Уведомления персоналу: Telegram и MAX

Служебные уведомления — о бронях, заказах, отзывах, вопросах гостей — WellCa присылает персоналу в мессенджеры: Telegram и MAX. Их отправляет тот же бот заведения, который общается с гостями: отдельного бота заводить не нужно. Один бот обслуживает сколько угодно каналов, в каждом — свой набор уведомлений. Можно совмещать: часть чатов в Telegram, часть в MAX.

В заведении работают два разных бота, и настраиваются они в разных местах. Гостевой бот — бот вашего заведения: общается с гостями и присылает всё, что описано в этой статье. Рабочий бот — бот WellCa для сотрудников: чек-листы, смены, задачи; его настройки живут в соседнем контуре «Рабочий бот» и видны, только если подключён модуль «Персонал». Эта статья — про гостевого.

Шаг 1. Получите код подключения

Новый чат подключается одноразовым кодом — так к уведомлениям заведения не подключится посторонний.

1. Откройте CRM → Коммуникации → Уведомления в чаты и нажмите «Подключить чат».
2. Кабинет покажет шестизначный код. Он действует 15 минут и работает один раз — для каждого нового чата берите свежий код.

Шаг 2. Подключите чат в Telegram

1. Создайте закрытый канал или группу для персонала. Не добавляйте бота в публичный канал заведения — служебные сообщения увидят гости-подписчики.
2. Добавьте бота заведения в этот чат и назначьте администратором.
3. Напишите в чате: /settings КОД (код из шага 1).
4. Отметьте галочками, какие типы уведомлений получать в этот чат, и сохраните.

Шаг 2 (вариант). Подключите чат в MAX

Понадобится подключённый MAX-бот заведения — как его создать, описано в статье MAX-бот: создание и подключение.

1. Создайте закрытый групповой чат для персонала в MAX.
2. Добавьте MAX-бота заведения в этот чат — бот поздоровается и подскажет шаги.
3. Напишите в чате: /settings КОД.
4. Отметьте типы уведомлений и нажмите «Сохранить».

В MAX уведомления приходят текстом без кнопок действий: подтверждение брони из уведомления пока доступно только в Telegram и в кабинете WellCa.

Уже подключённые чаты перенастраиваются без кода: администратор пишет /settings, а галочки меняются в кабинете: CRM → Коммуникации → Гостевой бот → Каналы. Там перечислены все чаты гостевого бота, у каждого виден его канал (Telegram или MAX) и набор событий, разложенный по разделам: «Гости и брони», «QR-меню», «Продажи», «Отзывы», «Служебные».

Типы уведомлений

• 📋 Бронирования — новые брони и заявки на бронь.
• 🛵 Доставка — заказы доставки.
• ⭐ Отзывы — новые отзывы гостей.
• 😡 Негативные отзывы — отдельный тип для отзывов на 1–2 звезды: можно направить только менеджменту.
• 🎫 Покупка билетов — билеты на события.
• 🎁 Сертификаты — покупка подарочных сертификатов.
• 🌙 Закрытый клуб — заявки на вступление в закрытый клуб.
• 👤 Регистрации — новые регистрации гостей и выпуск карт.
• 🍽 QR-меню заказы — заказы гостей со столов через QR-меню.
• 🙋 Вызов официанта / 💨 Вызов кальянщика — кнопки вызова из QR-меню.
• 🧾 Запрос счёта / 💳 Оплата счёта — гость попросил счёт или оплатил его онлайн.
• 📦 Предзаказы — предзаказы гостей (например, к брони).
• 💬 Сообщения гостей (раньше «AI вопросы») — новые сообщения гостей, напоминания о неотвеченных и вопросы, на которые AI-ассистент не смог ответить; сюда же приходят обработанные им отклики на вакансии и коммерческие предложения. Когда присылать и когда напоминать, настраивается у чата: Сообщения гостей: уведомления и напоминания.
• 🔔 Приход гостя — известный гость пришёл по брони или его карту привязали к столу (подробнее ниже).
• 🏆 Лояльность — события умной лояльности: запуск челленджей, анонсы для гостей.
• 🎉 Банкеты — напоминания по банкетам: депозит не внесён, состав кухне, банкет сегодня.
• 📥 Входящие документы ЭДО — накладные от поставщиков из СБИС и Диадока.
• ⚠️ Алерты интеграций — проблемы синхронизации с iiko и другими интеграциями; в сообщении сразу совет, что сделать.

Рекомендуемая структура каналов

Один бот — все каналы, различается только набор галочек. Проверенная схема:

• БРОНИ — типы «Бронирования» и «Предзаказы»; для хостес и администраторов зала.
• ВОПРОСЫ ГОСТЕЙ — «Сообщения гостей», «Отзывы», «Негативные отзывы»; для менеджмента.
• ДОСТАВКА / ЗАКАЗЫ — «Доставка», «QR-меню заказы», «Вызов официанта», «Запрос счёта», «Оплата счёта»; для смены в зале и кухни.

Небольшой команде можно начать с одного чата на всё, а по мере роста разнести по тематическим каналам. Мессенджер выбирайте тот, где команда реально живёт: типы уведомлений и в Telegram, и в MAX одинаковые.

Приход гостя: теги и заметки реплаем

Тип «Приход гостя» превращает канал смены в живую ленту. Когда гость приходит по брони или его карту сканируют за столом, в канал падает сообщение вида:

🔔 Анна П. · Стол 7 · 🎂 День рождения через 3 дня · 🏷 Не была 30 дней · 👛 3 200 бонусов

Теги подставляются автоматически из карточки гостя и сегментов: ближайший день рождения, «спящий» гость, партнёрские метки, аллергии, любимые блюда и заметка прошлого визита.

Заметка реплаем (в Telegram): ответьте на такое сообщение прямо в чате — например, «аллергия на арахис» или «в прошлый визит был недоволен стейком». Текст сохранится в карточку гостя как заметка персонала и всплывёт в уведомлении при его следующем приходе.

Если уведомления приходят не туда или дублируются

• Код не подходит — код одноразовый и живёт 15 минут: нажмите «Подключить чат» ещё раз и используйте свежий код.
• Дубли — один тип отмечен в нескольких чатах. Откройте CRM → Коммуникации → Гостевой бот → Каналы и снимите лишние галочки.
• В Telegram-чат ничего не приходит — проверьте, что бот всё ещё администратор чата и уведомления для этого чата включены (не поставлены на паузу).
• В MAX-чат ничего не приходит — проверьте, что MAX-бот не удалён из чата, токен MAX-бота указан в WellCa, а уведомления для чата включены. Отправьте тестовое сообщение со страницы «Уведомления в чаты».
• Сообщения падают в публичный канал — уберите оттуда бота и подключите отдельный служебный чат.

Смотрите также

• MAX-бот: создание и подключение
• Профиль бота: название, описание и логотип
• Приём броней и карта залов
• Пометки для персонала: теги гостя из сегментов
• Подключение ВКонтакте: бот, сообщения и мини-приложения

Доступ к чатам

При увольнении сотрудника доступ к рабочим чатам отзывается в один клик, а история переписки остаётся у заведения: Доступ к рабочим чатам.

Сводка по броням на вечер

Помимо разовых уведомлений WellCa может присылать смене ежедневный дайджест по броням — час-пик по залам, крупные компании, депозиты и поводы: прогноз загрузки.

Рабочий чат сотрудников можно ещё и подключить к поиску и отчётам — это отдельная настройка: Рабочие Telegram-чаты: подключение к WellCa. Кто входит в такой канал по должностям и какие рабочие события туда приходят — настраивается в контуре «Рабочий бот», отдельно от гостевых.

Уведомления внутри кабинета

Всё выше — про сообщения в Telegram и MAX. Внутри самого кабинета есть отдельный личный выключатель: колокольчик в разделе «Брони» гасит всплывающие сообщения гостей и карточки входящих звонков только вам, не затрагивая коллег. Кому вообще показывать звонки, решает право «Телефония» у должности — подробнее в статье как подключить телефонию.

Как те же уведомления выглядят внутри приложения и кабинета (не в Telegram) — в статье Карточки уведомлений в рабочих чатах.

События видно и внутри кабинета, без мессенджера: колокольчик уведомлений в шапке. Какие из них присылать лично вам, при каких порогах и каким каналом — Мои уведомления: события, каналы и пороги.

Обучение сотрудников

Если обучение должно проходить без Telegram, используйте настройку «Обучение только в веб-приложении».

Этот же бот принимает фото от смены в фотобанк (подпись «в банк меню: Бамбл») и присылает посты на согласование: Соцсети: идеи, посты и фото заведения.