Обязанности должности и «Мои обязанности»

Должностная инструкция обычно существует в одном экземпляре — файлом в базе знаний, подписанным при приёме. Спросить по ней невозможно: сотрудник её не помнит, управляющий не перечитывает, а на вопрос «должен ли бармен протирать витрину» отвечают по памяти и каждый раз по-разному.

Обязанности должности — это тот же документ, но разложенный на пункты: разделы, внутри — конкретные строки. Их видно в кабинете, их видит сам сотрудник в приложении, и их читает ассистент.

Как устроен список

• Разделы — как в документе: «Открытие смены», «Работа с гостями», «Закрытие». Порядок задаёте вы.
• Пункты внутри раздела бывают четырёх видов:
• обязанность — что человек делает;
• полномочие — что он вправе решить сам (списать напиток, пересадить гостя);
• контакт — к кому идти, если сам не решает;
• показатель — по чему его оценивают.

Разделение на виды важнее, чем кажется: чаще всего конфликт на смене не в том, что человек не знал обязанность, а в том, что он не знал, где заканчиваются его полномочия.

Общие пункты и пункты заведения

Если должность одна на всю сеть, её обязанности по умолчанию общие — их видят сотрудники всех заведений. Для конкретного заведения можно завести свои пункты: они складываются с общими, а не заменяют их. Так «Официант» остаётся одной должностью, хотя в одном зале есть кальянная карта, а в другом нет.

Как заполнить из готового документа

Переписывать должностную руками не нужно:

1. откройте должность и нажмите «Обязанности»;
2. нажмите «Разобрать документ» и выберите страницу базы знаний с должностной;
3. система разложит её на разделы и пункты и покажет черновик — с галочками;
4. снимите лишнее (шапку, ссылки на трудовой кодекс, подписи) и нажмите «Добавить выбранные».

Ничего не записывается, пока вы не подтвердите. Разбор не выдумывает пункты и не выбрасывает существующие — он только превращает сплошной текст в строки.

Если документа нет вовсе, есть «Черновик должностной»: система соберёт заготовку по названию должности и по функциям, которые обычно закрывает эта роль. Это именно заготовка — её нужно вычитать.

Как править

Список правится прямо на странице: текст пункта — по клику, вид пункта — выпадающим списком, порядок — стрелками, разделы добавляются и переименовываются. Изменения сохраняются кнопкой «Сохранить».

Удалённый пункт не пропадает бесследно: он перестаёт показываться, но остаётся в истории должности — так видно, что обязанность когда-то была и её сняли.

Личные отличия сотрудника

Заводить отдельную должность «Официант, который ещё и принимает поставки» не нужно. В карточке сотрудника, на вкладке «Обязанности», есть блок «Личные отличия»:

• добавить пункт — работа, которую делает лично он;
• исключить пункт должности — с примечанием, почему («на больничном по спине, тяжёлое не носит», «пока стажируется»).

Исключённые пункты показываются серым, а не исчезают: и сотруднику, и управляющему видно, что пункт есть у должности, но лично к этому человеку сейчас не относится. Итоговый список — обязанности должности минус исключения плюс добавленное — и есть то, что видит сотрудник.

Зоны ответственности

Третьим блоком в карточке идут зоны: функции заведения, где человек указан ответственным или дублёром, и подразделения, где он руководитель. Они не редактируются здесь — приходят из карты ответственности. Это ответ на вопрос «за что он отвечает целиком», в отличие от «что он делает на смене».

Где сотрудник видит свои обязанности

В приложении сотрудника: Профиль → «Мои обязанности». Те же три блока, только чтение — обязанности должности, личные отличия и зоны. Ничего распечатывать и подсовывать на подпись, чтобы «он знал», больше не нужно: список у него в телефоне и всегда актуальный.

Спросить можно и словами: «что входит в мои обязанности?», «должен ли я закрывать кассу?», «что входит в обязанности бармена?» — ассистент отвечает по этому же списку, с учётом личных отличий.

Что ещё умеет AI

На странице обязанностей есть «Предложения». Система смотрит на список глазами методолога и показывает:

• дубли — одна и та же работа записана и здесь, и у соседней должности (значит, спросить будет не с кого);
• противоречия — пункты, которые нельзя выполнить одновременно, или работа поделена так, что непонятно, кто главный;
• недостающее — функции заведения, которые эта должность фактически закрывает (по карте ответственности и по тому, что люди этой должности реально делали за месяц), а в списке их нет;
• переписать измеримо — вместо «следить за чистотой зала» предлагается формулировка со сроком и признаком выполнено.

Недостающие пункты не выдумываются моделью: это разница между картой ответственности и вашим списком. Каждое предложение принимается по кнопке — само ничего не применяется.

Дальше

• Кто в заведении за что отвечает целиком — Кто за что отвечает: карта ответственности.
• Как база знаний собирает и проверяет документы — База знаний: входящие.