Формы заявок: ссылка, QR и код для сайта

Форма заявки — это страница, которую заполняет гость: «хочу отметить день рождения», «перезвоните мне», «хочу у вас работать». Всё, что он написал, попадает в кабинет и в ваш рабочий чат в Telegram.

Раньше такая форма была одна и только про мероприятия, а её адрес нигде не показывался — по нему не пришло ни одной заявки. Теперь форм может быть сколько нужно, и у каждой есть своя короткая ссылка.

Заведите форму

Раздел Заявки → Формы заявок, кнопка «Создать форму». Выберите вид — под него сразу подставятся нужные поля:

• Мероприятие — повод, дата, число гостей, бюджет на человека, пожелания. Можно показать гостю ваши пакеты с ценами.
• Обратный звонок — самая короткая: имя, телефон и что интересует.
• Вопрос — с почтой, если ответ нужен письмом.
• Вакансия — кем хочет работать и какой опыт. Заявки приходят отдельной вкладкой и не мешаются с гостевыми.
• Кейтеринг — дата, сколько человек, что нужно.
• Своя — если ничего из перечисленного не подходит.

Поля можно менять: переименовать подпись, сделать обязательным, добавить своё. Имя и телефон убрать нельзя — без них по заявке некому перезвонить.

Дайте гостю ссылку

На карточке формы есть её адрес — короткий и человеческий, вида https://wellca.ru/f/moresko. Адрес можно поменять на свой, если он ещё свободен.

Три способа ей воспользоваться:

1. Ссылка. Поставьте в шапку сайта, в описание профиля в соцсетях, в сообщение бота, в рассылку. Работает везде, где можно кликнуть.
2. QR-код. Скачайте и поставьте на стол, в меню, на афишу праздника. Гость наводит камеру и заполняет форму с телефона.
3. Код для сайта. Если хотите, чтобы форма была прямо на странице сайта, а не по ссылке, — нажмите «Код для сайта», скопируйте и отправьте тому, кто ведёт ваш сайт. Ему нужно вставить это в нужное место страницы, больше ничего.

К ссылке можно дописать метку источника: ?utm_source=vk&utm_campaign=novyy-god. Метка приезжает вместе с заявкой — будет видно, откуда пришёл гость и какая площадка окупается.

Форма во ВКонтакте

В главное меню сообщества и в раздел «Услуги» ВК не даёт поставить ссылку на сторонний сайт. Для этого на карточке формы есть отдельная ссылка — «Ссылка для ВКонтакте», вида https://vk.com/app54653094?action=form&form=moresko…. Она ведёт через мини-приложение ВК, поэтому ВК её принимает, а гость сразу попадает на вашу форму, без лишних экранов.

Как поставить:

1. Главное меню сообщества. Управление сообществом → Меню → «Новая ссылка», вставьте ссылку для ВКонтакте и подпишите кнопку, например «Оставить заявку».
2. Услуги. Управление → Разделы → включите «Услуги», добавьте услугу (например «Банкет» или «Кейтеринг») и в поле ссылки на кнопку вставьте ту же ссылку.

Заявки, пришедшие так, помечены источником vk — видно, что гость пришёл из сообщества.

Что происходит с заявкой

Заявка попадает в раздел Заявки и одновременно в рабочий чат в Telegram — туда же, куда приходят брони. В чате сразу видно, что за обращение, от кого и по какому телефону, плюс напоминание ответить в течение часа: гость в этот момент обзванивает всех подряд.

В кабинете заявки разложены по видам и по вкладкам «Новые», «В работе», «Продано», «Отказ». Работа менеджера — три кнопки: «Взял в работу», «Создать бронь» и «Отказ» с причиной. Причина остаётся в заявке: через месяц будет видно, что вы теряете на «не было свободного зала», а что на цене.

Если уведомление в чат не ушло — не подключён бот или нет рабочего чата с уведомлениями о бронях — заявка всё равно сохраняется, а причина пишется прямо в её карточку. Как настроить чат: Рабочие чаты в Telegram.

Что нельзя потерять

• Форму, по которой уже приходили заявки, система не удаляет, а выключает: иначе из истории пропало бы, откуда пришёл гость. Выключенная форма перестаёт открываться по ссылке.
• Адрес формы уникален на всю систему. Если при смене адреса написано «занят» — придумайте другой, например с городом или поводом: moresko-korporativ.

Дальше

• Праздник целиком, от заявки до брони с пакетом — Праздники: заявки с сайта, пакеты и повод в брони.
• Если гость хочет просто столик, а не праздник, — Виджет брони на сайт.

Настройки заявок

Над списком форм — карточка «Настройки заявок». Она общая для всех ваших форм: это про работу команды, а не про конкретную форму.

Напоминание о непринятой заявке. Гостю на форме обещано, что вы перезвоните в течение часа. Если за это время заявку никто не взял в работу, в рабочий чат придёт напоминание со списком тех, кто ждёт, и временем ожидания. Срок настраивается — от 15 минут до суток. Напоминание приходит один раз на заявку: чат, который повторяет одно и то же каждые десять минут, перестают читать целиком.

Куда приходят заявки. По умолчанию — туда же, куда брони. Если заявок много и они мешаются с бронями, выберите «В отдельный чат для заявок» и отметьте нужный чат галочкой «Заявки с форм» в настройках Telegram-чатов. Пока галочки нет, заявки продолжают приходить в чат броней — не потеряются.

Кто ведёт заявки. Три варианта:

• никто — как раньше: заявка приходит общая, кто первый нажал «Взял в работу», тот и ведёт;
• всегда один человек — заявка сразу закрепляется за выбранным сотрудником, и его имя видно в чате;
• по очереди — вы задаёте список, и каждая новая заявка достаётся следующему в нём, по кругу. Очередь не сбивается после обновлений системы.

Если человек, назначенный ответственным, уволился или выпал из активных сотрудников, настройка сохраняется — вы увидите его в списке и сможете заменить осознанно.