Инвентаризации: график, пересчёт и проверка

Раздел «Склад → Инвентаризации → График и проведение» объединяет весь процесс: от регулярного задания до проверки результата.

Создать график

1. Выберите свою POS или iiko.
2. Укажите склад, дату первого пересчёта и периодичность: один раз, каждую неделю или каждый месяц.
3. Назначьте сотрудников, которые будут считать позиции.
4. Сохраните график. В назначенное время WellCa создаст отдельную инвентаризацию и покажет её сотрудникам.

Сотрудник видит только задания выбранной организации, к которым он назначен. Если в шапке выбран KUB, экран не подставит сохранённую организацию из другой сессии.

Провести в приложении

В приложении сотрудника откройте «Инвентаризации» на главной странице:

1. откройте назначенный склад;
2. внесите фактическое количество каждой позиции;
3. сохраните промежуточный результат или отправьте весь пересчёт на проверку.

Если управляющий нашёл ошибку, задание вернётся со статусом «На пересчёт». После исправления его можно отправить повторно.

Проверить и провести

Управляющий открывает пересчёт со статусом «Ждёт проверки» и выбирает:

• Вернуть на пересчёт — складские остатки не меняются;
• Подтвердить — результат готов к проводке;
• Провести по складу — для своей POS создаётся одна корректировка и остатки становятся равны подтверждённому факту.

Повторное нажатие или сетевой повтор не создают вторую проводку.

Как работает iiko

В WellCa доступны график, назначение сотрудников, мобильный пересчёт, проверка и общая аналитика. На текущей версии KUB iiko Server публичный API создания и проведения документа инвентаризации недоступен. Поэтому подтверждённый результат завершается управляющим в iikoWeb → Управление складом → Инвентаризация. WellCa прямо показывает это ограничение и не выдаёт внутреннее подтверждение за проводку iiko.

Аналитика

Вверху раздела видно:

• сколько инвентаризаций создано;
• сколько ждут проверки или возвращены на пересчёт;
• сколько складских корректировок подтверждено;
• суммарное расхождение факта с ожидаемым количеством.

Связанные темы:

• Хронические минусы и маржа
• Списания на сотрудников

Шаблон: что именно считать

Перед графиком создайте шаблон пересчёта:

1. выберите источник — своя POS или iiko;
2. выберите реальный склад из списка;
3. отметьте товары и заготовки по категориям;
4. для каждой позиции укажите способ подсчёта.

Ручные коды склада и товара вводить не нужно. WellCa берёт названия, единицы и остатки из выбранной организации и не даст добавить позицию другого склада.

Товар в базовых единицах

Например, молоко — в литрах, стаканы — в штуках. Сотрудник вводит один фактический остаток.

Упаковки + остаток

Если в коробке 100 стаканов, сотрудник вводит 3 коробки + 7 штук, итогом будет 307 штук. Размер фасовки фиксируется в шаблоне и не меняет старые инвентаризации задним числом.

Партии заготовки + остаток

Если одна партия соуса даёт 5 кг, ввод 2 партии + 0,4 кг даст 10,4 кг. Заготовка считается отдельной складской позицией и не разворачивается повторно в ингредиенты при проводке — иначе остатки списались бы дважды.

Назначение по должностям

В графике можно выбрать:

• по должностям — например, все бармены выбранной организации;
• только выбранные люди;
• должности + выбранные люди.

Отдельным списком задаются исключения. Перед сохранением WellCa показывает, кто реально получит задание. При каждом новом запуске список пересчитывается: новый сотрудник нужной должности войдёт автоматически, уволенный или удалённый из организации — нет. История уже начатого пересчёта при смене должности не переписывается.

Где списания и накладные

Внутри инвентаризаций остаются только график, документы инвентаризации, расхождения и хронические минусы. Списания и накладные открываются в разделе «Склад → Движения».

Правила подсчёта в шаблоне

Шаблон хранит не только список позиций, но и то, как его считают. Правила запоминаются в момент запуска: если позже поменять шаблон, уже завершённые инвентаризации останутся с прежними правилами.

• Слепой пересчёт — сотрудник не видит учётный остаток и вводит только факт. Управляющий расхождение видит всегда.
• Порядок обхода — по категориям (как на полке), по алфавиту или свой порядок из шаблона.
• Округление ввода — до 0,001 / 0,01 / 0,1 или до целых. Сервер округляет итог сам, чтобы у всех считалось одинаково.
• Разрешить позиции вне шаблона — сотрудник может добавить то, что нашёл на складе; такие строки помечаются «добавлено на месте».

Допуски: что считается расхождением

Допуск задаётся в процентах и, при желании, в единицах. Для отдельной позиции можно поставить свой процент — он важнее общего.

• Строка в допуске — расхождение считается нормальным разбросом.
• Строка выше допуска — подсвечивается управляющему и, если включено требование комментария, не даст отправить пересчёт без объяснения.
• Автоподтверждение — если все строки в допуске, пересчёт сразу становится проверенным, без ручного шага.
• Автопроводка (только своя POS) — выполняется после подтверждения и только когда расхождений выше допуска нет. При превышении проводку делает управляющий вручную.

График: дни недели, время и дедлайн

В графике задаются конкретные дни недели, время старта и дедлайн выполнения. Пересчёты создаются автоматически: например, «Пн и Пт в 22:00, дедлайн 2 часа». Просроченные пересчёты видны на вкладке «Обзор» и в приложении сотрудника.

Кто считает

К «по должностям», «только выбранные» и «должности + выбранные» добавился режим «кто на смене в этот день»: задание получают сотрудники, у которых на дату пересчёта стоит смена. Если добавить ещё и должности, режим оставит только тех, кто на смене и в нужной должности.

Ограничения по числу людей:

• минимум — если подходящих сотрудников меньше, пересчёт не создаётся, а график остаётся в очереди (лучше пусто, чем задание, которое некому выполнить);
• максимум — лишние в задание не попадают, но остаются в истории назначения, чтобы было видно, кого отсекло правило.

В приложении сотрудника

• Видно, сколько позиций уже посчитано и до какого времени нужно закончить.
• В поле количества можно писать выражение: «2,5+3» превратится в 5,5 — калькулятор не нужен.
• У каждой строки есть комментарий: при расхождении выше допуска он обязателен, если это включено в шаблоне.

Разницу между учётными остатками и остатками iiko можно закрыть проводкой при закрытии месяца: Закрытие месяца.

Дальше

• Сообщения персоналу: итоги инвентаризации в чат зоны — кнопка «Подвести итоги для сотрудников» и авто-предложение после завершения приёмки.