Кассовые смены: контроль денег за день

Кассовая смена — это рабочий день кассы: от открытия до Z-отчёта. В разделе «Кассовые смены» вы видите каждую смену целиком: выручку наличными и картой, все чеки, движение денег, открытые столы, что именно продали и список того, что со сменой не так. Это главный инструмент ежедневного контроля денег для управляющего.

Как открыть раздел

В левом меню перейдите в «Бэк-офис» → «Отчёты» → «Кассовые смены». Сверху выберите период (по умолчанию последние две недели) и нажмите «Обновить». Над списком появится сводка: сколько было смен, суммарная касса, число чеков и средний чек.

Раздел работает с кассами iiko и Wave POS. Экран одинаковый для обеих: при переходе на собственную кассу ничего переучивать не придётся.

Карточка смены

Слева — список смен; открытая сейчас помечена зелёной меткой. Оранжевый значок с цифрой — сколько по смене осталось неразобранных замечаний; он ведёт на вкладку «Контроль». Нажмите на смену — справа откроется её карточка:

• Наличные / Карта — выручка по способам оплаты;
• Чеков и Гостей — сколько чеков привязано к смене и сколько гостей обслужили;
• Внесено в кассу / Изъято — движение наличных за смену;
• Открытые заказы — сколько денег прямо сейчас висит на столах и по скольким из них уже напечатан пречек;
• OLAP-продажи vs касса — сверка Z-отчёта с суммой продаж по чекам.

Вкладка «Контроль» — с неё начинается работа

Раздел открывается сразу на «Контроле»: он отвечает не «сколько денег», а «что не так и что с этим делать».

• Проверки кассы — замечания по деньгам смены: расхождение при пересчёте, отсутствие инкассации при большом остатке в ящике, несверённый эквайринг, зависшие пречеки, удаления и скидки выше нормы, смена, которую забыли закрыть. У каждого замечания видно, на каких цифрах оно сработало.
• Разбор в один клик — «Объяснить» (с комментарием), «В работу», «Эскалировать», «Не нарушение». Объяснённое замечание перестаёт беспокоить, но остаётся в истории смены.
• Операции официантов — инциденты риск-анализа: удаления без списания, скидка после пречека, отмена пречека, скидка по чужой авторизации. Раньше они лежали только в разделе «Нарушения», теперь видны рядом со сменой, где произошли — вместе с комментарием, которым сотрудник объяснил удаление, или пометкой «причина не указана», если он промолчал.
• Профиль риска — кто за период чаще всех удаляет позиции, даёт скидки и отменяет пречеки.

Вкладка «Журнал смены»

Единая лента операций всей смены: открытие и оплата заказов, удаления позиций, скидки, внесения и изъятия, инкассации. Видно время, сумму, автора, тип операции и то, что сотрудник написал при удалении — например «Со списанием · причина: пролив».

Причину удаления касса iiko спрашивает только после печати блюда, и справочник причин у неё обычно состоит из двух строк — «Со списанием» и «Без списания». Всё остальное сотрудник пишет руками, и делает это далеко не всегда. Удаление, по которому не написали ничего, помечено в ленте как «причина не указана» — это тоже сигнал, а не пустое место. Чтобы причину выбирали из вашего списка и по каждой операции, нужен плагин кассы. Есть фильтр «только опасные» и выбор сотрудника. Если операцию подтверждал не тот, кто её делал, в ленте это отмечено отдельно.

Вкладка «Приёмка»

Сдача-приёмка кассы в конце смены:

1. пересчёт по номиналам — система сама складывает купюры и сравнивает с ожидаемым остатком;
2. сверка итога банковского терминала с картой по кассе;
3. чек-лист: касса пересчитана, инкассация в сейфе, открытых заказов не осталось;
4. подписи: кто сдал и кто принял.

Подтвердить приёмку с расхождением больше 500 ₽ нельзя, пока не написана причина. Пока кассу не пересчитали, недостачу или излишек смены увидеть невозможно — касса отдаёт только свои итоги.

Вкладка «Чеки»

Все заказы смены: номер, время открытия, стол, гости, официант, сумма и способ оплаты. Нажмите на чек — откроется карточка с позициями и журналом операций по нему.

Значок ≈ рядом со временем означает, что чек ещё не прошёл сверку с отчётами кассы: время взято из сообщения, которое касса прислала при открытии заказа, и может отличаться на минуты. После сверки значок пропадает.

Вкладка «Продажи» — что именно продали за смену

Полный список проданного, а не верхушка рейтинга.

• Сводка сверху: на какую сумму продали, сколько позиций и наименований, средняя позиция и сколько удалили из чеков.
• Категории — плитки с суммой и долей выручки. Нажатие на категорию фильтрует список ниже, повторное нажатие снимает фильтр.
• Список блюд — количество, число чеков с этой позицией, выручка и доля полосой. Есть поиск по названию и сортировка: по выручке, количеству, числу чеков или алфавиту.
• Удалённые позиции — отдельным блоком внизу: что и на какую сумму убрали из чеков.

Категории берутся из справочника блюд вашей кассы. Если справочник ещё не синхронизирован, экран честно скажет об этом и покажет продажи одним списком без разбивки.

Вкладка «Официанты» — как отработала смена

Таблица по каждому официанту: чеков, гостей, выручка с долей от смены, средний чек, средний на гостя, позиций в чеках, скидки и удаления. Внизу — строка «Итого», сверху — средний чек по смене: та самая линия, относительно которой и читаются цифры. Средний чек заметно ниже среднего по смене подсвечивается — это повод посмотреть, что человек продаёт.

Сортировка — нажатием на заголовок колонки.

Продажи и журнал чеков за период

Рядом с «Кассовыми сменами» в «Отчётах» есть ещё два экрана — они считают не смену, а период:

• «Продажи» — выручка, чеки, средний чек и скидки за период, разрезы по дням, часам, цехам, официантам, способам оплаты и типам заказов, сравнение с прошлым периодом.
• «Журнал чеков» — список чеков за период с поиском по номеру, гостю и телефону. Нажмите на номер — карточка заказа откроется поверх списка.

Уведомления

Опасные ситуации приходят в рабочий чат одним сообщением на смену — не по каждой мелочи, а сводкой: что нашли и на какую сумму. Подключается в настройках чата типом уведомлений «Касса».

На что смотреть управляющему

• Красные замечания на вкладке «Контроль» — разберите в тот же день, пока люди помнят смену.
• Открытые заказы с напечатанным пречеком старше двух часов — самая частая схема, когда деньги не доходят до кассы.
• Регулярные удаления и скидки у одного и того же сотрудника — смотрите профиль риска за месяц, а не одну смену.
• Удалённые позиции на вкладке «Продажи» — если одна и та же позиция уходит из чеков раз за разом, дело либо в кухне, либо в схеме.

Дальше

• Как устроены проверки операций официантов — в статье контроль опасных операций на кассе.
• Общая картина по выручке и гостям за период — в дашборде аналитики.
• Спорные операции разбираются в разделе нарушений и разборов.
• Рейтинг сотрудников покажет, как результаты смен влияют на показатели официантов.
• Обзор кассы: открытые смены, выручка и точки — что происходит на кассе прямо сейчас.

Связанная тема: Системы мотивации — как настраивается переменный ФОТ, который входит в дневную прибыль.

Несколько кассовых точек

Если у заведения две или больше касс, смены сначала группируются по дате: кассы одного рабочего дня стоят рядом, даже когда их внутренние номера смен не пересекаются. В шапке выберите кассовую точку, чтобы оставить в списке только её смены.

Раздел работает с данными iiko, СБИС и 1С/«Трактиръ». Для СБИС и 1С WellCa строит дневную сводку по уже синхронизированным чекам. Если внешняя система не передаёт отдельный Z-отчёт, сумма и количество чеков доступны, а детальный контроль операций честно не показывается.

Собственные кассы, терминалы и экраны кухни WellCa появляются только в тарифе с модулем POS-системы. Доступ к кассовой аналитике внешней системы сам по себе этот модуль не включает.

Карточка заказа

Нажмите на номер чека в журнале или на номер заказа в профиле гостя. Карточка откроется поверх текущей страницы — возвращаться и искать заказ в сменах не нужно.

В карточке собран полный контекст:

• статус, дата, время и продолжительность заказа;
• официант, число гостей, средний чек на гостя, зал, стол и номер кассовой смены;
• привязанный гость, телефон и номер карты лояльности;
• сумма, скидка, оплата бонусами, итог и способ оплаты;
• время пречека и последней печати заказа на кухню;
• время сервис-печати возле каждого блюда в составе;
• состав с категориями, ценой за единицу, скидкой и причиной удаления позиции;
• отдельная вкладка «Операции» с количеством событий и опасных действий.

Набор полей зависит от кассы и глубины синхронизации. Если касса не передала гостя, категорию блюда или журнал событий, карточка не выдумывает значение и показывает только подтверждённые данные.

Время возле блюда — это DishServicePrintTime из iiko: когда сервис-чек с этой позицией напечатали на кухню. У блюд, пробитых разными партиями, время может различаться.

Бонусы, скидки и возвраты в отчёте

Отчёт смены показывает, сколько списано бонусами, отдано скидками и ушло на возвраты: Отчёты смены: бонусы, скидки и возвраты.

Для анализа периода целиком: как читать отчёт по продажам.

Полный журнал операций заказа

Во вкладке «Операции» карточки заказа WellCa сохраняет полную ленту событий,

которую передала касса: открытие и изменение заказа, позиции, привязку гостя,

пречек, скидки, удаления и оплату. Неизвестный WellCa тип не пропадает — он

показывается с исходным названием iiko.

Событие «Гость привязан к заказу» отделено от применения скидки и списания

бонусов. Поэтому по журналу можно проверить именно момент привязки, не принимая

время оплаты за работу официанта с картой.

Для старых чеков глубина истории зависит от того, сколько событий сохранила и

передала касса. Если отдельного события привязки нет, WellCa честно не определяет

его время по косвенным признакам.