Реестры: данные, которые не устаревают
Справочники с ответственным и сроком годности: поставщики, доступы, договоры, медкнижки, подрядчики, оборудование.
Обычный справочник живёт до первого месяца: его заводят, потом никто не
обновляет. Реестр отличается тремя вещами — у каждой записи есть ответственный,
срок годности и источник. Когда срок выходит, запись сама приходит
ответственному в задачи, а не ждёт, пока кто-нибудь откроет таблицу.
Что можно завести
Кнопка «Новый реестр» в разделе баз данных предлагает готовые виды:
- Поставщики — записи приезжают из накладных: ИНН, дата последней поставки, объём закупок. Подробнее: реестр поставщиков.
- Доступы и пароли — пароли хранятся зашифрованно, каждый просмотр пишется в журнал. Раз в 90 дней — подтвердить или сменить.
- Договоры и сроки — аренда, лицензии, интернет, страховки. Напомнит за месяц до окончания.
- Медкнижки и допуски — документы подтянутся из личных дел сотрудников, дату окончания заполняете вы.
- Подрядчики и сервис — ремонт техники, клининг, дезинсекция, IT.
- Оборудование — кассы и компьютеры подтянутся сами, остальное заводится вручную.
Два вида срока
У разных данных срок устроен по-разному, и реестр это различает:
- Срок с последней проверки — контакт поставщика или пароль. Никто не скажет, когда телефон перестанет быть верным, поэтому запись просто просят подтверждать раз в N дней.
- Срок по дате документа — договор, медкнижка, гарантия. Тут дата известна заранее, и предупреждение приходит за месяц.
Запись, которую ни разу не подтверждали, и документ без даты окончания реестр
считает требующими внимания — а не «всё в порядке». Так и появляется картина,
которой обычно нет: сколько данных уже нельзя доверять.
Ответственный
Без ответственного запись некому подтверждать — она обязательно устареет.
Ответственного назначают в карточке; ему же придут напоминания. Если человек
уходит, записи переназначаются на другого одной кнопкой.
Кто что видит
Доступ к реестру — один из трёх режимов: вся организация, только должности
или закрытый. Реестры с личными данными и паролями по умолчанию закрыты — их
не нужно защищать отдельно, они уже такими создаются. Если раздел не открывается,
кнопка «Доступ» объяснит причину и предложит запросить доступ.
Дальше
Как реестр поставщиков собирает данные из накладных — отдельная статья.
Заявки поставщикам и приёмка — заявки поставщикам.
Один из реестров работает как карта заведения: 54 функции с ответственным на каждую, подсказками «похоже, отвечает такой-то» и ответом ассистента на вопрос «кто у нас за это отвечает» — Кто за что отвечает.
Читайте также
Остатки склада: на сколько дней хватит и что кончится завтра
Экран «Запас и расход»: прогноз «хватит на N дней» по каждому товару, что кончается — сразу в заявку поставщику, мёртвый сток и избыток в рублях.
Рекламации поставщикам: недовоз и переплата возвращаются деньгами
Расхождение приёмки в один клик становится претензией с номером и суммой, уходит поставщику в Telegram и закрывается кредит-нотой или довозом. Надёжность поставщика считается сама.
Хронические минусы и цены, которые давят на маржу
Товары, живущие в минусе неделями, — с суммой недостачи и вероятной причиной. И мост из закупок в меню: ингредиент подорожал — сразу видно, у каких блюд просел фудкост.
Сроки годности: партии рождаются на приёмке, FIFO считает себя сам
Каждая приёмка создаёт партию с датой и сроком годности. Расход съедает партии по FIFO из снимков остатков. Экран показывает, что просрочено, что горит и на сколько денег.
Списания: причины, «на сотрудника» и суммы, а не плоский список
Фильтры по причинам списания с суммами (порча, стафф-питание, ошибки), решение по каждому акту: на заведение, на сотрудника с суммой удержания или отклонить.