Реестр поставщиков: справочник, который сам себя обновляет

Обычный справочник поставщиков живёт ровно до первого месяца: его заводят,

потом никто не обновляет, и через полгода половина телефонов уже чужие. Реестр

устроен иначе — записи в него приезжают из ваших же накладных, а не набиваются

руками.

Что делает реестр

• Собирает поставщиков из загруженных накладных: юридическое название, ИНН, дату

последней поставки и объём закупок за 90 дней.

• Подтягивает контакты из справочника кассы, если поставщик там заведён.
• У каждой записи есть ответственный и срок проверки (по умолчанию 90 дней).
• Когда срок вышел, запись помечается как просроченная и попадает в задачи

ответственного — одним нажатием «Всё верно» она снова становится актуальной.

Как создать

1. Откройте раздел баз данных в кабинете;
2. нажмите «Реестр поставщиков» — база создастся сама, с нужными колонками;
3. записи подтянутся сразу; повторное нажатие «Обновить из источника» доберёт новые.

Что видно на экране

Сверху — полоса состояния: сколько записей свежих, сколько пора проверить и

сколько просрочено, с разбивкой по ответственным. Список отсортирован по риску:

наверху то, чему уже нельзя верить, а не то, что начинается на букву «А».

Расхождения с накладными

Если вы поправили значение руками, а накладные говорят другое — реестр **не

затирает вашу правку молча**. Поле подсвечивается: «в карточке 450 ₽, в накладных

600 ₽». Решение за вами: подтвердить своё значение или принять данные источника.

Кто это видит

Доступ переключается одним из трёх режимов:

• вся организация — обычный справочник, видят все сотрудники;
• только должности — например, управляющий и закупщик;
• закрытый — только владелец и те, кого он позвал (для договоров и доступов).

Кто может вести реестр

Смотреть реестр — одно, вести его — другое. Подтверждать чужие записи, назначать ответственных, править значения и обновлять данные из источника могут:

• управляющий (администратор) заведения, к которому относится реестр;
• ответственный за реестр — тот, кто указан в его настройках;
• тот, кому доступ выдали точечно — если реестр закрытый.

Остальные сотрудники реестр читают и подтверждают свои записи — те, где они указаны ответственными. Взять запись на себя может любой, кто её видит: иначе некому было бы начать. Колонки с паролями остаются скрытыми и от управляющего — право вести реестр не открывает чужие учётные данные.

Если раздел не открывается, кнопка «Доступ» покажет причину: какому режиму

принадлежит реестр, каким должностям он открыт и какая должность у вас.

Дальше

Заявки поставщикам и приёмка — в статье

заявки поставщикам.

Что докупить и когда — прогноз закупок.

Поставщики — один из шести видов реестра. Что ещё можно вести так же (доступы, договоры, медкнижки, подрядчики, оборудование) — в статье реестры.

Сколько мы должны поставщику и когда платить — в статье Расчёты с поставщиками.

Цены этих поставщиков и сравнение «у кого дешевле» — прайс-листы поставщиков.

Колонка «Надёжность» в реестре считается сама — из фактов приёмки и рекламаций: полнота поставок, дисциплина цены, закрытие претензий.