Заявки поставщикам: от расхода склада до приёмки

Закупка в заведении обычно живёт в голове у одного человека: он помнит, что перчатки кончаются к четвергу, а трубочки берут у двоих и у одного дешевле. Раздел «Закупки» переносит это в систему: считает потребность по фактическому расходу склада, подсказывает, у кого брать, собирает заказы и потом проверяет, что поставщик привёз ровно то, что обещал.

Найти: Бэк-офис → Закупки → вкладка «Авто-заявки».

Три вещи, которые не надо путать

• Заявка цеха (ЗАК-…) — что нужно бару, кухне или хозке. Её собирают и согласовывают. Это то, с чем работает человек.
• Отправка поставщику (PO-…) — что уйдёт конкретному поставщику. Собирается системой и копит позиции из всех цехов: если яблоки заказала и кухня, и бар, поставщик получит одно письмо с одной строкой.
• Позиция — знает и свой цех, и свою отправку. Поэтому в отправке видно, чей это товар, а в заявке — кому он уйдёт.

Откуда берутся цифры

Расход считается по обороту склада iiko за выбранный период, а не по продажам всей организации. У каждого цеха свой склад — поэтому список бара и список кухни разные, и в кухонную заявку не попадёт вермут.

• Кухня и бар расходуются списаниями по тех-картам: система видит их автоматически.
• Хозтовары никто не списывает документами — их расход проявляется недостачей на инвентаризации, и она тоже учитывается. Именно поэтому хозку важно инвентаризировать регулярно: иначе системе неоткуда узнать, сколько уходит перчаток.
• Остаток берётся из ночной выгрузки iiko. Дата остатков подписана в шапке заявки, и если данным больше трёх дней — об этом сказано прямо.
• Отрицательный остаток («минус по учёту») — не сигнал к закупке, а след того, что товар списывают со склада, где его нет по учёту. Такой минус приравнивается к нулю и помечается, чтобы заявка не выросла на всю накопленную дыру.

Собрать заявку

1. В блоке «Цеха» нажмите «Собрать заявку» у нужного цеха. Если хочется сначала посмотреть, что получится, — «Посмотреть расчёт»: он покажет число позиций и сумму, ничего не создавая.
2. Если всего хватает, система честно скажет, что заказывать нечего.
3. Собранная заявка сразу уходит ответственным в Telegram — если они назначены в настройках цеха.

Как читать заявку

Позиции отсортированы по срочности: сверху то, что кончится первым.

• «Хватит на» — на сколько дней хватит текущего остатка при обычном расходе. Красное — два дня и меньше.
• «Взять» — сколько заказываем. Правится вручную прямо в строке.
• «+ фасовка» — задайте, сколько штук в коробке, и заказ будет считаться в коробках, а не в граммах. Фасовку можно задать любому складскому товару, даже если карточки в номенклатуре WellCa у него нет. Чтобы не вбивать её руками по одной, загляните в «Товары» цеха: система выводит фасовки из ваших накладных.
• «У кого» — поставщик и его цена за единицу. Нажмите на поле, чтобы увидеть, где ещё берут этот товар: список поставщиков из ваших же накладных с ценами, разницей в процентах и датой последней покупки. Кнопка «взять здесь» переставляет позицию на другого поставщика, и этот выбор запомнится — следующая заявка возьмёт того же, даже если он дороже.
• Если товар подорожал с прошлой закупки, под названием будет старая и новая цена с процентом. Сверху — счётчики «N позиций подорожали» и «можно сэкономить N ₽», если где-то дешевле.

Вид «По поставщикам» открывается первым. Каждая карточка — отдельная заявка конкретному поставщику. Раскройте её, чтобы увидеть все позиции, в том числе пришедшие с других складов, изменить количество или фасовку, убрать товар либо перенести его другому поставщику.

Одинаковые поставщики из бара, кухни и других складов объединяются в одну карточку: поставщик получает одну общую заявку, а возле каждой строки остаётся подпись исходного склада. Карточки можно согласовывать и отправлять по одной — готовую сейчас, остальные после правок.

Если фасовка известна, количество автоматически округляется вверх до полной коробки, бутылки или кеги. Штучный товар без фасовки округляется до целого. Для литров и килограммов неизвестную упаковку система не выдумывает: карточка покажет предупреждение и предложит задать её через «+ фасовка».

Согласование и отправка

• «Дежурному в Telegram» — отправить заявку ответственным ещё раз, если её нужно показать до согласования.
• В карточке поставщика «Согласовать и отправить эту заявку» — отправляет только выбранному поставщику. Общая кнопка внизу остаётся для согласования всех готовых заявок сразу.

Если в карточке есть позиции нескольких складов, они проверяются и отправляются вместе. Отправка одной карточки не мешает продолжить редактирование заявок другим поставщикам.

В пути и приёмка

Вкладка «В пути и приёмка» показывает, что уехало за последний месяц и что из этого приехало. Наверху — сколько заказов везут, сколько ждёт согласования и сколько приёмок не сошлось с суммой недовоза.

Каждый заказ проходит понятные шаги: Согласована → Отправлена → Принята поставщиком → Сошлось (или Расхождения, или Ждём накладную).

Сверка идёт автоматически по накладным ЭДО — тем самым, что уже приходят к вам из СБИС, Диадока или загружаются чеками. Заказ и накладная связываются по поставщику и дате поставки, позиции — по номенклатуре iiko. Раз в час система проверяет свежие накладные сама; кнопка «Сверить с накладными» запускает проверку немедленно.

Что подсвечивается построчно:

• не привезли — позиция была в заказе, в накладной её нет;
• недовоз — привезли меньше заказанного;
• больше заказа — привезли больше;
• дороже — цена в накладной выше той, по которой считали заказ;
• лишние позиции — в накладной есть то, чего не заказывали.

Мелкие расхождения система не считает проблемой: до 2 % по количеству и до 3 % по цене — это обычное округление приёмки. Если что-то не сошлось, ответственные получат одно сообщение в Telegram — недовоз важно увидеть в день поставки, а не через месяц на инвентаризации.

Виджет «Закупки» на главной

Добавьте на главную виджет «Закупки» — он показывает заявки, ждущие согласования, заказы в пути и, первым делом, расхождения приёмки. Виджет видят те, у кого есть право «Склад»: управляющему не нужно заходить в раздел, чтобы понять, что происходит с закупкой.

Настройка цехов

Кнопка «Настройка цехов» в правом верхнем углу — то, что трогают раз в месяц.

1. «Добавить цех»: название («Кухня», «Бар», «Хозтовары»), склад iiko, запас в днях — на сколько вперёд закупаемся, и страховой запас на всплеск.
2. Ответственные — кому уходит заявка в Telegram. Без них заявка соберётся, но останется в кабинете: об этом раздел предупреждает отдельной строкой.
3. Расписание — цех может собирать заявку сам. Выберите «По расписанию» и готовый вариант: каждый день, через день, раз в неделю или по дням (например, понедельник, среда, пятница) — и время запуска. Cron писать не нужно; если всё же нужен нестандартный график вроде «первого числа каждого месяца», есть режим «Своё выражение».
4. «Обновить поставщиков и цены» — подтягивает из накладных iiko поставщиков, их товары и историю цен. Без этого шага заявке некому уйти и не с чем сравнить цену. Внутренние перемещения между своими складами поставщиками не считаются.
5. Блок «Товары вне цехов» покажет позиции, которые лежат на складе, но не заказывает ни один цех.

Список товаров цеха

По умолчанию цех заказывает всё, что расходуется по его складу. Обычно этого мало: в списке оказываются тряпки, которые берут раз в полгода, и нет свечек, которые по документам вообще не списываются. Кнопка «Товары» на карточке цеха открывает список, которым это чинится.

• «Наполнить из iiko» — собрать список по фактическому расходу. Повторное нажатие ничего не ломает: ваши правки сохранятся, добавятся только новые товары.
• Переключатель «Вкл» — убрать лишнее. Исключённый товар в заявку больше не попадёт, но останется в списке, и его можно вернуть.
• «Добавить» — вписать товар со склада вручную, даже если он ни разу не расходовался.
• Фасовка — сколько в коробке, канистре, ящике. Заявка округляется вверх до целых упаковок: не «7,3 литра», а «две канистры по 5».
• Минимальный запас — «на складе всегда должно лежать не меньше N». Это единственный способ заказывать то, что не расходуется по документам iiko: такой товар попадёт в заявку, как только остаток опустится ниже границы.

Откуда система знает фасовки

В карточке товара iiko размера упаковки нет — поэтому фасовки выводятся из ваших же накладных. Кнопка «Фасовки из накладных» смотрит, в каких количествах товар реально привозили: если Кока-Колу пятнадцать раз брали по 12, 24 и 36 штук, ящик — это 12.

Ничего не применяется молча: система показывает список найденного (товар, размер, по скольким поставкам), и вы решаете. Развесной товар, который приезжает то 4,8 то 7,3 кг, фасовки не получает — у него её и нет. Отдельно помечены слабые подсказки: товар, который всегда возили одним и тем же числом, — это может быть и привычный объём закупки, а не упаковка.

Фасовка, заданная в цехе, действует только в этом цехе: канистра 5 л у бара не перебивает бутылку 0,5 л у кухни.

Карточка поставщика: график, минимум и Telegram

Всё, от чего зависит заявка, настраивается в одной карточке — «Склад → Поставщики», кнопка редактирования в строке:

• Дни привоза — кнопки дней недели. Из них считается ближайшая поставка и горизонт «до следующей поставки» в разделе «Платежи». Если дни не заданы, срок берётся по средней частоте ваших накладных от этого поставщика.
• Срок поставки — сколько дней проходит от заказа до привоза.
• Мин. сумма заказа — ниже неё заявка помечается как недобранная.
• Email для заказов — куда уходит заявка, если поставщик не в Telegram.
• Telegram для заявок — здесь же видно, привязан ли чат, и здесь же берётся ссылка-приглашение: отправьте её поставщику, он нажмёт Start в боте заведения, и заявки начнут приходить ему в Telegram. Привязку можно снять кнопкой «Отвязать».

Если что-то идёт не так

• «Поставщик не назначен», цены нет — товар ни разу не встречался в ваших накладных. Нажмите «Обновить поставщиков и цены»; если товар новый — поставщика можно выбрать вручную, и выбор закрепится.
• Заявка не ушла в Telegram — у цеха не назначены ответственные, либо у поставщика не подключён Telegram (это видно в виде «По поставщикам»).
• Странно большое количество — посмотрите на пометку «минус по учёту» и на дату остатков в шапке: скорее всего, товар списывают не с того склада.
• Накладной нет — сверка ждёт документ из ЭДО. Пока его нет, заказ висит в шаге «Ждём накладную»; кнопка «Проверить сейчас» опрашивает ЭДО повторно.

Что нужно, чтобы всё работало

• склады заведения сопоставлены со складами iiko;
• инвентаризации хозтоваров проводятся регулярно;
• накладные приходят через ЭДО или загружаются вручную — см. Импорт накладных и чеков;
• у цехов назначены ответственные с Telegram.

Дальше

• Прогноз закупок (AI) — что понадобится с учётом продаж и сезонности.
• Импорт накладных и чеков — откуда берётся факт приёмки и как сопоставляются позиции.
• План заготовок — сколько готовить утром, чтобы к вечеру не кончилось.
• Тех. карты и ингредиенты — как расход блюда превращается в закупку сырья.
• Тип продукта: товар, блюдо или заготовка.

Контакты и реквизиты самих поставщиков живут в реестре поставщиков: он подтягивает ИНН и даты поставок из накладных и напоминает, когда данные пора проверить.

У кого заказывать выгоднее — прайс-листы поставщиков.

Что заказывать, подсказывает и склад: экран «Запас и расход» показывает, какие товары кончатся в ближайшие дни, и кладёт их в черновик заявки кнопкой «В заявку».

Если приёмка не сошлась — расхождение в один клик становится рекламацией поставщику: претензия с суммой уходит в Telegram и закрывается кредит-нотой или довозом.

На строке приёмки есть поле «Годен до»: принятые строки становятся партиями, и склад раскладывает остатки по срокам годности — FIFO считает себя сам.

<!-- prep-hub-v1 -->

Закупки пополняют общий склад, а раздел Заготовки доводит запас до станций: план производства кухне и нормативы затарки барам.

Контроль закупок

Как WellCa показывает подорожания и доставляет их в «Сегодня»

Этот же график поставок система использует, чтобы посчитать горизонт «до следующей поставки» на экране Платежи.

Если Telegram поставщика не подключён

Раскройте его карточку и нажмите «Скопировать заявку». В буфер попадут номер заявки, поставщик и все позиции с количеством и исходным складом. Этот текст можно отправить поставщику отдельно удобным вам каналом.

Кнопка «Согласовать эту заявку» сохранит решение в системе, но сама не доставит сообщение: автоматическая отправка доступна только при подключённом Telegram поставщика. Перед согласованием проверьте количество и вручную отправьте скопированный текст.

В старом черновике дробное штучное количество можно исправить кнопкой «округлить до N шт» у строки. Новые штучные заявки округляются вверх при расчёте; для коробок, бутылок и кег задайте фактическую фасовку через «+ фасовка».

Главный список заявок поставщикам

На первом экране «Авто-заявок» каждый черновик показан отдельной строкой по поставщику. Под именем видны исходные заявки складов: одна отправка может объединять бар, кухню и другие склады.

«Открыть и изменить» раскрывает состав отправки: там можно поправить количество, фасовку, убрать позицию или выбрать другого поставщика. «Согласовать» действует только на эту отправку; остальные поставщики остаются черновиками. Если у поставщика подключён Telegram, кнопка «Согласовать и отправить» отправит ему заявку. Без Telegram сообщение не доставляется автоматически — текст можно скопировать из карточки и отправить вручную.

Кнопка отмены справа отменяет только выбранную ещё не согласованную заявку поставщику и просит подтверждение. Исходные складские заявки доступны ниже в свёрнутом блоке; настройки и сборка заявок по складам остались отдельно.

Как считается потребность после стопа товара

В поле «Период расхода» задаётся окно свежих продаж, по умолчанию 28 дней. Автозаявка дополнительно смотрит расход за 180 дней. Если товар долго отсутствовал на складе или был в стопе, система берёт его прежний спрос с ограниченной поправкой на дни отсутствия. Разовый необычный всплеск расхода ограничивается относительно длинной истории. Действующие товары из списка склада и прейскуранта могут вернуться в расчёт после долгого простоя.

Для бара и кухни при переходе к следующему месяцу прогноз учитывает выручку соответствующего месяца в прошлые годы. Повышенный спрос увеличивает запас, а меньшая выручка не уменьшает базовую норму. Для товаров с перебоями наличия добавляется до трёх дней запаса. Из потребности вычитаются актуальный остаток iiko и уже заказанное количество. Если потребность покрыта, позиция не добавляется в заявку.

В поиске товара для списка склада и черновика доступны также действующие товары из прейскуранта iiko, даже если свежих снимков остатка нет. Если за 180 дней не было расхода, добавьте товар в список склада и задайте ему минимальный остаток: без истории система не может оценить скорость продаж.

Перед согласованием проверьте предложенные количества, особенно после длительного стопа и при неизвестной фасовке. Черновик можно исправить до отправки.