За сутки — в чаты заведения: состав банкета, кухне.
• За 3 часа — в чаты заведения: банкет сегодня — гость, столы, пожелания.

Три последних уходят только когда состав собран. Причина простая: банкетом считается и просто большая компания, и без этого условия в чат каждый день падает «Завтра банкет… состав не собран» по броням, где заказывать никто ничего не собирался. Рассылка при этом работает исправно — но читается как мусор, и её перестают читать вовсе.

Под каждым правилом WellCa показывает, во что оно превращается прямо сейчас: скольких ближайших банкетов касается и куда уйдёт. Если ни один чат не подписан на банкеты или у гостей нет Telegram — это видно здесь же, красным, до того как правило понадобится.

Каждое правило можно переписать: часы, адресата (гостю / в чаты заведения), условие (всегда, если смета не собрана, если состав не согласован, если не оплачено, если оплачено) и сам текст. В тексте доступны подстановки: {guest_name}, {date}, {time}, {guests}, {tables}, {total}, {items}, {wishes}, {link}, {booking_id}.

Кому именно уходит сообщение «в чаты заведения» — настраивается там же, где остальные уведомления: уведомления в Telegram. Отдельного списка получателей у банкетов нет специально, чтобы адреса не разъезжались.

Каждое напоминание по каждому банкету уходит ровно один раз — даже если сервер перезапустился.

Дальше

• Как устроен приём броней и карта залов: Приём броней и карта залов.
• Если за банкетом стоит готовый набор — детский пакет, квест: Услуги и пакеты.

Праздники

Банкет часто начинается с заявки гостя на сайте: как её принять и превратить в бронь — Праздники: заявки с сайта, пакеты и повод в брони.

Приход гостя, заказ и остаток денег

У обычной брони и банкета теперь одно действие — «Открыть обслуживание». Оно открывает либо находит заказ этой брони, переносит ранее подготовленный состав и сохраняет внесённые деньги как предоплату. В карточке банкета видны номер заказа и тот же честный статус кассы, что на карте зала.

Новый банкет, принятый по звонку или в переписке, сразу создаётся как обычная подтверждённая бронь. Поэтому стол, приход, заказ, отмена и история больше не живут в отдельной ручной карточке. Старые ручные карточки остаются доступными и открываются тем же действием.

Денежный баланс

В смете отдельно показаны:

• внесено — сколько денег фактически принято;
• возвращено — сколько уже отдано гостю;
• осталось внесено — чистая предоплата после возвратов;
• к оплате — остаток полной сметы.

Повтор после сетевой ошибки не принимает деньги второй раз. Если WellCa уже записала оплату, но касса её не подтвердила, появляется отдельное действие повторной отправки в кассу — сумма в брони при этом не увеличивается.

Если касса могла принять платёж, но потерялся только ответ, автоматический повтор блокируется: сначала проверьте чек на кассе. Это защищает от второй оплаты на ту же сумму.

Возврат

Нажмите «Оформить возврат», укажите сумму и причину. Если касса не даёт безопасно вернуть предоплату автоматически, WellCa создаст состояние «ожидает ручного возврата»:

1. верните деньги гостю тем же способом на кассе или в банке;
2. нажмите «Деньги возвращены — подтвердить»;
3. только после подтверждения сумма попадёт в «возвращено» и уменьшит чистую предоплату.

Нельзя вернуть больше фактически внесённого остатка. Повтор подтверждения с тем же ключом не создаёт второй возврат.

Активная ссылка на оплату не даёт отменить бронь молча. Администратор сначала закрывает ссылку в WellCa; если гость всё же успел оплатить закрытую бронь, сумма попадёт в «ожидает возврата», а не потеряется.

Связанная тема: Приём броней и карта залов.

Во «Входящих» у части карточек есть «✨ AI предлагает» — готовый следующий шаг одной кнопкой: «AI предлагает» во входящих.