Биржа смен: взять, отдать и обменяться сменой

Если сотруднику нужно закрыть смену за заболевшего коллегу или, наоборот, отдать свою смену — раньше это решалось перепиской в рабочем чате. «Биржа смен» переносит этот процесс в приложение: сотрудники сами предлагают и берут смены, а менеджер только подтверждает финальное решение.

Открывается со страницы «Мой график» → «Биржа смен» в приложении «WellCa Сотрудник». Внутри — вкладки «Доступно», «Мои» и (только у менеджеров) «Заявки».

Вкладка «Доступно»

Здесь видно два вида предложений:

• Открытые смены — смены, которые заведение выставило на биржу (например, некому закрыть смену заболевшего сотрудника). Срочные смены отмечены меткой «Срочно». Кнопка «Взять смену» отправляет заявку менеджеру на рассмотрение; после отправки кнопка меняется на «Заявка отправлена» и повторно нажать нельзя.
• Предложения обмена — смены, которые выставили на биржу коллеги (см. «Отдать смену» ниже), с указанием, кто предлагает, и необязательной причиной. Кнопка «Откликнуться» отправляет заявку на обмен.

Если на бирже пока пусто, экран так и показывает: «Пока нет открытых смен».

Вкладка «Мои»

• «Отдать смену» — открывает список собственных будущих смен (на ближайшие 60 дней). Нужно выбрать смену, по желанию указать причину («заболел», «семейные обстоятельства…») и нажать «Выставить на биржу» — смена появится у коллег во вкладке «Доступно».
• «Мои предложения» — смены, которые сотрудник сам выставил на биржу, со статусом каждой. Пока предложение не рассмотрено (статус «Открыто» или «Ждёт решения»), его можно отменить кнопкой «Отменить».
• «Мои заявки на смены» — заявки, которые сотрудник отправил на чужие открытые смены, со статусом рассмотрения.

Вкладка «Заявки» (для менеджеров)

Появляется только у тех, кому есть что рассматривать — с счётчиком ожидающих решений. Две группы:

• Заявки на открытые смены — кто из сотрудников откликнулся на выставленную заведением смену;
• Заявки на обмен сменами — кто из сотрудников откликнулся на чужое предложение отдать смену.

По каждой заявке — кнопки «Одобрить» / «Отклонить». При одобрении смена переходит новому сотруднику (или создаётся в графике, если это была открытая смена без владельца) — правки в расписании делать вручную не нужно.

Статусы

• Открыто — предложение выставлено, ждёт отклика;
• Ждёт решения — есть отклик, ждёт решения менеджера;
• Одобрено — менеджер подтвердил, смена перешла новому владельцу;
• Отклонено — менеджер отклонил;
• Отменено — сотрудник сам отменил своё предложение до решения;
• Истекло — предложение не рассмотрели вовремя.

Видимость

Биржа смен строго в рамках своей организации: сотрудник видит и предлагает смены только внутри той организации, где он работает — смены и заявки коллег из других заведений сети не пересекаются.

Дальше

• Опрос пожеланий к расписанию — ещё один инструмент, который снижает число незакрытых смен: собирает пожелания сотрудников заранее, до составления графика.
• Рейтинг сотрудников (KPI 2.0) — метрика «Незакрытые смены» в рейтинге прямо связана с тем, насколько активно используется биржа смен.

Дальше

• Вход в приложение «WellCa Сотрудник» — как сотрудник попадает в приложение, где меняет смены.
• Как установить приложение «WellCa Сотрудник» — если приложения на телефоне ещё нет.

Связанная тема: запросы сотрудников — отпуска, больничные и отгулы, которые блокируют график.