Как следить, кто прочитал документ

Новую инструкцию мало написать — нужно, чтобы её прочитали. Контроль прочтения показывает по каждому сотруднику, дошёл ли он до документа, и позволяет напомнить тем, кто ещё не прочитал.

Учебные материалы — на контроле сами

Документ, который входит в учебную подборку должностей (вкладка «По должностям» в базе знаний), стоит на контроле прочтения автоматически — ничего нажимать не нужно. Читать его должны сотрудники этих должностей; в блоке «Прочтение» под кольцом написано «Учебный материал — на контроле автоматически для должностей подборки».

• добавили документ в подборку ещё одной должности — её сотрудники сами появятся в списке;
• у сотрудника документ сразу попадает в «Нужно прочитать» в приложении, а в Хабе — в виджет «Прочтение документов»;
• «Напомнить не прочитавшим» работает так же, как у документа, поставленного на контроль вручную.

Если нужен другой состав — нажмите «Изменить, кому читать» и отметьте нужные должности и людей. Если документ не нужно отслеживать — «Остановить отслеживание». С этого момента действует ваш выбор, а не подборка: документ не вернётся на контроль сам.

Общие темы (документы без назначенных должностей) и черновики на контроль сами не встают — их ставят кнопкой, как описано ниже.

Как поставить документ на контроль

1. откройте документ и нажмите «Свойства →» в шапке (или вкладку «Свойства» в панели «О статье»);
2. в блоке «Прочтение» нажмите «Следить за прочтением»;
3. в «Кому читать» отметьте должности. Если документ входит в учебную подборку, её должности уже отмечены — снимите лишние или добавьте нужные;
4. при необходимости найдите и добавьте отдельных людей — например, стажёра из другой должности;
5. нажмите «Начать отслеживать».

В список попадают действующие сотрудники заведения, у которых есть доступ к документу. Новый сотрудник в отмеченной должности появится в списке сам.

Блок «Прочтение» видят только те, кто управляет документом. Сотрудникам он не показывается.

Что значат статусы

• Подтвердили — сотрудник нажал «Прочитал и подтверждаю» на актуальной версии документа. Рядом — дата и время;
• Открыли, не подтвердили — документ открывали, но подтверждения нет;
• Не открывали — сотрудник документ ещё не открывал;
• Читали старую версию — подтверждал, но документ с тех пор изменили.

Кольцо показывает, сколько человек подтвердили актуальную версию, например «3 из 14». Просто открытый документ в прогресс не входит: пролистать за секунду — ещё не значит прочитать. Чипы под кольцом фильтруют список по статусу.

Почему правка документа сбрасывает подтверждение

Подтверждение привязано к версии документа. Если вы изменили текст, сотрудники подтверждали уже не то, что написано сейчас, — поэтому они переходят в «Читали старую версию» и снова считаются не прочитавшими. Это нужно, чтобы новое правило дошло до всех, а не только до тех, кто читал документ после правки.

Как напомнить

• «Напомнить не прочитавшим» — напоминание уйдёт всем, кто ещё не подтвердил актуальную версию;
• «Напомнить» в строке сотрудника — только ему.

Напоминание приходит тем способом, который сотрудник выбрал в настройках уведомлений: пушем в приложение, в Telegram или в колокольчик кабинета. Одному человеку по одному документу оно отправляется не чаще раза в час — после нажатия видно, сколько отправлено, сколько пропущено (напоминали меньше часа назад) и сколько не доставлено. В строке сотрудника появляется отметка «напомнили» с датой.

Ссылка на документ

Кнопка «Скопировать ссылку» копирует адрес документа. Отправьте её в рабочий чат: сотрудник откроет именно этот документ, а открытие отметится в списке.

Где следить за всеми документами сразу

• Хаб — добавьте карточку «Прочтение документов»: документы на контроле с прогрессом, например «3 из 14 · 6 не открывали». Сверху — те, где прочитали меньше всего. Кнопка «Напомнить» в строке напоминает всем не прочитавшим этот документ;
• Карточка сотрудника — плитка «Документы к прочтению» на обзоре: сколько документов на контроле ему положено прочитать и сколько он подтвердил. По клику — список документов со статусом и датой подтверждения.

Что видит сотрудник

В приложении WellCa Сотрудник и в кабинете у документа есть кнопка «Прочитал и подтверждаю» — именно она засчитывает прочтение. Документы, которые сотруднику нужно прочитать, собраны в списке «Нужно прочитать». Если документ изменили после подтверждения, он снова появится в этом списке.

Прогресс сотрудника

В приложении WellCa Сотрудник на главной базы знаний — кольцо личного прогресса: сколько документов на контроле сотрудник уже подтвердил, например «3 из 5 · 2 не прочитаны». Когда всё прочитано, кольцо полное и пишет «Всё прочитано». Под кольцом — строка про учебную подборку его должности: «Изучено из подборки вашей должности: 12 из 40 · открыто 25». Если документов на контроле нет, кольцо считает подборку должности.

В кабинете, в разделе «Обучение» → вкладка «Сотрудники» → карточка сотрудника, вкладка «Обучение» — блок «База знаний»:

• Изучено X из Y — сколько документов учебной подборки его должностей он подтвердил в актуальной версии (подборка — та же, что в базе знаний на вкладке «По должностям», включая общие темы);
• Открыл и Подтвердил прочтение — из той же подборки;
• Всего открывал документов базы — все документы, которые он когда-либо открывал, в том числе вне подборки;
• Последнее открытие — когда он последний раз открывал документ базы;
• На контроле прочтения — сколько документов на контроле он подтвердил;
• Не открывал — по клику раскрываются названия документов подборки, которые он ещё не открывал (до 10), каждый открывается ссылкой.

Остановить контроль

«Остановить отслеживание» снимает документ с контроля: он пропадает из хаба и из списков сотрудников. Выбранные должности и люди сохраняются — при повторном включении их не придётся отмечать заново. «Изменить, кому читать» меняет список, не останавливая контроль.

Дальше

• База знаний: разбор входящих правок;
• Править статью с AI;
• Обучение и аттестации.