Оборудование: учёт, гарантии и инвентаризация

Раздел «Склад → Оборудование» хранит технику и инвентарь длительного пользования поштучно: кофемолки, принтеры, рации, планшеты, инструменты и другое оборудование заведения.

[Открыть «Склад → Оборудование»]

Как добавить оборудование

Нажмите «Добавить оборудование» и заполните одну форму. Укажите название, количество и склад iiko, где находится техника. Если одинаковое название уже использовалось, система свяжет новые единицы с ним автоматически — предварительно создавать отдельный тип не нужно.

Для каждой физической единицы можно сохранить:

• инвентарный и серийный номера;
• дату и стоимость покупки;
• поставщика, склад iiko и точное место внутри склада;
• состояние и ответственного;
• фотографию;
• чек, накладную и гарантийный талон;
• дату окончания гарантии.

Основной список сгруппирован по складам iiko. Например, оборудование склада «Бар» можно дополнительно отметить как «барная стойка», а оборудование «Кухни» — как «холодный цех».

Как добавить оборудование из приёмки

1. Откройте накладную или распознанный чек.
2. У нужной строки нажмите «Оборудование».
3. Укажите название оборудования, количество, склад iiko и срок гарантии.
4. Если известны серийные номера, добавьте их в карточки.

Цена, поставщик, дата покупки и исходный документ сохранятся в карточках автоматически. Повторное действие по той же строке не создаст дубликаты.

Оборудование можно добавить и вручную той же кнопкой «Добавить оборудование». Повторно заводить его в отдельном справочнике не требуется.

Документы и гарантия

Чек, накладную, гарантийный талон и фотографии можно прикрепить к карточке экземпляра. Срок гарантии разрешено заполнить при создании или изменить позже.

В аналитике отдельно показаны экземпляры с истёкшей гарантией и те, у которых гарантия закончится в ближайшие 30 дней.

Инвентаризация

1. Перейдите во вкладку «Инвентаризации» и создайте пересчёт.
2. Проверьте каждый инвентарный номер.
3. Отметьте результат: найден, перемещён или отсутствует.
4. Завершите пересчёт и разберите расхождения.

История инвентаризаций сохраняется. В ней видно ожидаемое и фактическое количество, найденные перемещения и отсутствующие экземпляры.

Аналитика

Сводка помогает контролировать:

• количество и общую стоимость оборудования;
• распределение по местам и ответственным;
• текущее состояние экземпляров;
• истекающие гарантии;
• ремонты, списания и расхождения инвентаризации.

Каждое заведение видит только собственное оборудование.

Форма, фартуки, бейджи, ключи и другое имущество, которое выдаётся сотрудникам, учитываются в «Персонал → Имущество» — там ведутся выдачи, возвраты и сроки носки.

Связанные темы: остатки склада и списания на сотрудников.

Статусы и события оборудования

Откройте нужный экземпляр стрелкой в реестре. В карточке можно сразу изменить его статус: «На складе», «Выдано», «В ремонте», «Списано» или «Утеряно». Новый статус сразу появится в основном списке.

Чтобы зафиксировать поломку, ремонт, техническое обслуживание, осмотр или замену:

1. Нажмите «Записать событие».
2. Выберите тип и текущий статус события.
3. Опишите, что произошло или что сделали.
4. При необходимости укажите сервисную компанию, стоимость работ и запчастей, время простоя.
5. Прикрепите фотографии, акт, счёт, гарантийный документ или другие файлы. Можно выбрать несколько файлов одновременно.

После сохранения событие появится в журнале карточки. Его статус можно менять на «Открыто», «В работе» или «Готово», а связанные документы открываются прямо из записи события. Статусы связаны: активный ремонт переводит оборудование в «В ремонте», завершение последнего ремонта возвращает его «На склад», а ручной выбор «На складе» закрывает активное ремонтное событие. Общие документы экземпляра по-прежнему доступны в разделе «Фото и документы».

Фото, чеки и документы оборудования

Фото техники и чек можно приложить сразу при добавлении: в форме «Добавить оборудование» есть поле «Фото и чек» — выберите один или несколько файлов, они прикрепятся к каждой добавленной единице.

В карточке экземпляра раздел «Фото и документы» работает так:

1. Выберите вид файла — «Фото», «Чек», «Накладная», «Гарантия» или «Другой документ».
2. Нажмите «Добавить файлы» и выберите сразу несколько файлов.
3. Фотографии показываются миниатюрами; нажмите на миниатюру, чтобы открыть снимок целиком и скачать его. Первое фото становится картинкой карточки.
4. Документы (чек, накладная, гарантия) открываются по нажатию на название — файл скачивается.
5. Ошибочный файл убирается крестиком.

Подходят JPG, PNG, PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, CSV, TXT — до 10 МБ на файл. Фотографии с iPhone в формате HEIC сначала сохраните как JPEG.

Как дописать серийный номер и данные о покупке

Серийный номер, дату покупки, стоимость, поставщика, срок гарантии, склад iiko и точное место можно изменить после добавления: откройте карточку экземпляра и нажмите «Изменить» в блоке «Покупка и гарантия». Инвентарный номер система присваивает сама, он не редактируется.