Хранилище: сколько данных занимает заведение

Раздел Настройки → Хранилище показывает, сколько места занимают данные вашего заведения: фотографии, вложения в чатах, сгенерированные материалы, записи и вложения встреч.

Почему цифра обновляется раз в сутки

Объём считается ночью, один раз. Это не задержка и не ошибка: чтобы получить точную цифру, система сверяет все ссылки на файлы со всеми файлами на диске — такой подсчёт занимает минуты и не может выполняться при каждом открытии страницы.

Поэтому под заголовком указана дата, на которую посчитаны данные. Файл, загруженный сегодня, попадёт в цифру завтра.

Если раздел сообщает, что объём ещё не посчитан, значит ночной расчёт для заведения пока не проходил — данные появятся на следующий день.

Из чего складывается объём

Список показывает вклад каждого типа данных: медиа чатов, AI-контент, фото и видео блюд, радио, рассылки, вложения встреч.

Под некоторыми строками написано, что часть файлов хранится во внешнем сервисе. Так бывает, например, с фотографиями блюд, загруженными в вашу кассовую систему: место в WellCa они не занимают, но и заведению не принадлежат — при смене кассы такие изображения пропадут. Если визуал важен, загрузите фотографии через WellCa.

Сколько хранить

В блоке «Сколько хранить» можно задать срок для каждого типа данных. По истечении срока удаляется сам файл, а запись остаётся:

• у сообщения в чате сохраняется текст, исчезает только вложение;
• у вложения встречи остаётся распознанное содержимое;
• у сгенерированного материала сохраняется запрос, по которому его можно создать заново.

Минимальный срок — 7 дней. Пока срок не включён, данные хранятся без ограничения и ничего не удаляется.

Если срок не задан вами, может действовать общая настройка платформы — она подписана в строке. Ваша настройка всегда важнее общей.

Удаление необратимо. Файл, удалённый по сроку, восстановить нельзя, поэтому включайте срок осознанно и начинайте с большего значения.

Ограничение объёма

Если в вашем тарифе есть ограничение по объёму, под цифрой появится полоса заполнения:

• зелёная — места достаточно;
• жёлтая — место подходит к концу, стоит настроить сроки хранения;
• красная — место закончилось.

Когда место заканчивается, загрузка новых файлов может быть остановлена. Освободить его можно тремя способами: настроить сроки хранения, подключить своё хранилище или увеличить объём в тарифе.

Своё хранилище

Тяжёлое и редко нужное — записи, старые фотографии, архивы — можно увозить на собственный Google Диск заведения. Такие файлы перестают занимать место в тарифе, но остаются доступны из системы: WellCa продолжает показывать их сам, беря с вашего диска.

Подключение выполняется один раз: нажмите «Подключить Google Диск» и разрешите доступ своим аккаунтом Google. Отключить доступ можно в любой момент — с этого момента система перестаёт пользоваться вашим диском.

Если кнопки нет, значит подключение своего хранилища в вашем кабинете пока не активировано.

Связанные темы

• Как сменить тариф
• Организация, оплата и доступы

Таблицы и документы как источники

Клиенту не нужны API-ключи или собственный проект Google Cloud. Нажмите «Подключить Google Диск», войдите в Google, затем нажмите «Выбрать документы».

Google откроет стандартное окно выбора. WellCa получит доступ только к отмеченным таблицам, документам, PDF, CSV и текстовым файлам — остальные файлы на диске останутся невидимыми.

Выбранный источник можно удалить из списка в любой момент. Это прекращает синхронизацию; исходный файл в Google не удаляется.

Что ассистент делает с выбранными документами — в отдельной статье: документы Google Диска.