ЕГАИС через WellCa: переход с Docsinbox и iiko

Обмен с ЕГАИС — приёмку накладных, вскрытие бутылок и списание пива — можно вести в WellCa вместо Docsinbox и iiko. Переход делается за один вечер по мастеру, а подготовка — заранее и без риска: пока обмен не включён, WellCa ничего не отправляет в ЕГАИС, только смотрит и считает.

Что подготовить заранее

Сопоставление: алкокоды подбираются сами

Каждому алкогольному товару склада нужен его код в ЕГАИС (алкокод). Вписывать коды руками не нужно — вкладка «Сопоставление» подбирает их сама:

• из настроек iiko — если в iiko товар уже связан с кодом ЕГАИС у поставщика, эта связка точная;
• по остаткам ЕГАИС — по названию, объёму бутылки, крепости и виду напитка (у вина — ещё цвет и сладость).

Вверху — сводка: сколько алкогольных товаров, сколько «Уже связаны», сколько подобрано «Уверенно», сколько надо «Нужно подтвердить», сколько «Не нашли» и «Нет в ЕГАИС». Под каждым вариантом видно, почему он предложен: «название совпадает», «ёмкость совпадает», «крепость совпадает».

Как пройти список:

1. Нажмите «Подтвердить всё уверенное» — уверенные связки подтвердятся разом.
2. Пройдите фильтр «Нужно подтвердить»: отметьте верный код и нажмите «Подтвердить». Если предложение не то — раскройте «Другие варианты» или нажмите «Выбрать другой код» и найдите код по названию из ЕГАИС или по алкокоду.
3. Код, который точно не подходит, уберите крестиком — больше он предлагаться не будет.
4. Товар, который в ЕГАИС не учитывается (например, своя настойка), отметьте «Нет в ЕГАИС». Передумали — «Вернуть в подбор».

В ЕГАИС при этом ничего не отправляется. Для перехода нужно, чтобы с кодом было не меньше 90 % алкогольных товаров.

Открытые бутылки на баре

В день перехода на баре уже стоят начатые бутылки. Прежняя система их уже списала в ЕГАИС, поэтому на вкладке «Открытые бутылки» вносится только остаток — акт не уходит, марка не нужна.

1. Найдите напиток в поиске.
2. Укажите, сколько осталось: Полная, ¾, ½, ¼ или точно в миллилитрах.
3. Нажмите «Добавить бутылку».

Ниже — список «Сейчас открыто»: у каждой бутылки можно «Поправить остаток» или «Убрать (ошиблись при вводе)». Дальше продажи будут расходовать эти остатки.

Мастер перехода

Вкладка «Переход на WellCa». Две программы на одном УТМ работать не могут: каждая забирает документы из очереди и удаляет их. Поэтому переход идёт одним окном — прежняя система выключена, снят снимок остатков, включён обмен WellCa.

Мастер ничего не меняет на компьютере заведения сам: службы останавливает и iiko настраивает человек, а мастер проверяет.

1. Связь с УТМ — нажмите «Проверить УТМ». Мастер покажет версию УТМ, ФСРАР ID и сертификаты. Если УТМ стоит на кассе, поле адреса УТМ в «Подключении» оставьте пустым — агент найдёт его сам.
2. Docsinbox остановлен — остановите службу Docsinbox на компьютере с УТМ и уберите её из автозапуска. Затем нажмите «Начать наблюдение» и через несколько минут «Проверить очередь»: если документы из очереди УТМ исчезают, их ещё забирает Docsinbox. Кнопка «Посмотреть службу на ПК» покажет, не осталось ли его процессов. Когда всё чисто — отметьте галку.
3. В iiko выключены акты ЕГАИС — иначе акты уйдут дважды, от iiko и от WellCa. В iikoOffice снимите у ролей право «Вскрывать тару», отключите плагин вскрытия ЕГАИС на кассе iiko, не создавайте там акты списания ЕГАИС и не принимайте накладные. Продажу бутылки «с собой» на кассе iiko оставьте как есть. Отметьте галку.
4. Снимок остатков — нажмите «Запросить остатки», через пару минут «Забрать ответ». Остатки склада ЕГАИС отдаёт раз в сутки, поэтому жмите в окне перехода, после шагов 1–3.
5. Алкокоды сопоставлены — шаг зелёный, когда кодом связано не меньше 90 % алкогольных товаров (см. «Сопоставление» выше).

Когда все пять шагов зелёные, станет доступна кнопка «Включить обмен». С этой минуты WellCa сама забирает накладные и квитанции из УТМ и отправляет акты, а в шапке раздела горит «Обмен ведёт WellCa».

Если надо вернуться

После включения на месте кнопки появится «Вернуть на Docsinbox». Обмен выключится, после этого сначала запустите Docsinbox на компьютере с УТМ. Учтите: документы, которые ЕГАИС подтвердила за время работы WellCa, у Docsinbox не появятся — сверять придётся запросом остатков.

После перехода

Вскрытие бутылок — со склада

Крепкое и вино вскрываются сканом марки: Списание → Вскрытие бутылок в админке или «Бар · ЕГАИС» на кассе. Бутылка списывается со склада ЕГАИС (в ЕГАИС это «Регистр 1»). Переводить бутылки в торговый зал не нужно — ЕГАИС с 15.05.2023 такой перевод не принимает.

Если у бутылки на складе несколько партий (в ЕГАИС это «справки Б»), система попросит выбрать партию — она указана в накладной поставщика. Если ЕГАИС отклонит акт, бутылку можно вскрыть снова с другой партией.

Пиво — объёмом по чекам iiko

Для заведения на iiko пиво, сидр и медовуха списываются по закрытым чекам iiko: Списание → Пиво за день. Сначала проверьте расчёт:

1. Выберите период и нажмите «Посчитать без отправки» — в ЕГАИС ничего не уйдёт.
2. Сверьте таблицу «По чекам iiko» и «По OLAP»: в колонке «Расхождение» видно, где чеки и отчёт iiko не сходятся.
3. Если всё сходится — «Списать в ЕГАИС».

После перехода автоматика стоит на «Вручную»: первые дни акт уходит только по кнопке. Когда расчёт совпадает с OLAP, переключите автоматику на «Раз в сутки» — тогда акт за вчерашний день будет уходить сам.

Что рядом

• ЕГАИС и маркировка в баре на своей кассе
• Переход с iiko на свою кассу WellCa
• Плагин кассы iikoFront: что даёт и как читать статусы