Опрос пожеланий к расписанию

Пожелания к графику обычно живут в рабочих чатах и на листочках: «мне в среду к врачу», «поставьте побольше смен», «в выходные не могу». К моменту составления расписания половина теряется, а сотрудники обижаются, что их не услышали. Опрос пожеланий решает это: раз в неделю система сама спрашивает каждого сотрудника о его возможностях на следующую неделю и собирает ответы в одну таблицу.

Раздел живёт в TaskMaster (кабинет сотрудника) → «Расписание» → «Авто-расписание». Внутри две вкладки: «Опрос» и «Настройки».

Как включить автоматический опрос

На вкладке «Настройки»:

1. Включите тумблер «Автоматически отправлять опрос».
2. Задайте день недели и время отправки — когда сотрудники получат опрос (например, четверг 12:00).
3. Задайте дедлайн ответа — день и время, до которого можно отвечать (например, суббота 18:00). После дедлайна форма закрывается, и можно садиться за график.
4. «Напомнить за N часов до дедлайна» — за сколько часов до дедлайна неответившим уйдёт напоминание. 0 — не напоминать.
5. Должности — кого опрашивать. Пусто — опрос получают все активные сотрудники.

Дальше всё происходит само: каждую неделю в назначенное время уходит опрос на следующую неделю, перед дедлайном — напоминание.

Разовый опрос вручную

Если автоотправка не включена или нужен опрос на конкретную неделю — вкладка «Опрос»:

1. Выберите неделю стрелками (по умолчанию открыта следующая).
2. При необходимости отметьте должности (пусто — все).
3. Нажмите «Создать и отправить опрос» — сообщения уйдут сотрудникам сразу.

Как читать таблицу ответов

После отправки на вкладке «Опрос» появляется сводка: статус опроса, счётчик «Ответили X из Y» и дедлайн. Ниже — таблица получателей: ФИО, статус, когда ответил и краткая сводка пожеланий. Статусы:

• Ответил — сотрудник заполнил форму; в колонке «Сводка» — выжимка его ответа;
• Без разницы — нажал кнопку «Мне без разницы — ставьте как удобно»: ставьте смены на своё усмотрение;
• Отправлено — приглашение доставлено, ответа пока нет;
• Ожидает — сообщение ещё не отправлялось;
• Не доставлено — у сотрудника не подключён Telegram-бот, сообщение до него не дошло. Попросите сотрудника подключить бота из своего профиля в приложении сотрудника — и отправьте опрос повторно кнопкой напоминания.

Кнопка «Напомнить неответившим» в любой момент шлёт повторное сообщение всем, кто ещё не ответил.

Что видит сотрудник

Сотруднику в Telegram приходит сообщение с кнопкой «Заполнить пожелания». Она открывает мобильную форму «Пожелания к расписанию»:

• по каждому дню недели — выбор: «Могу», «Не могу», «Только с…» (с указанием времени «с» и «до» — например, «только с 16:00 до 23:00») или «Без разницы»;
• «Сколько смен хочу на неделе» — число от 0 до 7;
• комментарий свободным текстом — всё, что не влезло в галочки;
• отдельная кнопка «Мне без разницы — ставьте как удобно» — для тех, кому правда всё равно: один тап вместо семи ответов.

До дедлайна ответ можно изменить: та же ссылка снова открывает форму с кнопкой «Изменить ответ». После дедлайна форма показывает «Опрос закрыт» — ответы зафиксированы.

Куда попадают ответы

Каждый ответ сохраняется в разделе «Запросы» как запрос типа «Пожелания на неделю» — с расшифровкой по дням, желаемым числом смен и комментарием. Составляя график, менеджер видит все пожелания недели в одном месте, а не восстанавливает их по переписке.

Учёт пожеланий при автоматическом составлении расписания — следующий шаг: система будет предлагать черновик графика, уже согласованный с ответами сотрудников. Пока пожелания служат подсказкой при ручном составлении.

Дальше

Насколько стабильно живёт составленный график, покажет рейтинг: метрики «Срывы графика» и «Незакрытые смены» — в статье Рейтинг сотрудников (KPI 2.0). Быстрые вопросы по разделу можно задавать прямо на странице через AI-ассистента на каждой странице.

Прогноз нагрузки

Над сеткой недели на вкладке «Опрос» отображается блок «Прогноз нагрузки» — подсказка, сколько людей может понадобиться в каждый день недели.

Откуда цифры

Система берёт историю заказов за последние 12 недель и считает медиану по каждому дню недели отдельно (медиана вторников, медиана суббот и т.д. — так учитывается недельная сезонность, а случайный всплеск не искажает картину). Прогноз на конкретный день — эта медиана с поправками.

Бейджи праздников и предпраздничных дней

Если на дату выпадает праздник или предпраздничный день (по производственному календарю РФ и корпоративному календарю событий заведения), на карточке дня появляется бейдж, а базовая медиана умножается на поправочный коэффициент — обычно нагрузка в такие дни выше обычного такого же дня недели.

Рекомендации «+N по зоне»

Если в разделе «Штатное расписание» для заведения настроены нормы по зонам и должностям, система сравнивает прогнозную нагрузку дня с обычной и показывает рекомендацию вида «+1 официант, Зал 2» — на сколько человек стоит увеличить состав смены сверх обычной нормы. Без заполненного штатного расписания карточки дня показывают только прогноз нагрузки, без рекомендаций по слотам — сначала настройте нормы в «Штатном расписании».

Когда данных мало

Если истории заказов меньше 4 недель, вместо цифр карточка честно показывает «Мало данных» — прогноз по короткой истории ненадёжен, и система не делает вид, что знает больше, чем есть на самом деле.

Прогноз — это подсказка админу, а не автоматическое решение: он не меняет штатные нормы и не проставляет смены сам. Финальное количество людей на смену всегда определяет менеджер при составлении графика.

Авто-черновик расписания

Когда пожелания собраны (см. выше), составлять график вручную уже не обязательно — на вкладке «Неделя» есть кнопка «Собрать черновик». Она создаёт черновик недели из шаблонов штатного расписания (как обычный «Заполнить по шаблону») и сразу пытается расставить в него людей автоматически.

Что учитывает солвер

Подбирая, кого поставить в каждый слот, система проверяет:

• одобренные заявки — отпуска, больничные, отгулы и недоступность (в том числе на часть дня — «не могу с 10 до 16»);
• анкеты пожеланий на неделю — «не могу» на конкретный день, «только с… до…», сколько смен хочет сотрудник;
• ограничения режима — максимум часов в неделю, минимальный отдых между сменами, максимум смен подряд, не больше одной смены в день;
• рейтинг сотрудника из «Итогов смены» и силу состава смены — стажёра ставит только рядом с опытным коллегой его должности;
• бюджет ФОТ недели, если он задан в настройках;
• привычность — предпочитает зоны и смены, в которых сотрудник уже работал.

Ручные назначения (те, что менеджер проставил или поправил сам) солвер никогда не трогает и не перезаписывает — их можно смело делать до или после сборки черновика.

Отчёт солвера

В редакторе черновика открывается панель «Отчёт солвера»: какие слоты остались незаполненными и почему, какие смены содержат мягкие нарушения (например, часы у сотрудника отклонились от желаемых), сколько часов у каждого получилось по плану, итоговый ФОТ недели и процент учтённых пожеланий. При любой ручной правке в сетке отчёт пересчитывается на лету — сразу видно, не сломала ли правка ограничения режима.

Публикация

Когда черновик устраивает — кнопка «Опубликовать» переносит смены в основное расписание и рассылает сотрудникам уведомления, как и при обычной публикации черновика.

Тонкую настройку солвера — какие ограничения жёсткие, какие критерии важнее (справедливость часов, рейтинг, бюджет), лимит ФОТ — можно задать на вкладке «Настройки» той же страницы.

Если у слота не указан тип смены

Если в шаблоне штатного расписания у слота не проставлен конкретный тип смены, а у должности их несколько, система попробует подобрать подходящий тип сама — сравнивая часы слота с временем начала и окончания каждого активного типа смены этой должности. Такие слоты в редакторе черновика тоже помечаются бейджем «авто» — наведите курсор на бейдж, и всплывающая подсказка покажет, что тип смены подобран автоматически, и процент совпадения по сетке.

Если уверенного совпадения найти не удалось (часы слота заметно отличаются от всех типов смены должности), слот останется незаполненным, а в отчёте солвера будет указана причина — «не указан тип смены». В этом случае тип смены нужно проставить в шаблоне штатного расписания вручную.

Ещё один способ закрыть смену без ручных правок графика — Биржа смен: сотрудники сами берут открытые смены и обмениваются сменами, менеджер только одобряет.

Связанные темы: планирование расписания и авто-расписание — куда попадают собранные пожелания.