Доступ к рабочим чатам: журнал и отзыв при увольнении

Рабочие чаты сотрудников живут внутри приложения WellCa, а вся переписка принадлежит заведению, а не личным аккаунтам сотрудников. Раздел «Настройки → Доступ к рабочим чатам» даёт руководителю контроль над тем, у кого есть доступ, и позволяет мгновенно отозвать его при увольнении — история переписки при этом остаётся у заведения.

Увольнение закрывает доступ само

Отдельно нажимать ничего не нужно: как только сотруднику проставлен статус «уволен», он теряет рабочие чаты сразу — в том числе на телефоне, где приложение уже открыто. Активная сессия обрывается, а не доживает до конца дня.

Кнопка «Отозвать доступ» нужна для остальных случаев: человек переходит в другое заведение, уходит в длительный отпуск, или доступ был выдан по ошибке.

Вкладка «Доступ»

Таблица всех сотрудников, у которых сейчас есть доступ хотя бы к одной рабочей комнате. По каждому видно:

• Комнат — в скольких рабочих чатах состоит сотрудник;
• По должности — сколько из них выданы автоматически по его должности (синхронизация должностей в настройках рабочих чатов);
• Вручную — сколько добавлены точечно.

Уволенные сотрудники показаны наверху списка с пометкой статуса. Читать переписку они уже не могут, но членство в комнатах стоит снять, чтобы список отражал реальный состав смен.

Кнопка «Отозвать доступ» напротив сотрудника удаляет его из всех рабочих комнат сразу. Появится подтверждение — действие необратимо. После отзыва:

• сотрудник больше не видит рабочие чаты и не получает уведомления;
• открытые у него сессии обрываются — в отчёте видно, сколько подключений разорвано;
• вся история переписки остаётся у заведения — сообщения не удаляются;
• запись об отзыве попадает в журнал.

Это и есть «оффбординг в один клик»: уволили — нажали — доступ закрыт, данные сохранены.

Вкладка «Комнаты»

Показывает, кто на самом деле видит каждую рабочую комнату: сколько в ней участников, раздаётся ли она по должностям и приходят ли в неё оповещения (брони, доставка).

Отдельно отмечаются два случая, которые легко пропустить:

• «Комнату не видит никто» — у комнаты нет ни участников, ни доступа по должности или роли. Руководитель её видит, а сотрудники — нет. Если в такую комнату направлены оповещения, сообщения будут уходить в пустоту: добавьте должность в настройках рабочих чатов.
• Комната зеркалится в Telegram — сообщения и файлы из неё уходят в telegram-группу и остаются на личных телефонах сотрудников. Отозвать их при увольнении заведение уже не сможет. Для накладных, документов и платёжных данных используйте комнаты без зеркалирования: там и переписка, и вложения хранятся у заведения.

Вкладка «Журнал»

Полный аудит доступа к чатам: кто, когда и по какой причине был добавлен или удалён. В журнале фиксируются события:

• Добавлен в комнату / Удалён из комнаты — точечные изменения состава;
• Синхронизация по должности — доступ выдан или снят автоматически при смене должности;
• Доступ отозван полностью — сотрудник удалён из всех комнат кнопкой «Отозвать доступ» или автоматически при увольнении.

По каждой записи видно дату, сотрудника, комнату и кто выполнил действие. Журнал удобен для разбора «почему у человека пропал (или появился) доступ» и для контроля при увольнениях.

Как раздаётся доступ

Доступ к рабочим чатам формируется двумя путями — по должности (сотрудники нужных должностей попадают в чат автоматически, как в Telegram) и вручную. Настраивается это в разделе «Настройки рабочих чатов», а раздел «Доступ к рабочим чатам» — это контрольная панель и точка оффбординга поверх него.

Комната, у которой не задано ни одного правила доступа, не раздаётся всем сотрудникам организации — её видят только те, кого в неё добавили, и руководство. Так отзыв доступа действительно отбирает доступ.

Дальше

Связанные темы: Уведомления персоналу: Telegram и MAX · Организация, оплата и доступы.

Про рабочие чаты в Telegram и их подключение к WellCa — в статье Рабочие Telegram-чаты: подключение к WellCa.

Ответить коллеге, не уходя со своей страницы: рабочие чаты в кабинете.

Сотрудник вернулся? Как включить отключённый доступ.

Выдать доступ можно и из самого чата: шестерёнка в его шапке → «Кто попадает по

должности» — рабочие чаты в кабинете.

Состав отдельного чата

Этот раздел показывает доступ целиком по заведению. Кто попадает в КОНКРЕТНЫЙ чат и по какой должности — в настройках чата.

Ассистент в обсуждении

Как вызвать Maestro в общем чате.