Ресепшн в общей кассе

Ресепшн — рабочее место администратора и хостес прямо в кассе WellCa. Отдельное приложение ставить не нужно: войдите в кассу по своему PIN и нажмите плитку «Ресепшн».

Плитку видят сотрудники, у которых в должности есть права ресепшна: правка броней или отметки сотрудников по лицу. Нет плитки — попросите руководителя добавить право вашей должности.

Ресепшн открывается картой зала. Рядом — колонка броней по группам: Опаздывают, Время заканчивается, Гости в зале, Без брони и Ожидаются. На компьютере и широком планшете колонка стоит слева от карты, на узком экране — под картой. Переключатель «Список» показывает все брони дня строками; касса запомнит, какой вид вы выбрали.

Брони

• Список дня. Все брони на выбранную дату. Дату можно листать, сверху — фильтры по статусам.
• Поиск по имени гостя, телефону или номеру стола.
• Карта зала. Залы переключаются сверху, столы окрашены: свободен, есть бронь, занят. Нажмите на стол — откроются его брони и кнопка новой брони на этот стол.
• Группы у карты. У каждой группы — число броней и гостей, группу можно свернуть. Нажмите на бронь — откроется её карточка. «Опаздывают» — гость не пришёл через 15 минут после начала брони; «Время заканчивается» — до конца брони меньше 30 минут; эти две группы считаются только для сегодняшнего дня. «Без брони» — столы, где открыт заказ без брони, с числом гостей; нажмите на строку — стол подсветится на карте.
• Без стола / заявки. Первая группа у карты — брони, которым ещё не назначили стол (с сегодняшнего дня), и заявки гостей из бота и с сайта, которые никто не разобрал. Бронь без стола откройте и выберите стол кнопкой «Пересадить» или в «Изменить бронь». Заявку можно «Оформить бронь» — откроется форма с данными гостя, стол выберите сами — или «Отклонить». Гостю касса не пишет: после брони по заявке позвоните гостю сами. Подтвердить заявку с сообщением гостю можно в админке.
• Новая бронь и правка — гость, дата и время, число гостей, стол, заметка. У новой брони выберите статус — «Ожидание» или сразу «Подтверждена» — и источник: звонок, гость без брони, сайт и другие из справочника заведения. Дату брони можно перенести в правке — касса покажет, если на стол в новый день уже есть бронь.
• История изменений. В карточке брони внизу — свёрнутый блок «История изменений»: кто и когда создал бронь, менял статус, время или стол.
• Статусы: подтвердить, посадить гостей, отменить с указанием причины, пересадить за другой стол.
• Пересечение. Если на стол уже есть бронь в это время, касса предупредит до сохранения.
• Лист ожидания. Кнопка «Лист ожидания» в шапке броней — гости, которым сейчас нет стола, число в скобках — сколько ждут. «Добавить в лист»: имя, телефон, гости, желаемое время, до какого времени ожидание актуально и какие столы подойдут (нужен любой один). Когда стол освободится, на записи появится «Можно принять». Кнопки: «Оформить бронь» — форма брони с данными гостя, запись уйдёт из листа; «Позвонили, предложили стол» — отметка, что вы предложили стол и ждёте ответа; «Убрать». Гостю касса не пишет — звоните ему сами.

Гости

Найдите гостя по имени или телефону — откроется карточка: телефон, бонусы, фото гостя. Кнопка «Забронировать» создаёт бронь, где гость уже подставлен.

Чаты

Переписка с гостями из Telegram, VK, MAX и с сайта — та же, что в разделе «Чаты» админки. Отвечать можно прямо из кассы. Вкладку видят только сотрудники с правом на чаты.

Звонки

• История звонков: входящие, исходящие и пропущенные. Запись разговора слушают только сотрудники с таким правом.
• Входящий звонок открывает окно поверх ресепшна: карточка гостя и его брони — можно сразу записать бронь.
• Звонки приходят от телефонии заведения и с рабочего телефона. Чтобы ловить звонки рабочего телефона, установите на него приложение сотрудника (Android, версия 0.30.0 или новее), откройте настройки уведомлений и включите «Ловить звонки на этом телефоне». Телефон спросит разрешение — разрешите. Переключатель видят только сотрудники с правами ресепшна.

Отметки сотрудников

• Приход и уход по лицу. Сотрудник смотрит в камеру — касса узнаёт его и ставит отметку.
• «Записать лицо сотрудника» — для новичка или если касса плохо узнаёт человека.

Без интернета касса делает фото: на компьютере — камерой компьютера, на планшете открывается камера планшета. Фото из галереи не принимается — только снимок сейчас. Отметка помечается «Ждёт отправки» и уходит сама, когда появится интернет. Время прихода — время снимка, а не время отправки.

Если по фото человека не узнали, руководитель увидит отметку в «Посещаемость» → «Не подтверждены»: выбирает сотрудника и подтверждает. Приход встанет со временем фото.

Радио

Вкладка «Радио» показывает, что сейчас играет и на каком устройстве. Эфир играет на закреплённом устройстве заведения.

Кнопки «Играть здесь» и «Закрепить» доступны сотруднику с правом на настройки радио; касса попросит подтвердить. Когда касса блокируется, музыка не прерывается.

Банкеты и брони на карте

Банкет из раздела «Банкеты» админки виден на карте зала кассы — и у официанта, и на ресепшне. Стол под банкетом — малиновый, на нём время и число гостей: «Банкет 19:00 · 40 чел». На карте ресепшна банкет показан на выбранную дату, стол под ним считается занятым. В карточке стола — название банкета, время, гости и номер брони, если банкет заведён из брони. Большая бронь без карточки банкета остаётся обычной бронью. Заводят и правят банкеты в админке.

Бронь видна на столе в любом живом статусе: ожидается, опаздывает, пришёл и за столом — «Бронь 19:00 · Анна · 2 чел». На занятом столе видно, кто сидит по брони.

Когда гость пришёл, нажмите на стол и «Гость пришёл» — откроется заказ, к которому уже привязан гость брони: скидки и бонусы пойдут на него, как с картой гостя. Если заказ на столе открыли раньше без гостя, в карточке стола будет кнопка «Привязать гостя брони». Отменить бронь можно маленькой кнопкой внизу карточки — касса спросит подтверждение.

Без интернета банкетов на карте нет — брони и заказы работают как обычно.

Если пропал интернет

Если в заведении стоит офлайн-касса, ресепшн продолжает работать без связи:

• Брони и гости работают как обычно. Правки сохраняются на кассе и уходят в облако, когда связь вернётся.
• На броне видно, что с ней: «Ждёт связи» — ещё не отправлена; «Изменена, пока не было связи» — правка сделана офлайн; «Не принята: причина» — облако правку не приняло. Такую бронь проверьте и уберите кнопкой «Убрать с кассы».
• Чаты и звонки без интернета не работают — на вкладке будет надпись «Нужен интернет». Так же без интернета нет листа ожидания, заявок гостей и выбора источника брони — кнопки просто не появятся.

Отметки по фото тоже копятся и уходят сами — см. раздел «Отметки сотрудников».

Дальше

• Приём броней и карта залов
• Офлайн-приложение ресепшна (ПК и планшет)
• Радио: эфир и музыка в зале

Все рабочие места заведения — кассы, ресепшн, экраны кухни — одним списком, в браузере или программой на ПК: Терминалы: касса, ресепшн, кухня — в браузере или программой на ПК.