Задачи: доска, теги и напоминания на одном экране

Персонал → Задачи. Раньше это были пять строк меню — «Мои задачи», «Задачи команды», «Проекты», «Напоминания» и «Настройки доступа». Теперь один экран: разное здесь не разные страницы, а переключатели на одной доске.

Свои и командные задачи — переключатель, а не два раздела

Над доской слева стоят кнопки «Мои / На проверке / Команды».

• Мои — то, что делаете вы: вы исполнитель или соисполнитель (и задачи, которые вы завели без исполнителя).
• На проверке — то, что вы поручили другому или проверяете: исполнитель кто-то другой, а вы автор или проверяющий. Колонки доски показывают, где сейчас каждая такая задача — в работе, ждёт вашей проверки или готова.
• Команды — все задачи заведения. Кнопка видна только тем, у кого есть право на чужие задачи; остальным доска всегда показывает свои.

Рядом — быстрые фильтры: «Срочные», «Просроченные», «На эту неделю», «На проверку». Под кнопкой «Фильтры» — теги, статус, приоритет, исполнитель и сортировка.

Теги вместо проектов

Раньше задачи можно было складывать в проекты. От проектов отказались: ими почти не пользовались, а те, что заводили, оказывались не папками, а самими задачами («Стиральная машинка сломалась»). Группировать работу всё равно надо — это делают теги.

Тег ставится в форме задачи, в поле «Теги». Поле подсказывает те, что уже в ходу, и показывает, сколько задач под каждым, — так «поломки» не расползаются на «Поломки» и «поломка». Нового тега бояться не надо: если нужного в списке нет, строка «Создать тег» заведёт его на месте.

Дальше тег работает как фильтр:

• клик по тегу на карточке — доска сразу оставляет задачи с этим тегом;
• поле «Все теги» в фильтрах — можно выбрать несколько, тогда покажутся задачи с любым из них.

Проекты, которые у вас были, никуда не делись: их названия стали тегами на тех же задачах. Ссылка на старую страницу проектов ведёт на доску.

Напоминания — вкладка рядом с задачами

Вкладка «Напоминания» под заголовком. Напоминание — это не задача: у него нет исполнителя и статуса, оно просто приходит в нужный момент в Telegram. Его можно привязать к задаче, а можно оставить самостоятельным («позвонить поставщику в 14:00»). Пришедшее напоминание отложить на 15 минут, час, три часа или на завтра.

«Готово» больше не заслоняет работу

Колонка «Готово» на живом заведении копит сотни карточек — за год их становится больше, чем всех остальных вместе. Поэтому доска подгружает архив порциями: в заголовке колонки видно «20 из 361», внизу — «Показать ещё».

Счётчики над доской считают работу, а не архив: «В работе всего» — это задачи к выполнению, в работе и на проверке. Число закрытых задач лежит в колонке «Готово» и в отчётах, а не в шапке.

Если нужен именно архив — выберите статус «Готово» в фильтрах: тогда доска покажет закрытые задачи целиком.

Кто кому может ставить задачи

Отдельного пункта «Настройки доступа» больше нет: доступ к задачам — часть общих прав должности. Настраивается в Персонал → Должности: там же, где остальные права сотрудника, а не в двух местах сразу.

Задачи «на разбор»: когда задачу ставит система

Часть задач появляется без участия человека: разбор рабочих чатов превращает

поломки, нехватки и просьбы о закупке в задачи, а негативный отзыв ставит задачу

ответственному за гостей. Такая задача приходит на разбор, а не как готовое

обязательство.

• Кому уходит. Система смотрит в карту ответственности заведения (реестр

«Функции и ответственные» в Базе знаний): владелец функции, затем его дублёр,

затем тот, кто указан для эскалации, и только потом управляющий. Человеку без

Telegram задача не назначается никогда — её некому было бы показать.

• Карточка в Telegram. Ответственному приходит карточка с текстом проблемы,

цитатой из чата и тремя кнопками: ✅ Беру, 🔁 Не моё, 🚫 Не проблема.

Пока кнопка не нажата, задача не считается принятой и напоминания о сроке по

ней не идут.

• Беру — задача становится вашей, срок считается от приоритета с этого

момента: срочно 1 день, важно 3, обычно 7, низкий без срока.

• Не моё — задача уходит следующему по цепочке карты ответственности с

пометкой, кто отказался. Если передать некому, она остаётся на разборе без

исполнителя и попадёт в отчёт управляющему.

• Не проблема — задача закрывается, причина записывается в исходный разбор

чата.

• Без ответа двое суток — задача сама уходит следующему по цепочке.

На доске такие задачи помечены чипом «На разбор» и подписью источника

(«из чата», «из отзыва», «от ассистента»). Пресет «Ждут разбора» над доской

показывает только их, а в карточке задачи те же три кнопки доступны и из веба.

Похожая по названию задача за последние две недели не создаётся заново — к

существующей добавляется комментарий «повторно из чата».

Утренний дайджест вместо поштучных напоминаний

Каждое утро в 09:00 в Telegram приходит одно сообщение: сколько задач ждёт

вашего разбора, у скольких срок сегодня и сколько просрочено, с ближайшими

названиями. Кнопка «Разобрать по одной» показывает задачи на разборе

карточками по очереди. Отдельное напоминание «завтра срок» остаётся только для

срочных и важных задач. Повторных пингов о просрочке больше нет.

Управляющему по понедельникам приходит отчёт по заведению: у кого сколько

просрочено и на разборе, есть ли задачи без исполнителя, сколько закрыто и

создано за неделю и сколько из них пришло из чатов.

Задача прямо из рабочего чата

Проблему обычно замечают в чате, а не в кабинете. Теперь её не нужно

переписывать в задачи руками.

Как поставить. Ответьте на сообщение с проблемой и напишите слово

задача (или команду /task). Бот сделает задачу из процитированного текста

и ответит в чат её номером и именем ответственного.

• Кому уйдёт. Исполнителя выбирает карта ответственности заведения, а не

тот, кто написал: человек в зале видит проблему, но не обязан знать, чья это

зона. Задача придёт ответственному на разбор — с кнопками «Беру»,

«Не моё», «Не проблема».

• Своими словами тоже можно. Если ответить не на что, напишите

«задача: закупить салфетки» — задача создастся из этого текста.

• Повторы не плодятся. Второй раз по тому же сообщению задача не создастся,

а похожая проблема за последние две недели попадёт комментарием в уже

существующую задачу — бот так и ответит: «Уже есть задача №N про это».

• Чат должен быть подключён к заведению. Если нет, бот подскажет команду

/link с кодом из настроек.

Кнопки на карточке задачи в Telegram

У каждой задачи в боте теперь четыре действия: ✅ Готово, 💬 Комментарий,

🕓 Отложить и 👤 Передать.

• Отложить сдвигает срок на 1, 3 или 7 дней от того срока, что стоит сейчас,

— вы переносите обещание, а не назначаете новое. Перенос виден в истории

задачи.

• Передать показывает тех, кому эту задачу можно отдать: сначала люди из

карты ответственности, затем управляющие заведения. Новый исполнитель сразу

получает уведомление, а в истории остаётся, кто и кому передал.

• Двигать и передавать может исполнитель, постановщик и руководитель. Закрытую

задачу трогать нельзя.

Разбор в приложении сотрудника

В приложении задачи «на разбор» помечены янтарным значком «На разбор» и

подписью, откуда они пришли («из чата», «из отзыва», «от ассистента»). В

карточке такой задачи есть те же три кнопки решения, что и в Telegram. Пока

задача не принята, кнопки смены статуса скрыты — сначала решение, потом работа.

Если вы взяли задачу в работу привычным способом — перетащили на доске или

нажали в приложении — она автоматически считается принятой и больше не висит в

списке ожидающих разбора.

«Не моё» — скажите, чьё

Когда задача пришла не по адресу, при отказе можно прямо назвать нужного

человека: напишите имя и фамилию — задача уйдёт именно ему.

• Пишите как удобно. «Иван Литвяк», «Литвяк Иван», просто «Литвяк» —

система поймёт любой порядок и короткую форму.

• Проверяйте фамилию с именем. Если в заведении работает Масленникова

Алёна, а вы написали «Сергей Масленников», задача не уйдёт Алёне: система

скажет, что такого человека здесь нет, и передаст по карте ответственности.

Так же она поступит, если под описание подходят двое, — переспросит, кто

именно.

• Оставите поле пустым — задача уйдёт следующему по карте ответственности,

как раньше.

• В Telegram после нажатия «Не моё» бот пишет, кому передал, и предлагает

поправить: ответьте на его сообщение именем нужного человека.

• Ассистенту можно сказать словами: «назначь задачу 1372 Литвяку» или

«передай это Сергею». Он передаст существующую задачу, а не создаст новую.

Получатель увидит задачу на разборе и подтвердит, что берёт её, — передача

не делает человека ответственным за вашей спиной.

Поломка знает своё оборудование

Если задача про технику, в её карточке появляется блок Оборудование.

• Подсказка. Система узнаёт по тексту, о чём речь («ледогенератор»,

«посудомойка», «пароконвектомат»), и предлагает выбрать конкретную единицу из

реестра — кофемашин в заведении может быть три, поэтому выбираете вы, а не

система.

• Единицы ещё нет в реестре? Заведите её одной кнопкой прямо из задачи —

инвентарный номер система присвоит сама, переименовать можно позже в разделе

«Оборудование».

• История ремонтов. После привязки видно, сколько раз эту железку уже

чинили за год и когда: «ломалось 7 раз». Это тот случай, когда пора не

чинить, а менять, — раньше семь ремонтов выглядели как семь разных задач.

• Закрыли задачу — ремонт в истории оборудования закрывается сам, и

считается простой в часах.

• Ошиблись железкой — нажмите «Отвязать»: запись о поломке удалится, чтобы

счётчик ремонтов чужого оборудования не был завышен.

Задачи в телефоне

Всё то же самое работает в приложении сотрудника — не только в веб-кабинете.

• Где искать. На главной, в блоке быстрых действий, — плитка Задачи.

Оттуда открывается доска: список или канбан, поиск, фильтры по проекту и

приоритету, кнопка «+» для новой задачи.

• Правка прямо в карточке. В открытой задаче нажмите карандаш в правом

верхнем углу — меняются название, описание, срок, приоритет, проект,

статус и ответственный. Раньше карточка в телефоне была только для чтения.

• Подзадачи отмечаются пальцем. Если у задачи есть пункты, коснитесь

кружка — пункт закроется, полоса прогресса поедет сразу.

• Кто может менять. Автор задачи, её исполнитель и руководитель. Если прав

не хватило, приложение так и скажет — вместо кнопки, которая «не работает».

• Задачу не видно? Проверьте вкладку: «Активные» и «Готово» — разные

списки, а фильтры по проекту и приоритету сохраняются, пока вы на экране.

Доска на все точки сразу: откуда задача — видно по тегу

Если у вас несколько заведений, раздел «Задачи» открывается сразу на все ваши

точки: карточки разных заведений стоят на одной доске, а принадлежность видна по

тегу точки под названием задачи (например, «KUB» или «WAVE»). Клик по тегу

оставляет на доске только эту точку; снять отбор можно кнопкой «Сбросить» или

выбрав «Все организации» в фильтрах.

Задача попала не в то заведение — откройте её карточку и в правой колонке, в

блоке «Заведение», отметьте нужную точку и снимите лишнюю. Изменение

сохраняется сразу. Задача может относиться к нескольким точкам, но хотя бы

одна должна остаться отмеченной.

Охват переключается кнопками «Мои», «На проверке» и «Команды» над доской:

• Команды — все задачи ваших точек. Это охват по умолчанию для тех, кто

видит чужие задачи (владелец, управляющий).

• Мои — только то, что делаете вы. Поручённое другим сюда не попадает.
• На проверке — поручённое вами другим и задачи, где вы проверяющий.

Выбор запоминается — после перезагрузки доска откроется в нём же.

Счётчики над доской («В работе всего», «Просрочено» и остальные) всегда считают

тот охват, который включён, — цифры не спорят с количеством карточек. Сотруднику

без доступа к чужим задачам по-прежнему видны только его задачи.

Как быстро найти исполнителя

В задачнике не нужно прокручивать весь список сотрудников. Нажмите на имя

исполнителя и начните вводить имя или фамилию в строке «Поиск» — список

сразу сократится.

Поиск работает везде, где назначают человека:

• в фильтре доски;
• прямо на карточке задачи;
• в полной карточке задачи — для исполнителя и проверяющего;
• при создании и редактировании задачи, в том числе при выборе нескольких

исполнителей.

Чтобы снять назначение, выберите «Не назначен». В форме с несколькими

исполнителями первый отмеченный сотрудник остаётся основным.

Дальше

• Сообщения персоналу: закрытая задача — уведомление смене — предложение сообщить в чат, когда задача касается персонала;
• Рейтинг сотрудников (KPI 2.0)
• Нарушения: разбор, кластеры и паттерны

Как команда работает вообще — кто тянет, где стоим, что не доводим — показывает вкладка «Аналитика» в том же задачнике.

Задача без исполнителя

Если исполнителя не указали, система ставит задачу владельцу функции по её теме — по карте ответственности.